Innovación de la gestión mediante las TICreconocimientos 2019

Arquitectura de integración del ecosistema digital de servicios académicos y administrativos de la Universidad de Guanajuato

Reconocicimientos ANUIES-TIC
Datos Generales
Responsable: Guillermo Carrillo Gallardo
Institución: UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC
Contacto: Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo Director de Servicios y Tecnologías de la Información email: guillermo.carrillo@ugto.mx Tel. Oficina: (01-473) 732-0006 Ext 8829 Tel. Celular: 473-100-4652

Resumen: El proyecto atiende la categoría de Innovación de la gestión mediante las TIC, para mejorar la comunicación y tener procesos más eficientes dentro de la Universidad que cuenta con 159 procedimientos, 470000 usuarios, 72 sedes, 62 sistemas y 27 servidores. No se contaba con un manejo centralizado de todo el proceso, provocando el acceso complicado y era necesario una arquitectura para centralizar y organizar la información. Surge la necesidad de la integración de un modelo digital que conjunta los sistemas, software y hardware, a través del desarrollo de una intranet institucional, APPs y un tablero de indicadores. Esta arquitectura conforma un entorno de colaboración para resolver problemas como la distribución y organización de la información.La propuesta de solución consiste en Integrar una ventana con todos los servicios para la comunidad universitaria, con los siguientes beneficios: Servicios de calidad; Trámites ágiles; Mejora de la productividad;Reducción de costos.Se logró optimizar los procesos académicos y administrativos, mediante la creación de nuevos servicios de información Institucionales, los cuales se integran en una sola plataforma, que consta de 108 servicios, incluyendo 11 aplicaciones móviles. El modelo ha impactado positivamente en las estrategias administrativas, técnicas, financieras y de calidad aprovechando los recursos humanos e infraestructura tecnológica, para solucionar la problemática y lograr una simplificación administrativa.

Necesidades que originan el proyecto: 1. La Institución contaba con varias plataformas que tenían diferentes interfaces y claves de acceso a los servicios académicos y administrativos creando una estructura desorganizada y confusa.2. La imagen de la gestión universitaria era de trámites burocráticos y difícil acceso a la información.3. Los usuarios no contaban con acceso a muchos sistemas de información y tenían que acudir a las entidades administrativas y académicas para consultas de datos o trámites de servicio.4. Se detectó que los servicios académicos y administrativos se llevaban a cabo de forma manual o semiautomática y con mucha interacción directa en las oficinas, siendo largos y complicados generando insatisfacción a la comunidad universitaria.5. Información segmentada y los usuarios no tienen manera de validar los datos de sus registros de forma inmediata.6. Necesidad de mejorar la comunicación dentro de la Universidad por la cantidad de procesos y procedimientos que manejan, problemas de distribución y de la información y una oferta de servicios poco efectiva.

Objetivo general: Permitir la estandarización de las plataformas y sistemas de información para otorgar servicios académicos y administrativos dentro de un ecosistema digital de acceso único a la comunidad y agilizar los flujos de información, optimizar los procesos internos y aumentar la eficiencia de los servicios universitarios.
Alcance del proyecto
  • Fase 1 Análisis y Diseño. Conceptualización y diseño de la arquitectura de autenticación. Creación del repositorio de librerías, guías y procedimientos para el acceso único. Implementación de la arquitectura LDAP. Pruebas de conservación de sesiones entre aplicativos. Revisión de la arquitectura de desarrollo y su compatibilidad con el modelo propuesto. Diseño de arquitectura tecnológica Modelo Vista Controlador. Análisis, diseño y maquetación de imagen Web.
  • Fase 2: Integración y homologación de servicios y aplicaciones para los diferentes PERFILES (Estudiantes, Académicos y Administrativos). Concentración de todas las aplicaciones en un solo portal, homologando la imagen institucional y mediante una autenticación única para la comunidad universitaria, utilizando la cuenta de correo electrónico @ugto.mx.
  • Fase 3: Integración y crecimiento de servicios INTRAUG. Se incluyen nuevos perfiles: Gobierno, Investigadores, Externos y Jubilados, así mismo, se crearon nuevos micro-servicios con una alta disponibilidad.
  • Fase 4: Minería de Datos. Se construye un contenedor conocido como data warehouse que permite agrupar los indicadores institucionales de mayor relevancia en cuestiones académicas y administrativas, mismo que se denomina como Sistema de Información Institucional de la Universidad de Guanajuato SII-UG.
  • Fase 5: Aplicaciones Móviles. Diseño y desarrollo para la arquitectura de aplicaciones móviles, con consumos por medio de API’s integradas a la arquitectura de INTRAUG y distribuidas por medio de las tiendas de Apple y Google.
Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • La continuidad del negocio
  • Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsa la transparencia institucional.
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
  • Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
  • Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Contempla la cobertura social.
  • Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
  • Estrategias de sustentabilidad
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia
Población beneficiada:
  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes
Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:
  • El apoyo de la alta dirección es fundamental en este tipo de proyectos transversales, para alinear los esfuerzos de todas las áreas.
  • Buenas prácticas:
  • Cuando se requiere la solución de problemáticas complejas es importante propiciar la participación y la lluvia de ideas de grupos interdisciplinarios.
  • Buenas prácticas:
  • Desde el punto de vista de tecnologías de la información se estableció un enfoque global para no caer en desarrollo de sistemas individuales o aislados, sino hacer una integración de servicios de toda la institución.
  • Se presentó resistencia de los responsables de los sistemas para integrar sus servicios en una sola plataforma.
  • No se contaba con personal capacitado para aplicar una metodología para evaluar la experiencia del usuario (UX).
Participantes
  • Dr. Luis Felipe Guerrero Agripino: Rector General de Universidad de Guanajuato
  • Dr. Héctor Efraín Rodríguez de la Rosa: Secretario General de la Universidad de Guanajuato
  • Dr. Sergio Antonio Silva Muñoz: Secretario Académico
  • Dr. Jorge Alberto Romero Hidalgo: Secretario de Gestión y Desarrollo
  • Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
  • LSCA. Marcela Flores Yurrita: Enlace Técnico de la Secretaria de Gestión y Desarrollo
  • Ing. Oscar Salazar Rodríguez: Coordinador de Ingeniería de Software
  • Ing. Constantino Montes Ortiz: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Ing. Salvador Ortiz Arias: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Ing. José Luis Hernández Ramírez: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Ing. Sergio Barbosa Martínez: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Ing. Claudia Beatriz Granados Amador: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Ing. Carlos Eduardo Muñoz Cruz: Desarrollador de Sistemas de Información
  • Mtro. Iván Martínez Pizano: Jefe de la Unidad Información y Presupuestos
  • Ing. Rafael Rico Villaseñor: Coordinador de Arquitectura de Software
  • Ing. Alfonso Vargas Caballero: Coordinador de Infraestructura
  • Ing. José Alejandro Sánchez Ortega: Jefe de Departamento de Sistemas de Información de la DSTI
  • Ing. Oscar Guillermo López Rodríguez: Jefe del Departamento de Proyectos Estrategicos de la DSTI
Documentos de apoyo
Riesgos

    Descripción del riesgo:
    La exclusión de algún servicio crítico de algún área académica o administrativa dentro de la planeación del crecimiento de IntraUG

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 50000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Revisar la planeación y priorización de los servicios a desarrollar y los recursos disponibles para ello

    Descripción del riesgo:
    Integración de más módulos a la cartera actual, con incompatibilidad tecnológica.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 50000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Planear y realizar una re ingeniería del módulo para lograr su total integración con IntraUG

    Descripción del riesgo:
    Riesgos inherentes al uso de infraestructura tecnológica, como fallas de luz, conectividad, etc.

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 300000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Existe infraestructura para asegurar la continuidad de los servicios como planta de energía, ups, tierra física, etc., sin embargo, si se presentan contingencia se escala con el equipo técnico para su atención

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Arquitectura de integración del ecosistema digital de servicios académicos y administrativos de la Universidad de Guanajuato denominado INTRAUG

    Especficación técnica de la aplicación



    Internet Information Services (IIS)

    Link para consultar la aplicación:
    https://intraug.ugto.mx/

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Proyect Management, Business Modeling, Scrum, Team Foundation Server, Business Inteligence, Desarrollo Agiles, UX Experiencia de Usuario

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    Herramienta para generar gráficos

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Internet Explorer

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Opera


    C#


    Microsoft SQL Server


    Otro


    Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    Herramienta para visualización de mapas

    Tecnologías usadas:
    Web Services

    Tecnologías usadas:
    Framework MVC

    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Tecnologías usadas:
    API REST

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto