Plataforma para la Integración del Informe Anual de Actividades en la UACJ

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Katya Aimeé Carrasco Urrutia
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CIUDAD JUÁREZ (UACJ)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El Informe Anual de Actividades (IAA) de la UACJ es el ejercicio de transparencia y rendición de cuentas más importante de la comunidad universitaria. Establecido como una obligación en la Ley Orgánica, todas las dependencias académicas y administrativas participan para dar cuenta de las principales actividades desarrolladas en el año que se reporta, informando de los avances alcanzados en las metas estratégicas definidas en el Plan Institucional de Desarrollo, en este caso, para el periodo 2018-2024. Esta plataforma representa para la UACJ una herramienta estratégica para la transparencia en la información y la rendición de cuentas, permitiendo además a los tomadores de decisiones contar oportunamente con información detallada de las actividades, resultados e impactos en la sociedad del trabajo desarrollado en cada una de las áreas que integran la universidad; haciendo posible evaluar más claramente aspectos como la responsabilidad social, la ampliación y diversificación de la cobertura educativa, la mejora continua para consolidar su excelencia, pertinencia y vanguardia, entre otros.

Necesidades que originan el proyecto: La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez (UACJ), de acuerdo con su Ley Orgánica (artículo 19º, fracción VII), establece como responsabilidad del rector rendir un informe anual. Históricamente el proceso de integración de información proveniente de todas las dependencias universitarias se llevaba a cabo de forma manual, lo que implicaba revisar cada informe individualmente y extraer la información necesaria para crear un informe institucional consolidado. Para dimensionar la problemática atendida es necesario precisar que en el proceso de elaboración del informe institucional de actividades de la UACJ participan 23 dependencias universitarias y 127 personas que generan no solo un informe de medio tiempo e informe anual de actividades, sino que entregan información complementaria que permite validar y conocer a mayor detalle la información reportada; tal es el caso de las matrices de indicadores académicos estratégicos que se reportan trimestralmente, las bases de datos, tablas y gráficas que soportan estadísticamente la información reportada cualitativa y cuantitativamente por las dependencias universitarias; así como imágenes y otro tipo de evidencia documental de respaldo. El método manual anteriormente empleado resultaba complejo, laborioso y tardado, lo que generaba el riesgo latente de cumplir con el compromiso de entregar puntualmente un documento con las características requeridas para el informe más importante entregado por la institución anualmente.

Objetivo general: Diseñar, desarrollar e implementar una plataforma integral que respalde los procesos de recolección, incorporación y estructuración de información institucional proveniente de todas las dependencias universitarias en un documento anual que sea capaz de visibilizar el esfuerzo de una comunidad universitaria de aproximadamente 40,000 personas; sus resultados e impactos en función de los beneficios generados en la sociedad.

Alcance del proyecto

Análisis del proceso actual
Determinar los requerimientos del sistema
Análisis y diseño del sistema
Desarrollo del sistema
Pruebas e integración del sistema
Implementación del sistema
Mantenimiento y Actualización

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Análisis exhaustivo de requerimientos: Se llevó a cabo una elicitación adecuada de los requerimientos del sistema, asegurándose de comprender las necesidades y expectativas de los interesados.

Buenas prácticas:

Pruebas exhaustivas: Se realizaron pruebas exhaustivas en cada etapa del proyecto, incluyendo pruebas unitarias, de integración y de aceptación. Esto garantizó la calidad del software desarrollado y ayudó a identificar y solucionar problemas.

Buenas prácticas:

Gestión de versiones y control de cambios: Se utilizó el sistema de control de versiones GitLab institucional, para gestionar el código fuente y controlar los cambios realizados en el proyecto.

Buenas prácticas:

Seguridad de la información: Se implementaron medidas de seguridad para proteger la información sensible y garantizar la integridad y confidencialidad de los datos.

Buenas prácticas:

Documentación detallada: Se generó una documentación completa y detallada que describió los aspectos técnicos y funcionales del proyecto. Esto facilitó el mantenimiento y la comprensión del sistema.

Buenas prácticas:

Colaboración efectiva: Se fomentó una comunicación abierta y colaborativa entre los miembros del equipo, así como con los interesados del proyecto. Esto facilitó la resolución de problemas, la toma de decisiones y el logro de los objetivos establecidos.
Recursos limitados: El proyecto pudo haber enfrentado limitaciones en términos de presupuesto, tiempo y personal. Estos recursos limitados pueden haber impactado la capacidad de implementar todas las funcionalidades deseadas.
Cambios en los requisitos: Durante el proyecto, es posible que se hayan producido cambios en los requisitos o solicitudes adicionales por parte de los interesados. Los cambios pueden generar complejidad y ajustes en la planificación y desarrollo.
Integración con sistemas existentes: Si el proyecto requería integrarse con sistemas o tecnologías existentes en la institución, podría haber surgido la dificultad de garantizar la compatibilidad y la interoperabilidad con dichos sistemas.
Limitaciones de tiempo y plazos: El proyecto estuvo sujeto a plazos ajustados o fechas límite estrictas para su entrega. Esto generó presión adicional y restricciones en términos de tiempo disponible para el desarrollo, pruebas y resolución de problemas.
Complejidad del proceso de integración: La integración de diferentes módulos, tecnologías y sistemas puede ser compleja y requerir un esfuerzo adicional para garantizar la correcta comunicación y funcionamiento conjunto de todos los componentes.
Capacitación y adopción del sistema: La implementación de un nuevo sistema requiere una curva de aprendizaje para los usuarios finales y el personal involucrado. La capacitación y adopción exitosa del sistema pueden requerir tiempo y esfuerzo adicionales.
Mantenimiento y soporte continuo: Una vez implementado, el proyecto requiere un mantenimiento y soporte continuo para abordar posibles problemas, realizar actualizaciones y brindar asistencia técnica a los usuarios.

Participantes

María Esther Mears Delgado: Dirección General de Planeación y Desarrollo Institucional
Katya Aimee Carrasco Urrutia: Subdirección de Planeación de la Competitividad Académica
Eunice Aranda Montoya: Jefatura de Estadística Institucional
Jesús Arenas Martínez: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
César Alonso Rivas Flores: Responsable de Función de Automatización de Datos Académicos
Rosaura Gatica Castillo: Jefatura de Estudios para el Desarrollo Institucional

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Cambios en los requisitos

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Algunas acciones a realizar son: Comunicación efectiva, Análisis de impacto, Evaluación de prioridades, Gestión del cambio, Flexibilidad en la planificación, Flexibilidad en la planificación, Negociación y acuerdos claros, Registro y seguimiento. Con esto minimiza su impacto negativo en el proyecto.

Descripción del riesgo:
Riesgo de incumplimiento de plazos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar una planificación adecuada, asignar recursos suficientes, monitorear y controlar el avance del proyecto, realizar ajustes en la programación si es necesario.

Descripción del riesgo:
Riesgo de fallas en la seguridad de la información

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 569000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Implementar medidas y pruebas de seguridad adecuadas, auditar regularmente la infraestructura y tomar medidas para mitigar las vulnerabilidades identificadas.

Descripción del riesgo:
Riesgo de falta de adopción por parte de los usuarios

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 89600

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Involucrar a los usuarios desde las etapas iniciales del proyecto, proporcionar capacitación y soporte continuo, comunicar los beneficios del sistema y abordar las preocupaciones de los usuarios.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Plataforma para la Integración del Informe Anual de Actividades en la UACJ

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Axios, VueJS, Froala, Vue-material, Html2PDF, Amcharts, Microsoft-graph, Laravel, Javascript

Link para consultar la aplicación*:
https://indicadores.uacj.mx/iaa

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Proceso Unificado de Desarrollo de Software (PUDS), Modelo-Vista-Controlador (MVC), Autenticación de usuarios, Control de acceso, Cifrado de datos, Auditoría y registro de eventos, Firewall y protección de red, Copias de seguridad y recuperación

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
API REST

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

PHP

MySQL

Apache

Tecnologías usadas:
CSS

Tecnologías usadas:
HTML

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación