Plataforma digital para la acreditación institucional y seguimiento a recomendaciones CIEES de la Universidad de Guanajuato

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Antonio Vega Jiménez
Institución: UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El PLADI 2021 -2030 de la Universidad de Guanajuato, establece como visión “ser una institución modelo de transformación universitaria que contribuye significativamente al desarrollo de la sociedad” fortalecer la gestión sustentable para asegurar el rumbo académico y la cohesión institucional; articula objetivos, políticas y estrategias orientadas al fortalecimiento del quehacer académico para el reconocimiento de calidad de sus funciones y programas. El Eje de gestión sustentable, establece una diversidad de estrategias como es la Universidad Digital, la cual contribuye a la estrategia de transformación digital que incluye la política de digitalización de tramites, archivos y expedientes institucionales, así como la automatización de procedimientos y servicios con el objetivo de hacer más eficiente la gestión, mediante herramientas de soporte tecnológico, repositorios de información, lo que permite responder con mayor rapidez a las condiciones y necesidades sociales. Por tanto esta plataforma, asegura el proceso de autoevaluación de los estándares de calidad propuestos en el marco de referencia de los CIEES relacionados con la evaluación para la acreditación institucional, nos permite realizar trabajos coordinados con un enfoque participativo y corresponsable a fin de atender los estándares de calidad e incluir evidencia suficiente, así como realizar un autodiagnóstico orientado a identificar y mantener fortalezas y reconocer áreas de oportunidad a atender.

Necesidades que originan el proyecto: La Plataforma, surge de la necesidad de atender necesidades internas y externas; incentiva en un primer momento realizar la autoevaluación de los criterios de calidad emitidas por los CIEES para la acreditación institucional, generando diversos perfiles a efecto de realizar un trabajo coordinado por todas las dependencias participantes; aglutinando de forma sistemática e intuitiva, responder a los Principios y estándares para la acreditación de instituciones de educación superior de México (CIEES, 2018); incorporando los estándares de buena calidad institucionales; además incorpora las fortalezas, acciones a mantener, áreas de oportunidad y acciones a realizar por cada categoría; así como incluir la evidencia documental; posteriormente permite al Comité de Pares Académicos Externos de los CIEES, conocer los elementos vertidos en la primer etapa de autoevaluación institucional. En segundo lugar, responde a la necesidad de mantener un repositorio institucional el seguimiento a las recomendaciones emitidas por los CIEES, alineadas a los ejes, categorías e indicadores. Contar con una mirada transversal entre lo reportado en la autoevaluación, las recomendaciones emitidas y las acciones, proyectos y programas a implementar por parte de la Universidad. Lo anterior, incentiva el trabajo colaborativo y corresponsable de autoridades universitarias, titulares, mandos medios y personal de apoyo.

Objetivo general: Asegurar la atención de las diversas etapas del proceso de evaluación para la acreditación institucional por parte de los CIEES, en específico la construcción de la autoevaluación considerando los Principios y estándares para la acreditación de instituciones de educación superior de México (CIEES, 2018); así como el seguimiento oportuno a las recomendaciones emitidas y contar con una mirada plural y transversal entre lo reportado en la autoevaluación, las recomendaciones emitidas y las acciones, proyectos y programas a implementar por parte de la Universidad.

Alcance del proyecto

Conceptualizar, analizar y diseñar. Análisis documental sobre las etapas del proceso de evaluación para la acreditación institucional por parte de los CIEES, así como entrevistas a personal administrativo que se ha desempeñado como evaluador, esto permitió la conceptualización de la plataforma, en esta actividad nos apegamos a la metodología Design Thinking.
Desarrollo del módulo de “Administrador”. El módulo llamado administración, le otorga el control sobre la plataforma al perfil de administrador. Está estructurado de los siguientes sub-módulos: Permisos (otorgar las credenciales necesarias en la arquitectura institucional de acceso a usuarios) , Responsables (asignación de responsabilidades a nivel de sus adscripciones) y Gestión de Medios (asignación de responsabilidad y enlaces de dependencia).
Desarrollo del módulo de gestión de medios.En este módulo el responsable es el encargado ademas de visualizar sus medios de colaboración, le permitirá integrar información de la dependencia a la que pertenece y puede trabajar de forma colaborativa para analizar las fortalezas y áreas de oportunidad de cada categoría, considerando el nivel de cumplimiento de cada indicador y los documentos que servirán como evidencia.
Desarrollo del módulo de avances y medición. Una vez consolidada la información en la plataforma se calculara un avance en porcentajes para cada clasificación con la captura, cumplimiento de las evidencias y el seguimiento a las recomendaciones, generando una medición de acuerdo al perfil ya sea por dependencia o a nivel institucional.
Desarrollo de la funcionalidad para la entrada de usuarios externos. Una vez terminado el proceso de autoevaluación la plataforma permite el registro de usuarios a la Intraug con el perfil externo(Evaluadores CIEES). Estas credenciales son entregadas a los evaluadores para la consulta de las diferentes evidencias (archivos) y generación de documentación para el proceso de acreditación.
Integración a la arquitectura institucional. En esta etapa se diseñó y desarrolló la actualización de la arquitectura y componentes de la plataforma institucional (IntraUG), para incluir e identificar usuarios de otra fuente utilizando estándares que permiten compartir los esquemas de información, autenticación y autorización. Adicionalmente se logra la reutilización de los componentes y compartición de los módulos que ya han sido desarrollados.
A raíz de la acreditación institucional, se realizó un nuevo requerimiento para ampliar la funcionalidad del proyecto y en el tema de seguimiento a las recomendaciones se crean 3 módulos nuevos (Gestión de recomendaciones y acciones de mejora, Seguimiento a Recomendaciones y Bitácora de Observaciones). Estos nuevos módulos nacen posterior a la puesta en producción en Mayo 2022, ya que se obtuvo la acreditación el día 31 de Octubre 22.

Beneficios esperados

Reducción en los costos en la Institución
La continuidad del negocio
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

El uso de información sistematiza y la estrategia orientada a una universidad digital fortalece el enfoque de gestión para resultados, permitiendo responder con mayor rapidez y agilidad a los riesgos en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

Buenas prácticas:

La plataforma digital de acreditación institucional y seguimiento a recomendaciones CIEES de la UG, es una herramienta que deberá de ser consulta y actualizada constantemente de conformidad a los criterios y estándares de calidad previstos por los CIEES.

Buenas prácticas:

La tecnología es una herramienta que permite a la sociedad realizar sus tareas de una forma más eficiente. Esta se puede adaptar ante distintas circunstancias y proporcionar instrumentos que faciliten los quehaceres. En ello, la UG no es la excepción.

Participantes

Antonio Vega Jiménez: Director de Planeación
Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
Luis Fernando López Ornelas: Jefe del Departamento de Análisis y Prospectiva
José Rafael Rico Villaseñor: Coordinador de Proyectos Institucionales
Oscar Salazar Rodríguez: Jefe del Departamento de Sistemas de Información
Cristian Pérez Juarez: Desarrollador Sr.
Oscar Zamora Moya: Desarrollador Sr.
Salvador Hernández Castro: Secretario de Gestión y Desarrollo
Jeny Alonso Guerrero: Secretaria Particular en la Secretaría de Gestión y Desarrollo
Francisco Javier Becerra Pérez: Gestor de Apoyo Técnico

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Continuidad de negocio; durante los cambios administrativos se prevén ajustes en la definición, priorización y atención en la construcción de servicios digitales.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Se ha establecido como medida la inclusión de un indicador de "procedimientos sistematizados o digitalizados" en el Plan de Desarrollo Institucional, permitiendo con esto generar las directrices que puedan afrontar los cambios administrativos o de liderazgo en la institución.

Descripción del riesgo:
En el tema de seguridad de la información y resguardo de documentos digitales se identifican 3 ejes: cultura en usuarios, definición de procedimientos alineados e infraestructura TI capaz de afrontar los retos actuales de cyber seguridad.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
La Universidad de Guanajuato, ha venido reforzado cada uno de los 3 ejes mencionados, presentándose la mayor incidencia en el primer eje que refiere a la cultura de seguridad en los usuarios, se realizan cursos y talleres para la concientización de los usuarios y buenas prácticas.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
UG/Evaluación CIEES

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Framework Javascript VUE, Microsfot .netcore.

Microsoft Information Server IIS

Link para consultar la aplicación*:
https://intraug.ugto.mx/EvalCIEES/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Análisis y diseño cimentado en design thinking y lean design, gestión del proyecto con scrum orientado a prácticas de devops y una arquitectura de microservicios.

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Tecnologías usadas:
API REST

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Microsoft SQL Server

Otro

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
Web Services

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia