PlatEPyF: Plataforma para el análisis de pertinencia y factibilidad de programas educativos en la UACJ.

Responsable: Katya Aimeé Carrasco Urrutia
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CIUDAD JUÁREZ (UACJ)
Categoría: Las TIC en la responsabilidad social

Resumen: La elaboración de los Estudios de Pertinencia y Factibilidad (EPyF) garantizan que los programas educativos (PE) cumplan con una formación académica de calidad, pertinente y alineada con las necesidades de la sociedad. Este proceso implica un análisis exhaustivo y transversal que evalúa la pertinencia social e institucional de cada PE, asegurando que el conocimiento generado beneficie a la comunidad y que se cuente con la infraestructura física y humana necesaria para atender a los estudiantes. Además, se examina la factibilidad del programa a nivel institucional, considerando las oportunidades laborales a nivel nacional y regional, así como el estado actual del PE en términos de perfil de egreso y contenido curricular. La realización de estos EPyF se enmarca en la normatividad institucional y el Sistema de Gestión de Calidad, garantizando que se cumplan los reglamentos establecidos para mantener una oferta educativa responsable y de calidad. Cada EPyF se revisa en un período mínimo de 28 días hábiles, demostrando el compromiso con la rigurosidad y la exhaustividad del proceso. El Desarrollar e implementar PlatEPyF permitirá optimizar y agilizar la elaboración de EPyF, aprovechando las tecnologías de la información para recopilar, analizar y visualizar datos. Esto reducirá los tiempos y recursos dedicados a la elaboración de EPyF, fomentando la toma de decisiones informadas y la mejora continua de los PE y beneficia a más de 46,000 personas y 126 programas educativos.

Necesidades que originan el proyecto: La responsabilidad social (RS), en Universidad Autónoma de Ciudad Juárez (UACJ) ha demostrado un enfoque centrado en el desarrollo integral de sus estudiantes y comunidades, cumpliendo con la normatividad institucional (NI) y el sistema de gestión de calidad (SGC). Su misión de formar ciudadanos éticos y comprometidos con el progreso de sus entornos refleja un compromiso con la RS. El análisis de sus programas educativos y la realización de Estudios de Pertinencia y Factibilidad (EPyF) son acciones encaminadas a garantizar una formación académica de calidad y, en cumplimiento con los estándares y reglamentos establecidos. Esto denota el ofrecer programas actualizados y pertinentes, lo cual tiene un impacto directo en la preparación de los futuros profesionales y su capacidad para contribuir al desarrollo de sus comunidades. La creación de una plataforma institucional para optimizar el proceso de EPyF demuestra una iniciativa para aprovechar los recursos de manera eficiente y maximizar el impacto de estos, alineándose con las mejores prácticas de SGC. Esta solución innovadora busca mejorar la gestión de los recursos y, en consecuencia, fortalecer la calidad y relevancia de la oferta educativa. Es por lo que la UACJ refleja un enfoque de RS al priorizar la formación integral de sus estudiantes, mantener una oferta académica pertinente y de calidad, y buscar soluciones innovadoras para optimizar sus procesos y recursos en beneficio de la comunidad, cumpliendo con la NI y el SGC.

Objetivo general: Desarrollar e implementar una Plataforma Integral para Estudios de Pertinencia y Factibilidad (PlatEPyF) que permita la recopilación eficiente de datos desde diversas fuentes institucionales, su análisis automatizado y la generación de informes de Estudios de Pertinencia y Factibilidad (EPyF) de manera ágil y optimizada. PlatEPyF integrara datos de los programas de seguimiento a egresados y empleadores (PlatEDI), trayectorias escolares (PlatTE), estadística 911 (PlatE911) y la Plataforma Cédula de Identificación de los Programas Educativos (PlatCIPE), con el fin de mantener una oferta educativa pertinente, actualizada y alineada con las necesidades del entorno, asegurando una formación académica de calidad y responsable. La PlatEPyF beneficiará a 126 programas, 62 de licenciatura con 36,734 estudiantes, 64 posgrados con 1,527 estudiantes, Coordinadores de programa, personal administrativo y alrededor de 8,546 aspirantes a la Educación Superior, brindando información valiosa para la toma de decisiones y la mejora continua de los programas educativos. Objetivos específicos: 1. Diseñar una arquitectura robusta, escalable y segura para la plataforma 2. Integrar automáticamente datos de fuentes institucionales como PlatEDI, PlatTE, PlatE911 y PlatCIPE 3. Desarrollar módulos avanzados para análisis, procesamiento y visualización de datos 4. Automatizar la generación de informes detallados y personalizados 5. Optimizar tiempos y recursos en la elaboración de EPyF.

Análisis del proceso actual
Determinar los requerimientos del sistema.
Análisis y diseño del sistema
Desarrollo del sistema
Pruebas e integración del sistema
Implementación y despliegue del sistema
Mantenimiento y Actualizaciónn

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Finanzas sanas
Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Contempla la cobertura social.
Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Diseño específico pero adaptable a otras instituciones educativas.
Disposición para transferencia de la práctica mediante documentación y acompañamiento.
Enfoque innovador que facilita la mejora continua de procesos académicos.
Beneficio para la toma de decisiones y la comunidad universitaria en general.
Diseño específico para la UACJ, requiere adaptaciones para otras IES.
Desafíos en la integración con sistemas existentes en otras instituciones.
Abordar los retos de escalabilidad y rendimiento en otras instituciones.

Dra. Katya Aimee Carrasco Urrutia: Subdirectora de Planeación de la Competitividad Académica
Mtra. María Esther Mears Delgado: Directora General de Planeación y Desarrollo Institucional
Ing. Jesús Arenas Martínez: Asistente de Automatización de Datos Académicos
Mtro. Cesar Alonso Rivas Flores: Asistente de Automatización de Datos Académicos
Mtra. Rosaura Gatica Castillo: Jefatura de Estudios para el Desarrollo Institucional
Mtra. Eunice Aranda Montoya: Jefatura de Estadística Institucional
Dra. Gabriela Montano Armendariz: Jefatura de Estudios de Pertinencia y Factibilidad

Descripción del riesgo:
Cambios en los requisitos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Algunas acciones a realizar son: Comunicación efectiva, Análisis de impacto, Evaluación de prioridades, Gestión del cambio, Flexibilidad en la planificación, Flexibilidad en la planificación, Negociación y acuerdos claros, Registro y seguimiento. Con esto minimiza su impacto negativo en el proyecto.

Descripción del riesgo:
Riesgo de incumplimiento de plazos

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar una planificación adecuada, asignar recursos suficientes, monitorear y controlar el avance del proyecto, realizar ajustes en la programación si es necesario.

Descripción del riesgo:
Riesgo de fallas en la seguridad de la información

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 569000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Implementar medidas y pruebas de seguridad adecuadas, auditar regularmente la infraestructura y tomar medidas para mitigar las vulnerabilidades identificadas.

Descripción del riesgo:
Riesgo de falta de adopción por parte de los usuarios

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 38400

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Involucrar a los usuarios desde las etapas iniciales del proyecto, proporcionar capacitación y soporte continuo, comunicar los beneficios del sistema y abordar las preocupaciones de los usuarios.

Nombre de la aplicación*:
Plataforma de Estudios de pertinencia y factibilidad de programas educativos en la UACJ.

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Axios, VueJS, Froala, Microsoft Graph, Laravel, Javascript, API Open AI.

Link para consultar la aplicación*:
https://indicadores.uacj.mx/platepyf

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Proceso Unificado de Desarrollo de Software (PUDS), Modelo Vista-Controlador (MVC) , Autenticación de usuarios, Control de Accesos, Anonimización de datos, Auditoría y registro de eventos, Firewall y protección de red, Copias de seguridad y recuperación

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Apache

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

PHP

MySQL

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Tecnologías usadas:
CSS

Tecnologías usadas:
HTML

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Tecnologías usadas:
API REST

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

La garantía del producto es de*:
3-5 años

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

Datos Generales

Alcance del proyecto

Beneficios esperados

Resultados

Lecciones aprendidas

Participantes

Documentos de apoyo

Riesgos

Aplicación WEB