Sistema Institucional de Gestión Estratégica

Responsable: Elisa Calderón Altamirano
Institución: UNIVERSIDAD VERACRUZANA (UV)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El Sistema Institucional de Gestión Estratégica es una plataforma tecnológica diseñada para automatizar la información de los diversos instrumentos de la planeación estratégica y táctica de la Universidad Veracruzana. Estos instrumentos incluyen el Plan General de Desarrollo (PGD), el Programa de Trabajo de la administración rectoral en turno (PT), así como los planes de desarrollo de las regiones, entidades académicas y dependencias universitarias. Una de las principales funciones del SIGE es facilitar la alineación entre estos instrumentos.Además de la captura automatizada de datos, el SIGE cuenta con un módulo dedicado al registro de avances en el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en los distintos planes y programas. Esto contribuye significativamente al proceso de seguimiento y evaluación institucional, permitiendo una gestión más eficaz y transparente. Otro aspecto destacado del SIGE es su módulo de visualización dinámica de indicadores. Este módulo proporciona información actualizada sobre los indicadores clave relacionados con el PGD, el PT y los planes de desarrollo, así como aquellos que abordan aspectos de cobertura institucional, diversidad social, género e inclusión. Esta funcionalidad permite una evaluación precisa del desempeño institucional en diversas áreas. Adicionalmente, el SIGE incluye un módulo específico para la presentación de estadísticas básicas que deben ser reportadas a la Secretaría de Educación federal y estatal.

Necesidades que originan el proyecto: El modelo de planeación institucional en la Universidad Veracruzana se encuentra regulado por el Reglamento de Planeación y Evaluación, el cual establece la planeación como un proceso fundamentalmente participativo, incluyente y transparente. Este enfoque tiene como objetivo principal contribuir al logro de los fines y funciones de la universidad, así como al cumplimiento de sus atribuciones. Con el propósito de fortalecer el seguimiento y la evaluación institucional, se ha desarrollado la plataforma tecnológica conocida como Sistema Institucional de Gestión Estratégica (SIGE). Esta herramienta proporciona una estructura que facilita la detección de oportunidades de mejora en las actividades universitarias, además de permitir la comparación y el análisis prospectivo de la información recopilada. El SIGE no solo simplifica la recopilación de datos, sino que también promueve la generación de información relevante para la toma de decisiones. Al facilitar el acceso a datos precisos y actualizados, esta plataforma contribuye significativamente a una gestión más eficiente y orientada hacia el logro de los objetivos institucionales. En resumen, el SIGE no solo simplifica la recopilación y alineación de los instrumentos de planificación estratégica y táctica de la Universidad Veracruzana, sino que también mejora significativamente el proceso de seguimiento, evaluación y presentación de información clave para la toma de decisiones.

Objetivo general: Contar con información pertinente y oportuna respecto de los avances en la planeación estratégica y táctica, que apoyen la toma de decisiones y fomenten la transparencia y rendición de cuentas a través de un sistema de información institucional.

Fase 1. Arquitectura de la solución, administración (perfiles, usuarios, sujetos obligados, calendarios), configuración (Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias e indicadores), seguimiento (autorización/validación del Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo y planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias).
Fase 2. Administración: notificaciones, registro de avances: Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias; seguimiento: Plan General de Desarrollo, Programa de Trabajo, planes de desarrollo regionales, de entidades académicas y dependencias; indicadores del Programa de Trabajo; documentos; y reportes.
Fase 3. Registro de avances: Plan General de Desarrollo, indicadores institucionales. Administración: edición de catálogos, indicadores transversales (distintos a los del Programa de Trabajo).
Fase 4. Reestructuración del registro de avances del Plan General de Desarrollo, validación de avances Plan de Desarrollo, Plan de Desarrollo Regional, Plan de Desarrollo de Entidad Académica, módulo dinámico de indicadores, atención a nuevos requerimientos.
Fase 5. Tablero para seguimiento de planes de desarrollo, reportes para seguimiento de Programa de Trabajo, reportes para seguimiento de planes de desarrollo, adecuaciones al módulo dinámico de indicadores (módulo de diversidad social, género e inclusión).

Asignación eficiente de los recursos
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Realizar pruebas de usabilidad periódicas con los usuarios finales durante el desarrollo para obtener retroalimentación temprana y realizar ajustes según sea necesario.
Estructurar la base de datos de modo que permita la optimización de la información.
Establecer un mecanismo para configurar los niveles y seguimiento de los planes y programas.
Realizar un diseño flexible de la solución a las necesidades presentadas.
Establecer estándares para la implementación de requerimientos que sean congruentes con lo registrado en el sistema.
El uso de la metodología SCRUM, favorece la inspección y adaptación continua, entrega priorizada de valor e incentiva la colaboración activa entre todos los miembros del equipo y la comunicación transparente.
Utilizar cifrado adecuado para proteger datos sensibles en reposo y en tránsito así como implementar una gestión segura de sesiones, utilizando tokens de sesión así como expiración de sesiones.
Utilizar principios básicos de usabilidad: diseño centrado en el usuario, simplicidad, consistencia, etcétera.
Permitir al usuario visualizar diferentes tipos de gráficos: líneas, barras, pastel, comparativos y cajas, además de permitir el filtrado de información dinámico lo que privilegia la interpretación de la información estadística.
Coordinar agenda con el área usuaria para el seguimiento al desarrollo del proyecto, ya que debido a la carga de trabajo se obstaculiza la atención adecuada y expedita en la entrega de requerimientos y realización de pruebas funcionales del sistema.
Manejar un lenguaje homogéneo con los usuarios operativos relacionados a la terminología como por ejemplo que es un indicador, lo que conlleva a socializar y contextualizar aspectos generales sobre lo que se va a desarrollar.
No contar con criterios definidos para el registro de información (avance de planes y programas).
Identificación y definición del seguimiento y visualización de los indicadores conforme a la periodicidad establecida, ya que de acuerdo a sus particularidades se configuran de forma independiente.
No definición de manera clara y precisa la relación de los documentos de planeación con el proceso de programación y desarrollo informático.

Jaqueline del Carmen Jongitud Zamora: Secretaria de Desarrollo Institucional
Cupertino Luis Serrano: Jefe del departamento de Estadística
Dacia González Cruz: Directora General de Tecnología de Información
Citlali Rodríguez Ceballos: Jefa de Departamento de Operatividad e Impacto de Redes y Telecomunicaciones
Raymundo Ochoa Catalina: Desarrollador de sistemas de información
Martín Alan Rodríguez Fisher: Desarrollador de sistemas de información
Raúl Díaz Jiménez: Desarrollador de sistemas de información
Gustavo Manuel Balderas Rosas: Director de la Unidad del Sistema Integral de Información Universitaria
Teresita de Jesús Méndez Rebolledo: Jefa del Departamento de Estudios para la Planeación, Desarrollo y Evaluación Institucional
Bárbara Vargas Vera: Jefa de Departamento de Operatividad e Impacto de Sistemas de Información y Portales

Descripción del riesgo:
Sistema informático liberado sin cumplir las especificaciones establecidas.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 105123

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Generar nuevas fases para desarrollar las adecuaciones necesarias.

Descripción del riesgo:
Sistema informático entregado con retraso en el tiempo establecido.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 52561

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas.

Descripción del riesgo:
Requerimientos funcionales establecidos con cambios de fondo constantes

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 105123

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Generar nuevas fases para desarrollar las adecuaciones necesarias.

Descripción del riesgo:
Retrasos en las pruebas funcionales

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 52561

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas.

Descripción del riesgo:
Retraso en la entrega de especificación de requerimientos.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 26281

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar ajuste en la liberación y captura de los planes y programas

Nombre de la aplicación*:
Sistema Institucional de Gestión Estratégica

Especficación técnica de la aplicación

IIS

Link para consultar la aplicación*:
https://dsia.uv.mx/sige

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
SCRUM

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Otro

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Internet Explorer

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

C#

Microsoft SQL Server

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

Tecnologías usadas:
Business Intelligence

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

Sistema Institucional de Gestión Estratégica

Datos Generales

Alcance del proyecto

Beneficios esperados

Resultados

Lecciones aprendidas

Participantes

Documentos de apoyo

Riesgos

Aplicación WEB