Reconocimientos ANUIES-TIC

Modelo de operación

 


I. PRESENTACIÓN

Los Reconocimientos ANUIES-TIC serán entregados por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES), a través de su comité de tecnologías de la información y Comunicación ¨Comité ANUIES-TIC¨, a las Instituciones de Educación Superior (IES) que se distingan por contribuir al fortalecimiento institucional (Transformación de procesos, productos o servicios innovadores)  a través de la practicas de: Gobierno de TI, Gestión de TI y seguridad de la Información  para fortalecer los retos siguientes:

  • Promover espacios de participación y colaboración que permitan alinear esfuerzos y recursos para un mejor aprovechamiento de las TI;
  • Impulsar acciones de modernización, innovación y desarrollo tecnológico;
  • Compartir el conocimiento y experiencias exitosas de “Directivos y responsables de las TIC” para ser replicadas como modelos de transferencia en las IES asociadas;
  • Incrementar la eficiencia en la utilización recursos en proyectos de innovación; y
  • Contribuir a incrementar la aportación de valor de las TI.

Los mejores proyectos se harán acreedores al “Reconocimiento ANUIES-TIC” que se otorgarán en el marco del encuentro de ANUIES-TIC en la sede que corresponda, así como a la mención por las altas autoridades de la Asamblea General de ANUIES conformada por los Rectores de las IES.

MISIÓN

Reconocer a las Instituciones de Educación Superior que se distingan por contar con las mejores prácticas de Gobierno de TI, Gestión de TI y seguridad de la Información.


II. OBJETIVOS

  • Reconocer las mejores prácticas de Gobierno de TI, Gestión de TI y seguridad de la Información en las IES asociadas a la ANUIES;
  • Fomentar la participación creativa de los responsables de TI de las IES, a través de la incorporación de sus aportaciones en la modernización, innovación y calidad de los procesos, productos o servicios en el ámbito de la Educación Superior;
  • Fortalecer la gestión del conocimiento, a través de la difusión de casos de éxito en temas de innovación y calidad de los servicios de TI en la Educación Superior;
  • Generar efectos sinérgicos de intercambio de experiencias exitosas; y
  • Potenciar los avances alcanzados por las áreas de TI como socio estratégico entre las IES asociadas.

III. TEMAS Y CATEGORÍAS DE PARTICIPACIÓN

Las categorías de participación en los Reconocimientos ANUIES-TIC son:

  • Innovación administrativa mediante las TIC. Proyectos que demuestren cambios organizativos y administrativos con una incorporación efectiva de las TIC, que permita identificar la innovación que presenta como un sistema o a través de formas novedosas y apropiadas de aplicar las TIC contribuyendo al logro de objetivos institucionales.
  • Resultados relevantes en servicios de TIC. Proyectos que presenten servicios de TIC y sus efectos en la mejora de los procesos administrativos, de enseñanza‐aprendizaje o en la contribución a nuevos métodos organizativos y de trabajo, de acuerdo a los resultados esperados por la Institución.
  • TIC y responsabilidad social. Proyectos que contribuyan a que la IES pueda implementar y mejorar sus acciones de Responsabilidad Social a través de las TIC, encaminados a acciones como pueden ser: reducir la huella de carbono, ahorros a través de tecnologías eco-amigables, o mejorar los canales de comunicación de la responsabilidad social entre otras.
  • Redes de conocimiento y colaboración en TIC. Presentar proyectos que describan el proceso mediante el cual grupos de profesionales de TIC trabajan juntos, desarrollando, organizando, compartiendo y difundiendo conocimientos en temáticas especializadas de TIC; señalando los de métodos y estructuras empleadas que dieron lugar a un impacto institucional, regional, nacional o internacional.

IV. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN

Las IES que tengan interés en participar presentando sus prácticas deben cubrir los requisitos siguientes:

  • Ser una Institución afiliada a la ANUIES;
  • Inscribirse en el registro de participación electrónica a través del portal: http://anuies-tic.anuies.mx/web/reconocimientos/
  • Adjuntar en el registro la información siguiente:
  • Resumen Ejecutivo de máximo 1,500 caracteres;
  • Completar información general del proyecto en la plataforma de registro y evaluación; y
  • Contar con el respaldo del Titular de la IES o del Responsable de TI a través de un oficio digitalizado y dado de alta en la plataforma.
  • Las prácticas inscritas basarán su registro e inscripción en los criterios siguientes:
  • Estar avaladas por el Titular o el responsable de TI de la IES;
  • Contribuyan con la misión de la IES;
  • Cuenten con resultados comprobables y verificables;
  • Demuestren generar valor agregado a la IES;
  • Si su naturaleza es hacia los procesos internos, demuestren su contribución hacia la excelencia operativa;
  • Demuestren alcance a nivel nacional, estatal, municipal, local o sectorial, según corresponda a la naturaleza; y
  • Que estén en producción (en operación) por lo menos con 10 meses de antigüedad y no más de dos años.

V. BENEFICIOS

Las IES participantes que resulten ganadoras obtendrán los beneficios siguientes:

  • Reconocimiento por parte de ANUIES-TIC
  • Recibirán retroalimentación por parte del Comité Evaluador relativa a las áreas de oportunidad de su práctica;
  • Podrán ostentar el logotipo de Reconocimientos ANUIES-TIC, como sinónimo de la práctica de Gobierno de TI, Gestión de TI y Seguridad de la Informacion en las IES, siempre y cuando se indique el año en que se obtuvo esta distinción
  • Podrán formar parte del capital intelectual replicable de las mejores prácticas (Modelo de Transferencia) como una aportación exitosa de innovación y mejora de beneficio de las Instituciones de Educación Superior incorporándose automáticamente en el Repositorio de Buenas Prácticas ANUIES-TIC;
  • Tendrán presencia en el Encuentro ANUIES-TIC, donde se hará una mención especial; y
  • Se realizará una mención de la IES ganadoras por las autoridades de la Asamblea General de ANUIES conformada por los Rectores de las IES.

 

 


VI.  ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LA COMISIÓN ORGANIZADORA

Con el objetivo de llevar a cabo la organización y logística del proceso de los Reconocimientos ANUIES-TIC, se conforma una comisión que deberá llevar a cabo el análisis, planificación, diseño, puesta en marcha y seguimiento del proceso, hasta concluir con la premiación de las IES ganadoras.

COORDINACIÓN DE LOS RECONOCIMIENTOS ANUIES-TIC.

 Está conformada por un representante de la ANUIES y miembros responsables de TI de las IES asociadas a las ANUIES.

 COMITÉ EVALUADOR.

Este comité está conformado por un grupo de expertos en temas de Gobierno de TI, Gestión de servicios de TI y Seguridad de la Información, los cuales deberán conducirse con un enfoque de neutralidad, transparencia, inclusión y pluralidad en estricto apego al código de ética del evaluador requerido por el Comité ANUIES-TIC.

COORDINACIÓN DE LA SEDE DEL ENCUENTRO ANUIES-TIC.

 Es el grupo de trabajo que representa a la institución sede del Encuentro ANUIES-TIC, representado por el responsable de TI de la misma.

 Funciones

COORDINACIÓN DE LOS RECONOCIMIENTOS ANUIES-TIC.

  • Promover, coordinar, desarrollar y fomentar acciones y programas tendientes a fortalecer la cultura de Gobierno de TI, Gestión de TI y seguridad de la Información en las IES;
  • Diseñar las estrategias de promoción necesarias y de contacto con las IES asociadas que deseen participar por los Reconocimientos ANUIES-TIC;
  • Asegurar el seguimiento del código de ética y conducta del(os) Comité(s) Evaluador(es), en el resguardo de la información de las prácticas participantes;
  • Revisar que los proyectos cuenten con la información mínima requerida;
  • Coordinar el proceso de evaluación y selección de las prácticas inscritas;
  • Incentivar la participación del Comité de Evaluación y de todos los evaluadores de las distintas prácticas;
  • Apoyar a los evaluadores;
  • Fungir como responsable del contacto con las IES participantes;
  • Coordinar la agenda a seguir en la etapa de evaluación virtual;
  • Una vez que el Comité Evaluador ha comprobado el nivel de aplicación y madurez de las prácticas durante las dos primeras etapas de evaluación, emitirá la recomendación final para brindar los elementos indispensables que sustenten la decisión que habrá de formular el fallo definitivo e inapelable sobre la institución ganadora a través del “Titular/Responsable TIC” de la institución ganadora del Reconocimientos ANUIES-TIC.

 

 COMITÉ EVALUADOR:

  • Validar los procesos de evaluación y selección de las mejores prácticas.
  • Analizar los méritos de las IES aspirantes a los Reconocimientos ANUIES-TIC
  • Determinar de manera consensuada a través de argumentos técnicos y soporte documental, sobre las instituciones que pudieran ser ganadoras.
  • Emitir el fallo que designará a las IES acreedoras al Reconocimientos ANUIES-TIC con base en el análisis y calificación de las categorías participantes.
  • Emitir recomendaciones y argumentos, como respuesta a las IES participantes
  • Asignar a un mínimo de cinco evaluadores por cada práctica.
  • Los evaluadores por cada práctica y tiene las siguientes funciones:
    • Participar en todas las reuniones que deban realizarse con motivo del proceso de evaluación y selección de las prácticas inscritas;
    • Evaluar de acuerdo al código de ética;
    • Cumplir con los tiempos programados para llevar a cabo las actividades derivadas de las tres etapas del proceso; y
    • Emitir sus recomendaciones después de cada evaluación virtual y entregar un informe de retroalimentación al coordinador de evaluadores, vía la plataforma de registro y evaluación.
    • Participar con su institución siempre y cuando no esté en la misma categoría a evaluar para evitar conflicto de intereses.

COORDINACIÓN DE LA SEDE DEL ENCUENTRO ANUIES-TIC.

  • Promover y difundir los Reconocimientos ANUIES-TIC a través de foros y espacios de participación, así como en medios de comunicación impresos o digitales.
  • Otorgar las facilidades necesarias, a la Coordinación del Comité ANUIES-TIC para llevar a cabo la entrega de los Reconocimientos ANUIES-TIC dentro del marco del Encuentro ANUIES-TIC.

VII. ELEGIBILIDAD Y RESTRICCIONES

De las IES Candidatas

  1. Podrán participar todas aquellas IES asociadas a la ANUIES que cumplan con todos los requisitos establecidos en la Convocatoria a los Reconocimientos ANUIES-TIC.
  2.  Se entregará hasta un reconocimiento por IES por categoría, siempre y cuando el Comité Evaluador así lo decida por los méritos mostrados.
  3.  Se entregarán Constancias de Menciones Especiales por categoría a las prácticas destacadas que no lograron obtener el Reconocimiento, pero que debido a los resultados demostrados en las dos etapas de evaluación merecen ser distinguidas.
  4. El Comité Evaluador podrá declarar desierta la selección en el caso de que ninguna de las prácticas inscritas reúna los requisitos mínimos para ser acreedora al Reconocimientos ANUIES-TIC.
  5. Las circunstancias y eventualidades surgidas antes, durante y posterior al proceso de selección y evaluación no previstas en la Convocatoria y Guía del participante serán resueltas por la Coordinación de los Reconocimientos ANUIES-TIC.

De la Validación de Información

La inscripción al proceso, implica la aceptación de la IES participante a proporcionar las facilidades necesarias durante la etapa de validación de la información inherente a la práctica inscrita. Esta actividad será desarrollada mediante sesiones virtuales programadas que le serán informadas a las instancias involucradas con antelación.

Es importante tomar en cuenta las consideraciones siguientes:

  1. El evaluador sólo considerará la información contenida y documentada en la Plataforma de registro y evaluación
  2. Las prácticas participantes no deben suponer el avance a la siguiente etapa al proporcionar información adicional;
  3. La información presentada en su totalidad, debe ser comprobable; y
  4. Las especificaciones de formato y procedimiento de inscripción son obligatorias. La Institución que no se apegue totalmente a éstas, será descalificada del proceso de evaluación y no tendrá derecho a recibir retroalimentación.

VIII. DESCRIPCIÓN DEL  PROCESO

El proceso de participación de las IES consta de tres fases: Registro, Pre-evaluación y Evaluación, las cuales se describen a continuación:

1.- Fase de Registro.

  • El participante deberá pre-registrar su práctica en el módulo en línea: http://anuies-tic.anuies.mx/web/reconocimientos/
    • La fecha límite para pre-registrar su práctica es: 31 de julio de 2018
  • Al momento del pre-registro, se le asigna automáticamente un número de folio que va a identificar de manera única la práctica en todo el proceso, la práctica asume el estado de PRE-REGISTRO.
  • A partir del pre-registro se enviarán los datos de acceso a la plataforma de registro y evaluación;
  • Se deberá completar toda la información del proyecto en la plataforma de registro y evaluación, una vez concluida la práctica se considera REGISTRADA

2.- Fase de Pre-evaluación

    • Todas las prácticas registradas, deberán pasar por una etapa de pre-evaluación, la cual se realizará por la Coordinación de Reconocimientos ANUIES-TIC, y deberá cubrir los requisitos establecidos en la convocatoria.
    • Si no cumple con los requisitos establecidos, se le asigna el Estado de Suspendido, agregando además la explicación de tal decisión, de manera que cuando el participante consulte el seguimiento a su práctica pueda conocer la razón de porque su práctica no pasó esta etapa. Cabe mencionar que en este caso no será evaluado el contenido de la práctica, solo los requisitos establecidos en la convocatoria.
    • Durante esta fase, se revisará la Documentación del Proyecto, es decir, que el aspirante haya registrado o cargado la información del proyecto en la plataforma de registro y evaluación, cumpliendo con los puntos siguientes:

1 Identifica los datos de la práctica.

    • Incluye los datos siguientes:
      • Generales de participación.
      • De la institución responsable.
      • Participantes en la práctica.
      • De la inversión y la distribución de la misma.
    • Dificultades y lecciones en el desarrollo de la práctica.

2 Describe la problemática que originó el diseño e implementación de la práctica.

3 Especifica objetivos de la práctica.

4 Describe los resultados de acuerdo a su impacto:

    • Resultados alcanzados que sean directamente en beneficio de la Institución.
    • Destaca el aspecto innovador de la práctica.
    • Relaciona las evidencias que comprueben los resultados alcanzados atendiendo los siguientes criterios:
      • Aprovechamiento de recursos.
      • Simplificación y desregulación.
      • Desarrollo de personal.
      • Utilización de nuevas tecnologías.
      • Gestión de mejora de procesos.
    • Describe los ahorros generados por la práctica (monto y concepto).

5 Factibilidad de Transferencia de la práctica.

6 Nivel de involucramiento de los Directivos/Responsables TIC de la IES en la implantación de la práctica (Coordinador, desarrollador(es) y operador(es) incluyendo porcentaje (%) de participación).

7 Observaciones y/o comentarios adicionales.

8 Anexos. Es importante que hayan anexado:

    • Oficio del respaldo del Titular de la IES o del Responsable de TIC.
    • Imágenes (Opcional).
    • Otros documentos de interés (Opcional).
    • En este apartado, el evaluador revisará todos aquellos documentos que el participante consideró necesarios para fortalecer la información de la práctica y que permitirá al Comité Evaluador contar con elementos adicionales de valoración documental, dichos documentos estarán a disposición de los evaluadores en cada práctica y podrán consultarla desde la plataforma de registro y evaluación.

3.- Fase de Evaluación (Resumen Ejecutivo, Evaluación Virtual y Definición de Ganadores).

  • Si cumple con los requerimientos establecidos en la fase anterior, pasa a la siguiente etapa para continuar con el proceso de Evaluación. Por lo que las prácticas estarán en condiciones de ser evaluadas por el Comité Evaluador a través de la Plataforma de registro y evaluación.
  • Todas las prácticas serán evaluadas mínimo por 5 evaluadores.
  • La presente fase se desarrolla en tres etapas:

 

Primera Etapa: Documentación del proyecto.

El Evaluador deberá verificar que las prácticas participantes hayan realizado su registro integrando la siguiente información:

  • Datos Generales
    • Resumen Ejecutivo. Debe ser capturado en la plataforma de registro y evaluación en texto simple con un límite de 1500 caracteres, Ver anexo I. Estructura del resumen ejecutivo.
    • Necesidades que originan el proyecto
    • Objetivo
  • Alcance del proyecto
  • Costos
  • Beneficios
  • Colaboradores
  • Resultados
  • Riesgos
  • Lecciones aprendidas
  • Documentación de Evidencias
  • Participantes

En esta etapa el Evaluador puede emplear la Guía de Cotejo – Requisitos de convocatoria (Ver Anexo II) como apoyo en su evaluación enfocada a la Documentación del proyecto.

 

Segunda Etapa: Evaluación Virtual.

El coordinador agendará una reunión virtual con los responsables del proyecto y el comité evaluador con los siguientes objetivos:

  • Los responsables del proyecto podrán exponer de manera breve el objetivo e impacto del proyecto; y
  • El Comité Evaluador disipará dudas referentes al proyecto para complementar su evaluación.

Los responsables de las prácticas serán entrevistados virtualmente por el Comité Evaluador para obtener información adicional que les permita sustentar con mayor precisión la práctica para:

  • Verificar y ampliar la información presentada en la etapa documental;
  • Resolver cuestionamientos que pudieran haber surgido durante la primera etapa; y
  • Comprobar el nivel de aplicación y madurez de la práctica inscrita y su impacto en la operación.

Revisarán el material multimedia, presentaciones que el participante envíe previamente al Coordinador del Comité Evaluador.

 

En esta etapa, el Comité Evaluará:

  • La validación de resultados certificados o validados por entidades directivas internas y/o externas;
  • Certificaciones de Calidad, Excelencia, Competitividad, etc., expedidos por organismos externos a la IES;
  • Documentación que avale haber obtenido algún Premio, Reconocimiento o Distinción de la práctica inscrita; y
  • Recomendaciones, sugerencias o comentarios vertidos por organismos externos a la IES.

Tercera Etapa: Definición de ganadores.

Con base en los resultados obtenidos en las etapas previas, el Comité Evaluador elegirá las IES acreedoras al Reconocimiento ANUIES-TIC, así como aquellas que sean merecedoras de una Mención Especial por sus prácticas destacadas.

  1. Una vez que el Comité Evaluador ha determinado el nivel de aplicación y madurez de las prácticas durante las dos etapas de evaluación, emitirá la recomendación final para brindar los elementos indispensables que sustenten la decisión que servirá para formular el fallo definitivo e inapelable sobre la Institución que será reconocidas.
  2. La coordinación de los Reconocimientos ANUIES-TIC definirá a los ganadores basado en el siguiente criterio:
  3. La decisión que tome este cuerpo colegiado es definitiva e inapelable.
  4. En caso de cualquier controversia no considerada será resuelta por la Coordinación de los Reconocimientos ANUIES-TIC.

 

Elementos de evaluación

Con los elementos anteriores y los que a continuación se detallan, el evaluador llenará su evaluación en la plataforma en línea:

  Criterios de evaluación

Optimización del uso de Recursos: Evalúa la optimización de los recursos existentes en las IES participantes, enfocándose en aquellos subutilizados o bien los utilizados en procesos de menor impacto antes de la implantación de la práctica inscrita.

Cumplimiento Normativo Institucional: Evalúa la forma en que la IES, mediante la práctica participante adopta normas internacionales, nacionales e institucionales.

Desarrollo del Personal: Evalúa la forma en que la IES diseñó e implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo y desarrollar al Director/responsable TIC de la IES involucrado en la práctica inscrita con la finalidad de favorecer su desempeño y calidad en el servicio final.

1. Desarrollo del Personal: Evalúa la forma en que la IES diseñó e implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo y desarrollar la excelencia del responsable TI de la IES involucrado en la práctica inscrita con la finalidad de favorecer su desempeño y calidad en el servicio final.

2. Utilización de Nuevas Tecnologías: Se enfoca a evaluar los mecanismos utilizados y su aprovechamiento para obtener, estructurar, comunicar y analizar la información y la técnica para administrar el proceso de la práctica inscrita, así como su impacto en apoyo a las estrategias para incrementar la calidad de la toma de decisiones y los procesos sustantivos institucionales.

3. Gestión y Mejora de Procesos: Evalúa la metodología relativa al diseño y rediseño de los servicios y procesos de mayor impacto para la IES (alineación), así como su orientación hacia el mejoramiento continuo que asegure que los usuarios finales reciban valor agregado de forma consistente.

4. Simplificación Administrativa: Evalúa la forma en que la instancia participante agilizó, simplificó o desreguló el proceso, trámite o servicio, para una mejor gestión interna con la finalidad de orientarse a las necesidades institucionales para ofrecer un servicio ágil y de calidad, este criterio se enfoca principalmente en la reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.

5. Impacto Social en la IES: Evalúa la forma en que la IES asume su responsabilidad social para contribuir al desarrollo sustentable de su entorno y brindar un servicio ágil, de manera incluyente, eficiente y honesta a la comunidad universitaria.

Reporte de retroalimentación (observaciones)

Durante el proceso de selección, los evaluadores emitirán un reporte de retroalimentación incluido en el Formato de Evaluación, ubicado como el campo de OBSERVACIONES, a través del cual podrán indicar las áreas consolidadas y de oportunidad en las que se fundamentan las puntuaciones otorgadas al participante mismo que será congruente con cada criterio de evaluación previsto en la convocatoria.

Una vez concluidas las etapas de evaluación y selección, el informe final de retroalimentación será remitido a todas las instancias participantes independientemente del avance que logren durante todo el proceso, este informe tiene como la finalidad, ofrecer elementos y recomendaciones útiles para fortalecer la consolidación de la práctica inscrita.

La profundidad del reporte de retroalimentación depende de la riqueza de la información que sea presentada en las diferentes etapas de evaluación.

 

Ponderaciones


IX. COMPROMISOS DE LAS INSTITUCIONES GALARDONADAS

Las Instituciones que resulten galardonadas con el Reconocimiento ANUIES-TIC, asumirán el compromiso de:

  • Mantener y superar constantemente los méritos por los que fueron reconocidas.
  • Mantener actualizado el Repositorio de Buenas Prácticas ANUIES-TIC con la información de la práctica que fue reconocida, con el propósito de compartir y proporcionar a otras IES información sobre sus aspectos de innovación tecnológica o gubernamental según sea el caso incluso la transferencia técnico metodológico.
  • Difundir aspectos primordiales de la práctica en los distintos eventos de difusión de las prácticas ganadoras.
  • Promover y apoyar en la difusión interna de la cultura de innovación y mejora de TIC en las IES.
  • Apoyar en el posicionamiento del Reconocimiento ANUIES-TIC, a través del uso generalizado del logotipo distintivo con la fecha del año en que se obtuvo esta distinción
  • Compartir el conocimiento en la práctica a través de un modelo de transferencia

X. PROGRAMA DE TRABAJO

 

XI. INFORMACIÓN ADICIONAL Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN

  • Por Internet: http://anuies-tic.anuies.mx/
  • Por teléfono: (0155) 54204900 Extensiones: 4976 y 1075
  • Por correo electrónico: reconocimientos-tic@anuies.mx
  • Fecha límite de inscripción y entrega del Resumen Ejecutivo: 17 de agosto de 2018.