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Sistematización de estadías profesionales para el egreso y titulación de los estudiantes de la Universidad Tecnológica de Jalisco

Publicado el 11 abril, 202517 abril, 2025

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Hassem Rubén Macías Brambila
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE JALISCO (UTJ)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: Aplicación web que sistematiza el proceso de estadías profesionales en la industria, que realizan los estudiantes de la Universidad Tecnológica de Jalisco, impactando en el proceso de gestión y seguimiento de las actividades derivadas con los estudiantes, las empresas y los actores académicos involucrados. Generando los mecanismos de trazabilidad en los procesos de titulación de los estudiantes.El proyecto contempla la gestión de las necesidades de la industria alineadas al perfil de egreso de los estudiantes, estos proyectos son validados por las Direcciones de Carrera y alineados a la normatividad institucional por la Secretaria de Vinculación, a través de los convenios correspondientes, con este proceso se realiza la asignación del proyecto al estudiante y la notificación a la empresa mediante la documentación oficial requerida.Al inicio del proyecto, se asigna un asesor académico para acompañar al estudiante en el desarrollo del reporte de estadía (tesina) , el cual es elaborado, resguardado y retroalimentado por el asesor académico en el sistema, brindando las evidencias necesarias para dar cumplimiento en su liberación y evaluación del proceso, incluyendo la evaluación del asesor industrial por parte de la empresa, generando así el dictamen de titulación para cada Programa Educativo.De la misma manera, el sistema permite contar con un repositorio institucional para la consulta de los reportes de estadía (tesina), para procesos de acreditación y certificación.

Necesidades que originan el proyecto: De acuerdo con las políticas internas derivadas de la certificación ISO 14001:2008, se identificaron las áreas de oportunidad con respecto a la utilización correcta de los recursos significativos definidos por el Sistema de Gestión Ambiental, encontrando un impacto en el uso excesivo de papel, para los controles y reportes de estadía (tesina), como única opción de titulación del Subsistema Tecnológico.En este sentido, la operación de este proceso en papel, generaba impactos negativos en el seguimiento y control de los procesos académicos, tales como: cambios de proyecto, asignación de asesor, empresa o ajustes en los objetivos, produciendo retrasos importantes e impactando en las actividades administrativas que los estudiantes deben realizar para su titulación.Asimismo; el proceso no sistematizado generaba tiempos excesivos en el proceso académico y administrativo de la titulación, además de que no existían controles confiables acerca de la autenticidad de los datos, procesos y validaciones de cada uno de los autores involucrados en el proceso.Además de lo anterior, la impresión de las tesinas generaron un problema de saturación en la biblioteca con base la infraestructura física con la que se cuenta, así como también el impacto en aspectos ambientales en el uso excesivo de tóner, que no era congruente con la política institucional ISO 14001.

Objetivo general: Diseñar e implementar una plataforma informática que sistematice los procesos académicos, administrativos y de vinculación de las estadías profesionales como única modalidad de titulación de la Universidad Tecnológica de Jalisco.

Alcance del proyecto

Análisis de requerimientos del sistema y usuario, con base al mapeo de procesos y necesidades de las áreas involucradas
Diseño del prototipo de interfaces, bases de datos y validación por el usuario
Desarollo e implementación de los módulos del sistema para cada uno de los procesos y reportes, así como integración con la base de datos
Diseño e implementación del plan de pruebas
Pilotaje en programas educativos de la División Económica Administrativa y de Química Aplicada para la verificación de cada uno de los procesos
Retroalimentación del proceso de pilotaje y consideración de ajustes

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
La continuidad del negocio
Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Contempla la cobertura social.
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

- Estandarización del proceso en todos los Programas Educativos

Buenas prácticas:

- Sistematización de los procedimientos de asignación, seguimiento y evaluación de titulación.

Buenas prácticas:

- Control documental en los procesos para dar cumplimiento a las recomendaciones de los organismos acreditadores de COPAES

Buenas prácticas:

- Control documental en los procesos para dar cumplimiento a las recomendaciones de los organismos certificadores de ISO

Buenas prácticas:

- Trazabilidad del desempeño académico de los estudiantes para la determinación de vulnerabilidades que impacten en indicadores de deserción y reprobación.
- Suficiencia presupuestal para la actualización y equipamiento tecnológico, capacitación técnica, especialización del equipo técnico y licenciamiento.
- Procesos de gestión efectivos para la actualización del control documental, normatividad ypolíticas institucionales para la implementación del proyecto.
- Resistencia al cambio del personal docente y administrativo sobre los procesos de mejoracontinua relacionados con la integración de las TIC en los procesos académicos y administrativos
- Limitaciones del calendario escolar para el desahogo de los procesos administrativos y las actividades y demanda de la empresa

Participantes

Héctor Pulido González: Rector
Hassem Rubén Macías Brambila: Director de Tecnologías
Jorge Eleazar Rodríguez Álvarez: Director de la División Económico Administrativa
Martha Berenice Cervantes Díaz: Jefa del Departamento de Sistemas
Judith Chávez López: Jefa del Departamento de Prácticas, Estadías y Servicio Social
Adriana Alejandra Monsivais Trejo: Coordinadora del Departamento de Sistemas de Información

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Falta de seguimiento a la evaluación y retroalimentación de estadía

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Generación de informes de actividades y avances de los actores involucrados a las áreas académicas

Descripción del riesgo:
Disponibilidad de reportes por saturación de almacenamiento de repositorio institucional

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 500000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Incremento de capacidad de almacenamiento de acuerdo con el incremento de matrícula, proyección de retención de estudiantes y el histórico

Descripción del riesgo:
Interrupción del servicio de energía eléctrica y del servicio de internet

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Seguimiento con el proveedor para el restablecimiento de los servicios y búsqueda de fondosextraordinarios para fortalecer un esquema energético y de conectividad redundante.

Descripción del riesgo:
Accesos no autorizados por ataques informáticos

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 1000000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Actualización de las medidas de seguridad informática en el SITE y la infraestructura

Descripción del riesgo:
Obsolescencia del sistema

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar las actualizaciones necesarias de acuerdo con las versiones y disponibilidad del mercado en las tecnologías utilizadas

Otra ficha

Diseño e implementación de la «Metodología Swift» para la desarrollo de unidades de aprendizaje en modalidades mixta y no escolarizada

Publicado el 11 abril, 202517 abril, 2025

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Rosario Lucero Cavazos Salazar
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN (UANL)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El proyecto de implementación de la Metodología Swift tiene como objetivo mejorar los procesos de diseño y producción de Unidades de Aprendizaje en modalidades no escolarizadas y mixtas. Dado que esta metodología cuenta con un enfoque adaptable, puede aplicarse en diversos ámbitos laborales y no solo en el ámbito institucional. Se busca desarrollar entornos virtuales de aprendizaje innovadores, apoyando el desarrollo y actualización de cursos con un enfoque colaborativo y multidisciplinario. Este proyecto promueve la eficiencia y calidad en los procesos mediante el uso de tecnologías educativas y metodologías innovadoras, presentando reportes entregables específicos por área, junto con un cronograma detallado y funciones previamente definidas.La Metodología Swift, implementada en la Universidad Autónoma de Nuevo León, pretende mejorar la eficiencia institucional, reduciendo considerablemente los tiempos de trabajo. De esta forma, se busca establecer un modelo de gestión educativa estratégica, con el objetivo de atraer el interés de diversas direcciones y facultades, tanto de instituciones internas como externas. Asimismo, se fomenta el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y la mejora continua de la educación en sus diversas modalidades.

Necesidades que originan el proyecto: El proyecto surge de la necesidad de optimizar la gestión y agilizar los procesos en la Dirección de Educación Digital (DED) de la Universidad Autónoma de Nuevo León. La alta demanda de recursos educativos digitales y cursos en modalidades no escolarizadas y mixtas hace necesario disminuir los tiempos de elaboración para lograr un mayor alcance. Para ello, se propone la implementación de un cronograma y un sistema que simplifique y optimice las labores diarias. Este nuevo proceso, denominado "Metodología SWIFT", tiene como finalidad beneficiar tanto a los departamentos internos como a proyectos externos dirigidos a organismos del sector empresarial y otros ámbitos.La implementación de esta metodología busca incrementar la productividad institucional optimizando recursos y reduciendo los tiempos de elaboración de unidades de aprendizaje en línea. El proyecto de implementación de la Metodología SWIFT en Instituciones de Educación Superior responde a la necesidad de optimizar procesos educativos, especialmente en modalidades mixtas y no escolarizadas. Esta metodología agiliza el diseño y producción de materiales educativos, adaptándose a nuevas tecnologías y mejorando la experiencia de aprendizaje interactivo. Además, aborda las actualizaciones necesarias para rediseñar cursos y programas educativos acorde a las nuevas tendencias tecnológicas y demandas del mercado laboral y educativo, buscando eficientizar los procesos.

Objetivo general: El objetivo de este proyecto es implementar la Metodología SWIFT para agilizar la coordinación de proyectos en la Dirección de Educación Digital de la UANL. Esta metodología, aplicada a través de las TIC en los diversos departamentos, busca mejorar la gestión de recursos educativos digitales y de unidades de aprendizaje en modalidades no escolarizadas y mixtas. Al reducir significativamente los tiempos de elaboración, se incrementará la productividad institucional. La Metodología SWIFT también tiene como meta estandarizar los procesos de diseño y producción de materiales educativos, garantizando coherencia y calidad en los productos finales. Integrando TIC avanzadas, se facilitará la colaboración entre equipos multidisciplinarios, mejorando la comunicación y coordinación de tareas, lo que fomentará la innovación en el ámbito educativo.Se pretende además crear un entorno de trabajo flexible y adaptable, capaz de responder rápidamente a las demandas del mercado laboral y educativo. Con la optimización de recursos y tiempos de producción, la universidad podrá ofrecer más cursos y programas actualizados, atendiendo mejor las necesidades de estudiantes y usuarios. La adopción de la Metodología SWIFT busca posicionar a la universidad como un referente en metodologías innovadoras para la educación digital. Esto permitirá a la Universidad Autónoma de Nuevo León mantenerse a la vanguardia de la educación digital.

Alcance del proyecto

Diagnóstico del estado actual: Se revisaron meticulosamente las metodologías de trabajo y se analizó la carga de unidades de aprendizaje por semestre, identificando áreas de mejora y oportunidades de optimización.
Revisión de los fundamentos de las metodologías ágiles: Se realizó un estudio detallado sobre Scrum y Design Thinking, con el objetivo de entender cómo estas metodologías podrían aplicarse para mejorar la eficiencia en la Dirección de Educación Digital.
Determinación de los fines del proyecto: Se llevó a cabo un proceso de análisis exhaustivo para establecer claramente los objetivos del proyecto, centrándose en la optimización de procesos y la mejora de la eficiencia en todas las áreas de la Dirección de Educación Digital.
Determinación de las actividades realizadas por área: Se delinearon las funciones y responsabilidades de cada equipo, incluyendo diseño gráfico, diseño instruccional, producción audiovisual, tecnologías para el aprendizaje y administración, asegurando una distribución clara de tareas y roles.
Determinación de las actividades de los expertos en contenido: Se definió el rol de los profesores de cada facultad/preparatoria al trabajar con el equipo de la DED en el desarrollo de los cursos, garantizando una colaboración efectiva.
Establecimiento de un orden y porcentaje en las actividades por área: Se diseñó una estructura sólida para el tratamiento de los contenidos y el desarrollo de cursos y recursos en modalidades no escolarizadas y mixtas, garantizando coherencia y eficacia en el proceso. Se realizó un análisis cuidadoso para asegurar una distribución equitativa de responsabilidades y recursos entre las áreas involucradas en el proyecto, y hacer la determinación de los porcentajes de colaboración de cada área.
Desarrollo de políticas de servicio: Se definieron condiciones claras para el trabajo en el proyecto, así como las consecuencias de incumplir con las actividades en tiempo y forma, estableciendo un marco de referencia para la ejecución del proyecto.
Establecimiento de un modelo de cronograma y de reporte quincenal: Se diseñó un plan detallado que permitió visualizar las actividades a realizar y los plazos correspondientes, facilitando la gestión del tiempo y los recursos del proyecto de manera eficiente. Se diseñó un formato estructurado para comunicar el progreso del proyecto, los hitos alcanzados y los desafíos encontrados, permitiendo una evaluación continua y una toma de decisiones informada.
Establecimiento de Matriz de Comunicaciones y procesos para el resguardo de información: Se definieron los canales y protocolos de comunicación dentro del equipo de trabajo y con otras partes interesadas, garantizando una comunicación efectiva y fluida en todas las etapas del proyecto. Se implementaron medidas de protección y procedimientos para el manejo adecuado de la información sensible del proyecto, asegurando su seguridad y confidencialidad.
Reuniones con el equipo de trabajo de la DED: Durante todo el desarrollo del proyecto, se llevaron a cabo reuniones para proporcionar información detallada sobre del mismo, discutir roles y expectativas, y fomentar la colaboración y el compromiso de todo el equipo hacia el éxito del proyecto.
Primer pilotaje del proyecto: Se realizó implementando la metodología en un proyecto piloto con la Facultad de Ciencias Químicas, abarcando 9 unidades de aprendizaje en la carrera de Químico Farmacéutico Biólogo, permitiendo probar y ajustar la metodología en un entorno real antes de su implementación completa con todos los proyectos de la Dirección.
Implementación de la Metodología Swift en las Unidades de Aprendizaje a desarrollar en el Semestre Enero-Junio 2024. De 10 dependencias de la Universidad, se trabajaron 9 proyectos, conjuntando 78 UAs que serán impartidas en el semestre Agosto-Diciembre 2024.

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Atracción de recursos externos
Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de tiempos
Mejora en el servicio

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Definir y comunicar claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo y área operativa asegura que todos comprendan sus roles específicos, reduciendo confusiones y aumentando la eficiencia y efectividad del trabajo colaborativo.
Implementar una estructura detallada de actividades y gestionar el tiempo de manera eficiente mediante cronogramas y modelos de reporte permite un seguimiento riguroso del progreso del proyecto, asegurando que los plazos se cumplan.
Proporcionar formación detallada y continua sobre nuevas metodologías y herramientas tecnológicas asegura una adopción más rápida y eficiente por parte del personal, facilitando la transición y mejorando la productividad.
Establecer canales claros de comunicación y fomentar la colaboración entre los diferentes departamentos y equipos mejora la cohesión y la eficiencia del proyecto, evitando duplicaciones de esfuerzos y malentendidos.
La combinación de Microsoft Teams para la comunicación y Nexus LMS para la gestión de cursos demostró ser una solución robusta, proporcionando medios que facilitantanto la comunicación en tiempo real como la administración de recursos educativos.
Adoptar metodologías ágiles como Scrum y Design Thinking permite una entrega iterativa y una adaptación rápida a los cambios, mejorando la capacidad de respuesta del equipo a las necesidades y expectativas de los estudiantes.
Involucrar a los profesores y expertos en contenido desde el inicio y definir claramente sus roles y responsabilidades asegura una colaboración efectiva, mejorando la calidad y relevancia de los cursos y materiales educativos producidos.
Mantener una actitud flexible y adaptable frente a cambios en tendencias tecnológicas y enfoques educativos permite al equipo ajustarse rápidamente a nuevas circunstancias, garantizando la relevancia y efectividad continua del proyecto.

Participantes

Rosario Lucero Cavazos Salazar: Directora de Educación Digital
Diego Alan Adame García: Colaborador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
Abraham Reyes Muñiz: Colaborador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
Frida Sofía Margarita Villarreal Aguilar: Responsable financiera
Karina Luna Torres: Coordinador del Área de Diseño Instruccional
Hugo Martín de Jesus Ibarra Elizondo: Coordinador del Área de Tecnologías para el Aprendizaje
Rafael Oliver García Trigos: Coordinador del Área de Comunicación y Vinculación
Analilia Padilla García: Coordinadora del Área de Administración
Luis Ángel Báez Patlán: Coordinador del Modelo de Educación Digital

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Cambios en las tendencias tecnológicas o enfoques educativos durante la implementación del proyecto: La rápida evolución de la tecnología y las metodologías educativas puede llevar a cambios en los requisitos del proyecto que no se anticiparon al inicio.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Mantenerse al día con las tendencias tecnológicas y educativas mediante la formación continua y el monitoreo de los desarrollos en el campo, y tener flexibilidad en el plan del proyecto para adaptarse a cambios inesperados.

Descripción del riesgo:
Falta de adopción de la Metodología SWIFT por parte del personal: La resistencia al cambio o la falta de comprensión sobre los beneficios de la nueva metodología podría llevar a una adopción lenta o incompleta.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Desarrollar un plan de comunicación y capacitación detallado para explicar los beneficios de la Metodología SWIFT y proporcionar soporte continuo durante la transición.

Descripción del riesgo:
Problemas técnicos con las herramientas digitales utilizadas (Microsoft Teams, Nexus LMS): Fallas en las plataformas digitales podrían interrumpir la comunicación y la gestión de cursos, afectando la eficiencia del proyecto.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Implementar protocolos de respaldo de datos, mantenerse actualizado con las últimas versiones de software, y tener un equipo de soporte técnico disponible para abordar problemas rápidamente.

Descripción del riesgo:
Cambios en las políticas institucionales o presupuesto reducido: Cambios repentinos en las políticas institucionales o recortes presupuestarios podrían afectar los recursos disponibles para el proyecto.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Mantener una comunicación abierta con las partes interesadas y adaptar el plan del proyecto según sea necesario en respuesta a cambios en las políticas o presupuestos.

Descripción del riesgo:
Disminución en la llegada de alumnos de servicio social y prácticas profesionales: La disminución en el número de alumnos que participen en el servicio social y prácticas profesionales podría reducir el apoyo disponible para el proyecto.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Desarrollar un plan que incluya la posibilidad de reasignar tareas. También, promover activamente el programa de servicio social y prácticas profesionales en las diferentes dependencias de la UANL para mantener un flujo constante de participantes.

Otra ficha

Sistema Institucional de Gestión Estratégica

Publicado el 11 abril, 202517 abril, 2025

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Elisa Calderón Altamirano
Institución: UNIVERSIDAD VERACRUZANA (UV)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El Sistema Institucional de Gestión Estratégica es una plataforma tecnológica diseñada para automatizar la información de los diversos instrumentos de la planeación estratégica y táctica de la Universidad Veracruzana. Estos instrumentos incluyen el Plan General de Desarrollo (PGD), el Programa de Trabajo de la administración rectoral en turno (PT), así como los planes de desarrollo de las regiones, entidades académicas y dependencias universitarias. Una de las principales funciones del SIGE es facilitar la alineación entre estos instrumentos.Además de la captura automatizada de datos, el SIGE cuenta con un módulo dedicado al registro de avances en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en los distintos planes y programas. Esto contribuye significativamente al proceso de seguimiento y evaluación institucional, permitiendo una gestión más eficaz y transparente. Otro aspecto destacado del SIGE es su módulo de visualización dinámica de indicadores. Este módulo proporciona información actualizada sobre los indicadores clave relacionados con el PGD, el PT y los planes de desarrollo, así como aquellos que abordan aspectos de cobertura institucional, diversidad social, género e inclusión. Esta funcionalidad permite una evaluación precisa del desempeño institucional en diversas áreas. Adicionalmente, el SIGE incluye un módulo específico para la presentación de estadísticas básicas que deben ser reportadas a la Secretaría de Educación federal y estatal.

Necesidades que originan el proyecto: El modelo de planeación institucional en la Universidad Veracruzana se encuentra regulado por el Reglamento de Planeación y Evaluación, el cual establece la planeación como un proceso fundamentalmente participativo, incluyente y transparente. Este enfoque tiene como objetivo principal contribuir al logro de los fines y funciones de la universidad, así como al cumplimiento de sus atribuciones. Con el propósito de fortalecer el seguimiento y la evaluación institucional, se ha desarrollado la plataforma tecnológica conocida como Sistema Institucional de Gestión Estratégica (SIGE). Esta herramienta proporciona una estructura que facilita la detección de oportunidades de mejora en las actividades universitarias, además de permitir la comparación y el análisis prospectivo de la información recopilada. El SIGE no solo simplifica la recopilación de datos, sino que también promueve la generación de información relevante para la toma de decisiones. Al facilitar el acceso a datos precisos y actualizados, esta plataforma contribuye significativamente a una gestión más eficiente y orientada hacia el logro de los objetivos institucionales. En resumen, el SIGE no solo simplifica la recopilación y alineación de los instrumentos de planificación estratégica y táctica de la Universidad Veracruzana, sino que también mejora significativamente el proceso de seguimiento, evaluación y presentación de información clave para la toma de decisiones.

Objetivo general: Contar con información pertinente y oportuna respecto de los avances en la planeación estratégica y táctica, que apoyen la toma de decisiones y fomenten la transparencia y rendición de cuentas a través de un sistema de información institucional.

Alcance del proyecto

Fase 1. Arquitectura de la solución, administración (perfiles, usuarios, sujetos obligados, calendarios), configuración (Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias e indicadores), seguimiento (autorización/validación del Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo y planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias).
Fase 2. Administración: notificaciones, registro de avances: Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias; seguimiento: Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias; indicadores del Programa de Trabajo; documentos; y reportes.
Fase 3. Registro de avances: Plan General de Desarrollo, indicadores institucionales. Administración: edición de catálogos, indicadores transversales (distintos a los del Programa de Trabajo).
Fase 4. Reestructuración del registro de avances del Plan General de Desarrollo, validación de avances Plan de Desarrollo, Plan de Desarrollo Regional, Plan de Desarrollo de Entidad Académica, módulo dinámico de indicadores, atención a nuevos requerimientos.
Fase 5. Tablero para seguimiento de planes de desarrollo, reportes para seguimiento de Programa de Trabajo, reportes para seguimiento de planes de desarrollo, adecuaciones al módulo dinámico de indicadores (módulo de diversidad social, género e inclusión).

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Realizar pruebas de usabilidad periódicas con los usuarios finales durante el desarrollo para obtener retroalimentación temprana y realizar ajustes según sea necesario.
Estructurar la base de datos de modo que permita la optimización de la información.
Establecer un mecanismo para configurar los niveles y seguimiento de los planes y programas.
Realizar un diseño flexible de la solución a las necesidades presentadas.
Establecer estándares para la implementación de requerimientos que sean congruentes con lo registrado en el sistema.
El uso de la metodología SCRUM, favorece la inspección y adaptación continua, entrega priorizada de valor e incentiva la colaboración activa entre todos los miembros del equipo y la comunicación transparente.
Utilizar cifrado adecuado para proteger datos sensibles en reposo y en tránsito así como implementar una gestión segura de sesiones, utilizando tokens de sesión así como expiración de sesiones.
Utilizar principios básicos de usabilidad: diseño centrado en el usuario, simplicidad, consistencia, etcétera.
Permitir al usuario visualizar diferentes tipos de gráficos: líneas, barras, pastel, comparativos y cajas, además de permitir el filtrado de información dinámico lo que privilegia la interpretación de la información estadística.
Coordinar agenda con el área usuaria para el seguimiento al desarrollo del proyecto, ya que debido a la carga de trabajo se obstaculiza la atención adecuada y expedita en la entrega de requerimientos y realización de pruebas funcionales del sistema.
Manejar un lenguaje homogéneo con los usuarios operativos relacionados a la terminología como por ejemplo que es un indicador, lo que conlleva a socializar y contextualizar aspectos generales sobre lo que se va a desarrollar.
No contar con criterios definidos para el registro de información (avance de planes y programas).
Identificación y definición del seguimiento y visualización de los indicadores conforme a la periodicidad establecida, ya que de acuerdo a sus particularidades se configuran de forma independiente.
No definición de manera clara y precisa la relación de los documentos de planeación con el proceso de programación y desarrollo informático.

Participantes

Jaqueline del Carmen Jongitud Zamora: Secretaria de Desarrollo Institucional
Cupertino Luis Serrano: Jefe del departamento de Estadística
Dacia González Cruz: Directora General de Tecnología de Información
Citlali Rodríguez Ceballos: Jefa de Departamento de Operatividad e Impacto de Redes y Telecomunicaciones
Raymundo Ochoa Catalina: Desarrollador de sistemas de información
Martín Alan Rodríguez Fisher: Desarrollador de sistemas de información
Raúl Díaz Jiménez: Desarrollador de sistemas de información
Gustavo Manuel Balderas Rosas: Director de la Unidad del Sistema Integral de Información Universitaria
Teresita de Jesús Méndez Rebolledo: Jefa del Departamento de Estudios para la Planeación, Desarrollo y Evaluación Institucional
Bárbara Vargas Vera: Jefa de Departamento de Operatividad e Impacto de Sistemas de Información y Portales

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Sistema informático liberado sin cumplir las especificaciones establecidas.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 105123

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Generar nuevas fases para desarrollar las adecuaciones necesarias.

Descripción del riesgo:
Sistema informático entregado con retraso en el tiempo establecido.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 52561

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas.

Descripción del riesgo:
Requerimientos funcionales establecidos con cambios de fondo constantes

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 105123

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Generar nuevas fases para desarrollar las adecuaciones necesarias.

Descripción del riesgo:
Retrasos en las pruebas funcionales

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 52561

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas.

Descripción del riesgo:
Retraso en la entrega de especificación de requerimientos.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 26281

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Sistema Institucional de Gestión Estratégica

Especficación técnica de la aplicación

IIS

Link para consultar la aplicación*:
https://dsia.uv.mx/sige

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
SCRUM

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Otro

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Internet Explorer

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

Microsoft SQL Server

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Tecnologías usadas:
Business Intelligence

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

Sistema de Información del Posgrado Universitario

Publicado el 11 abril, 202517 abril, 2025

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Dr. Jaime Fernández Escárzaga
Institución: UNIVERSIDAD JUÁREZ DEL ESTADO DE DURANGO (UJED)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El Sistema de Información del Posgrado Universitario surge de la necesidad de mejorar el servicio para la comunidad estudiantil de la Universidad Juárez del Estado de Durango. Además, busca modernizar la administración, simplificar los procesos y optimizar el uso de la información. Este sistema se adapta según los requerimientos identificados en las unidades académicas, lo que permite agilizar los procesos tanto para los alumnos y docentes, así como para los administradores del posgrado.El sistema comprende ocho módulos, incluyendo la Coordinación de los Estudios de Posgrado, Aspirantes, Alumnos, Académicos, Comité de Admisión, Entrevistadores, Servicios Escolares y un portal de consulta de la Dirección Institucional de Posgrado e Investigación. Esta sólida estructura garantiza el adecuado funcionamiento y seguimiento del estudiante desde que es un aspirante hasta que se convierte en egresado. Durante el proceso, se establece comunicación digital con las áreas de Recursos Humanos, Sistema Financiero y Servicios Escolares para hacer eficiente la administración, sin provocar procesos que deban repetirse.

Necesidades que originan el proyecto: 1. Mejora en el registro de aspirantes a convocatorias de posgrado para optimizar el tiempo de postulación a un programa.2. Conformación de expedientes digitales de los estudiantes para agilizar la gestión administrativa y cumplimiento de la normativa institucional.3. Estandarización del proceso en la UJED, desde la asignación de materias hasta la captura de calificaciones, para garantizar uniformidad y eficiencia.4. Implementación de servicios en línea para trámites que pueden consultarse desde cualquier parte con acceso a internet.5. Implementación de herramientas que faciliten la detección de información faltante del alumno.6. Mejora de la comunicación con los alumnos para una interacción más efectiva.7. Generación y evaluación de indicadores académicos, junto con la recopilación de información estadística.8. Interfaz amigable accesible en línea desde cualquier dispositivo: PC, laptop o móvil.9. Manejo de la información para el seguimiento de egresados.

Objetivo general: El propósito fundamental del Sistema de Información del Posgrado Universitario es gestionar de manera eficiente y transparente el proceso de la trayectoria académica de los estudiantes en los programas de posgrado ofrecidos por la Universidad Juárez del Estado de Durango.

Alcance del proyecto

1. Se llevó a cabo un estudio diagnóstico en las unidades académicas sobre los procesos administrativos y de trayectoria académica del posgrado en la UJED.
2. Derivado del diagnóstico realizado se establecieron los procesos que el SIPU debería cubrir y se diseñó el proyecto ejecutivo para la programación del sistema.
3. El proyecto ejecutivo y sus flujogramas fueron entregados al departamento de Desarrollo de Sistemas.
4. Además, se presentaron propuestas al Departamento de Desarrollo de Sistemas en formato de presentaciones de PowerPoint, las cuales estaban fundamentadas en los requerimientos específicos de cada posgrado.
5. El Departamento de Sistemas inició la creación del Sistema de Información del Posgrado Universitario
6. Preparación Técnica:*Formación del equipo técnico, definición de roles, Project manager, base de datos, desarrollo FrontEnd, desarrollo BackEnd, QA y diseño Web*Analizar opciones de mercado con software libre para el desarrollar código en ambiente web*Análisis en las necesidades de recursos en equipos como: servidores y comunicaciones para el hospedaje de sitio tanto en producción como pruebas*Configuración Git para control de versiones*Definición y configuración del sitio: sipu.ujed.mx
7. Análisis de información e Identificación de procesos:*Análisis de procesos de acuerdo a diagramas*Análisis de nuevos procesos de acuerdo a la interrelación con otros sistemas*Rediseñar flujogramas de los nuevos procesos*Identificación de tipos de usuarios y asignación de roles*Analizar el contenido de cada uno de los portales de acuerdo a las actividades desarrolladas en cada parte del proceso*Analizar la información generada en la colaboración entre todos los entes que intervienen
8. Diseño de esquema de Base de Datos: prueba y produccióna.Diseño de la estructura de Base de Datos: Esquema para SIPU: tables, views, constraints, triggers, packages, functions. De acuerdo al resultado del análisis de información de los procesos.Esquema para administración: usuarios, mensajes personalizados, derechos de usuario y módulos.b.Creación de objetos BD, relaciones e integridad con otros esquemas: finanzas, servicios escolares, recursos humanos.c.Implementar rutinas de conectividad
9. Página Web*Diseño, estructura y contenido de la pagina*Implementar funcionalidad en página, creación de API’s, realizar conectividad con la BD para la publicación de convocatorias*Análisis y Diseño de la autenticación segura, validación de cuentas, contraseñas y proceso de cambio de contraseñas.*Publicación de pagina
10. Desarrollo del sistema: backend, frontend, diseño de interfaz, pruebas de conectividad, pruebas de funcionalidad, pruebas de validación de información en BD.*Portal de coordinación del posgrado*Portal de Aspirantes*Portal de entrevistadores*Portal del comité de admisión*Portal de la dirección del posgrado *Portal de Alumnos*Portal de académicos*Portal de servicios escolares*Administración de usuarios
11. Se crearon instructivos de trabajo para los procesos de selección de aspirantes, inscripción, reinscripción, egreso, titulación y revisión y actualización de plantillas.
12. Una vez avanzado el sistema, se comenzaron a elaborar manuales de usuario y tutoriales para compartir con las Unidades Académicas, brindándoles la oportunidad de consultarlos cuando sea necesario. En proceso de mejoras.
13. Simultáneamente, se entablaron conversaciones con diversas áreas de la UJED, como la Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, para abordar temas relacionados con la plantilla docente, y con la Dirección de Servicios Escolares, con el fin de dar de alta planes de estudio, materias, verificar los documentos del alumno y asignar la matrícula.
14. Se realizaron pruebas con grupos específicos, incluyendo un mayor número de alumnos, para asegurar el correcto funcionamiento de los desarrollos en curso.
15. El Sistema de Información del Posgrado Universitario fue presentado a toda la comunidad en el Auditorio Universitario de la UJED. En el evento participaron todas las áreas involucradas en el proceso, incluyendo Rectoría, Institutos, Facultades, Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos, Dirección de Servicios Escolares, Departamento de Desarrollo de Sistemas y Administrativos.
16. Se llevaron a cabo capacitaciones sobre los diferentes módulos del SIPU para que todos tuvieran conocimiento sobre las herramientas que ofrece el sistema y así fortalecer el funcionamiento del posgrado.
17. Se han realizado mapeos de cada proceso para detectar posibles problemas y así realizar mejoras en el sistema.
18. Como proceso de mejora continua, actualmente se está trabajando la detección de lagunas en los procesos y observaciones recibidas de los usuarios para atender las oportunidades de mejora.

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Finanzas sanas
Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Resistencia de los administradores para la comunicación de diversas bases de datos, que trabajaban de manera aislada.
Resistencia de parte de los Coordinadores de Posgrado en adaptarse a nuevos esquemas de administración.
Rotación de personal no capacitado para el uso del sistema.
El SIPU sólo se limita a la trayectoria académica de los estudiantes de posgrado, desde aspirante hasta egresado.
Realizar un mapeo de todo el sistema, tanto del proceso sustantivo como los procesos de soporte, además de las experiencias obtenidas de la ejecución, esto con la finalidad de seguir optimizando aquellos procesos que puedan ser mejorables.
Se procura que la interacción que tienen las diferentes áreas de la UJED, sea oportuna y adecuada para el buen funcionamiento del SIPU, teniendo reuniones periódicas, consultando sus puntos de vista y sus necesidades.
De manera periódica se busca que la información que genera indicadores sea lo más transparente posible para que pueda utilizarse por instancias como la Dirección de Servicios Escolares, Subsecretaría General Académica, Contraloría, entre otros.

Participantes

1. Dr. Jaime Fernández Escárzaga: Director de la Dirección Institucional de Posgrado e Investigación
2.Jesús Álvaro Martínez Hinojosa: Coordinador y administrador BD Departamento de Sistemas
3. Gloria Adriana García Aquino: Project manager
4. Juan Carlos Melero Hernández: Desarrollador Sr
5. Oscar Gutiérrez Gómez: Desarrollador Sr
6. Hiram Weiman Vela: Desarrollador Sr
7. Rubí Lira: Desarrollador Jr
8. Francisco Soto Meléndez: Desarrollador Jr
9. Erick Michell Campos Mendiola: Coordinador Institucional de Posgrado
10. Gabriela Enríquez Ontiveros: Coordinadora de difusión e Innovación
11. Esmeralda Rivera Flores: Coordinadora contable de proyectos extraordinarios

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
1. La interrupción del servidor hace imposible la navegación en el sistema y el cumplimiento de los procesos de la trayectoria académica.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Tener respaldo de la información que se encuentra en el servidor, a través de una nube o servidor “espejo”.

Descripción del riesgo:
2.La información proporcionada por otros sistemas que alimentan al SIPU no es la adecuada o presenta errores.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Se generaron pantallas que permiten consultar en tiempo real la información que generan los otros sistemas.

Descripción del riesgo:
3. El usuario no cuenta con el conocimiento adecuado antes de usar las herramientas que ofrece el sistema.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Se tiene contemplado realizar, además de los tutoriales y manuales, jornadas intensivas de capacitación.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Sistema de Información del Posgrado Universitario

Especficación técnica de la aplicación

Link para consultar la aplicación*:
www.sipu.ujed.mx

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Tecnologías usadas:
API REST

Tecnologías usadas:
Business Intelligence

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Java

Oracle

Apache

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia