Uso de las TICs en la reingeniería, optimización e innovación de la gestión académica y administrativa en la UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO (UMICH)

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Ancelmo Rodriguez Parra
Institución: UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLÁS DE HIDALGO (UMICH)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: La UMSNH ha priorizado la mejora de los servicios que ofrece a la comunidad a través del análisis, simplificación, reingeniería y sistematización de procesos. Durante el 2020 se redoblaron esfuerzos para mejorar debido a la complicación de la prestación de servicios de manera presencial a causa de la contingencia sanitaria. Se identificaron los servicios que aportan mayor valor a nuestra comunidad y que se pueden mejorar. Se identificó que era posible trabajar con los procesos al servicio de los alumnos: inscripción, reinscripción, servicio social y titulación. Utilizando los recursos con que ya contaba la institución fue posible realizar estas mejoras y simplificaciones.Desde el inicio de la implementación del proceso de titulación que involucra procedimientos administrativos y los exámenes profesionales o de grado en línea a la fecha se han realizado más 4,000 titulaciones en línea, de igual manera gracias a la reingeniería en el proceso de servicio social, se han atendido en línea más de 4,000 trámites de liberación de servicio social, con respecto al proceso de inscripción, se realizaron 28,833 inscripciones en línea utilizando su cuenta personal individual. En el apoyo de las actividades académicas y administrativas, se han realizado alrededor de 800,000 videoconferencias. Las TICs en la UMSNH han permitido dar continuidad al proceso educativo y las actividades sustantivas de la universidad en la modalidad no presencial de manera exitosa.

Necesidades que originan el proyecto: ·Continuar con la prestación de servicios de titulación en línea que permita a los estudiantes obtener su cédula profesional·Continuar con la prestación del servicio de liberación de servicio social que es un requisito para la titulación.·Realizar las inscripciones en línea debido a que en la UMSNH las actividades académicas no se suspendieron durante la contingencia sanitaria·Dar certeza y validez a los diferentes actos y trámites que se realizan en la UMSNH·Proporcionar herramientas de comunicación en línea para el apoyo a todas las actividades académicas y administrativas.·Implementación de esquemas virtuales y eficaces de comunicación, atención y seguimiento.·Simplificar los procesos de titulación, servicio social, inscripción y reinscripción al servicio de nuestros alumnos.·Generar un ambiente de profesionalización de la comunidad universitaria en el uso y adopción de las TICs que apoye en reducir la brecha digital.·Mantener la operatividad de la UMSNH aún durante la contingencia sanitaria generada por la pandemia

Objetivo general: Proporcionar una infraestructura tecnológica y administrativa para mantener la operación y actividades de la universidad de manera regular, aún ante la contingencia sanitaria provocada por la pandemia, que permita continuar con las actividades académicas y administrativas para que la comunidad universitaria integrada por los estudiantes, académicos y administrativos, accedan a las diferentes actividades, y con ello lograr cumplir con las actividades sustantivas de la universidad sin menoscabo de calidad y eficiencia. Incorporando elementos que permitan dar certeza y validez a la información generada en los procesos.

Alcance del proyecto

Diseño, desarrollo e implementación del módulo de digitalización en línea de documentos para nuevo ingreso
Diseño, desarrollo e implementación del módulo de Inscripciones en línea de nuevo ingreso
Diseño, desarrollo e implementación del módulo de reinscripciones en línea
Diseño, desarrollo e implementación del módulo de Validación en línea de documentos digitalizados
Diseño, desarrollo e implementación del módulo de Examen recepcional o de grado en línea
Adaptación y validación del acta de examen recepcional o de grado en línea con elementos de seguridad para dar certeza a la información y simplificar las actividades
Diseño, desarrollo e implementación del módulo de Registro en línea del expediente, reportes y liberación del Servicio Social
Diseño y desarrollo de una aplicación para realizar la firma electrónica de documentos utilizando la e.Firma Portable del SAT

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
La continuidad del negocio
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Mejorar los servicios de información en las IES
Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsar la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Promover mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Analizar los procesos en la búsqueda de mejoras.

Buenas prácticas:

Priorizar con un enfoque al usuario

Buenas prácticas:

Trabajo en equipo

Buenas prácticas:

Priorizar el diseño sobre el desarrollo

Buenas prácticas:

Retroalimentación continua con los usuarios

Buenas prácticas:

Validaciones a producción bajo condiciones controladas
Existencia de brecha digital entre los usuarios internos
Conectividad deficiente en los hogares de los actores
Falta de competencia en el uso de las herramientas para el teletrabajo con los usuarios internos
Presión del tiempo debido a confinamiento y el cambio en las rutinas y horarios debido al mismo

Participantes

Ancelmo Rodriguez Parra: Director de Tecnologías de Información y Comunicación

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Pérdida de conectividad al servicio de internet

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Reportar al proveedor del servicio de conectividad y dar seguimiento

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
SIIAWeb UMSNH

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Herramienta para validación con QRs

Tomcat

Link para consultar la aplicación*:
https://www.siia.umich.mx/

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Java

Oracle

Otro

Tecnologías usadas:
CSS

Tecnologías usadas:
HTML

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Tecnologías usadas:
API REST

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Aún no hay mecanismos definidos

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados