App UAEMéx, un acceso digital a tu Universidad

Responsable: Guillermina Pérez Martínez
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO (UAEMEX)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: La Aplicación Móvil UAEMéx cuenta con 13 servicios digitales: Consulta de calificaciones, calendario escolar, publicaciones, agenda cultural, deportes, comunicación universitaria, Uniradio, Potrobus, servicios universitarios, descuentos universitarios, credencial digital, notificaciones y preferencias. Desde su lanzamiento se han llevado a cabo acciones de mejoras a los servicios existentes y se han incorporado servicios nuevos. Lo que generan ahorro, integración de información, transparencia, mejora en los procesos, seguridad, por mencionar algunos. Las últimas novedades son: 1. Servicio de notificaciones: Informa de manera inmediata a la comunidad temas de importancia o impacto. 2. Servicio de la Credencial Digital: este servicio cuenta con mecanismos de seguridad que garantizan la autenticad de quien la presenta y su vigencia. Actualmente la comunidad universitaria cuenta con su credencial digital. 3. Servicio de Potrobus Digital: que publica en tiempo real las rutas de 38 protrobuses. Apoya a nuestra comunidad a organizar sus tiempos, genera seguridad en los traslados. 4. Servicio de Publicaciones Periódicas: permite a la comunidad de nivel medio superior consultar sus antologías a través de mecanismos seguros. 5. Inscripción de Talleres Culturales: un servicio semestral de inscripción. 6.Consulta en línea del catálogo de descuentos a universitarios. Se han realizado mejoras imagen, funcionalidad y tecnológicas. Contamos con poco más de 90,000 descargas.

Necesidades que originan el proyecto: La Aplicación Móvil UAEMéx se encuentra operando desde el año 2020, ésta integra servicios que facilitan a la comunidad y público en general tener a la mano información oportuna. A través de la alta dirección y de la comunidad universitaria se han identificado y solicitado el desarrollo y la incorporación de nuevos servicios, así como mejorar las ya existentes. Esto ha llevado que la Aplicación Móvil UAEMéx sea una plataforma tecnológica en continuo desarrollo. Posicionándose en nuestra universidad como un servicio institucional digital de uso cotidiano. El Reconocimiento ANUIES TIC que se otorgó a la Aplicacción Móvil UAEMéx en el año 2021, consolido aún más su uso, la motivación para fortalecerla y mantenerla activa dentro de la UAEMéx. El Servicio de Credencial Digital para alumnos, académicos y administrativos, fue todo un ¡BUM!, desde el apoyo total para su implementación, generando practicidad y ahorro de recursos. El servicio de Potrobus fue un requerimiento de los alumnos para conocer en tiempo real en donde se encuentran los Potrobuses, al día transbordan 12,000 usuarios. Por mencionar algunos servicios. Se han superado las expectativas, ya que desde el año 2021 a la fecha se tiene un incremento del 60% en descargas en tiendas. Se continúa impulsando su uso a través de la difusión, de incorporación de servicios, aplicación de mejoras tecnológicas, de proceso y de escucha de nuestra comunidad para identificar necesidades que esta solución pudiera cubrir.

Objetivo general: Impulsar a la App Móvil UAEMéx para ser una plataforma institucional que integra servicios digitales de impacto para la comunidad universitaria y público en general que permite contar con información oportuna, segura y dinámica del quehacer universitario.

• Iteración: Servicios digitales - Producción 4 de abril de 2022. Desarrollo y puesta en producción del Sistema web de servicios digitales. Es un sistema web que permite a usuarios de áreas estratégicas de la Universidad administrar información a publicar en la app. El sistema está diseñado para generar en el mismo sistema roles configurables (permisos). Coordinamos con diferentes Dependencias Universitarias para uso del mismo. Se elaboraron manuales técnico y de usuario. Se capacitó a usuarios.
• Iteración: Notificaciones Versión 3.4. Liberación del 22 al 28 de marzo de 2022. La app puede recibir notificaciones. Desde el sistema web de servicios digitales se administran las notificaciones: permite a la dependencia Universitaria de Comunicación enviar notificaciones en tiempo real para los alumnos que tengan instada la app UAEMéx iOS y Android. Coordinamos con diferentes Dependencias Universitarias para uso del mismo. Se elaboraron manuales técnico y de usuario. Se capacitó a usuarios.
• Iteración: Acceso digital, 27 de abril de 2022. Versión 3.5.1 Credencial digital. Publicaciones (antologías) en la app móvil. Permite consultar la vigencia de un alumno y mostrar una credencial con elementos de seguridad. Se realizaron actividades de prueba, difusión y lanzamiento de Acceso digital. Permite que los alumnos del nivel medio superior consulten sus libros de estudio, de acuerdo al proceso validado por la Universidad (pago, semestre, Unidades de aprendizaje inscritas y reprobadas).
• Iteración: QR y mejoras a la app móvil. Versión 3.5.3 - 9 de agosto 2022. QR de credencial alumnos y empleados. Mejoras de imágenes y funcionalidad, se cambió el nombre de la app a UAEMéx en tiendas. Permite consultar la vigencia de un empleado Universitario y mostrar una credencial con elementos de seguridad. Se realizaron actividades de prueba, difusión y lanzamiento de Acceso digital. Para ambos roles se agregó el QR en la credencial. Mejoras atendiendo a retroalimentación de alumnos.
• Campaña de actualización de fotografía para uso de la Credencial Digital. La Sría. de Administración de la Universidad a través de la Dir. de Comunicación Universitaria y la Dir. de Recursos Humanos lanzaron una convocatoria general a los empleados Universitarios para subir a un formulario una fotografía con características deseables para su uso en su credencial digital a lo cual la comunidad respondió favorablemente y se logró tener una foto reciente de los empleados. Fortaleciendo a la app.
• Publicidad y campañas de difusión de la App UAEMéx. Se han realizado diferentes publicaciones a lo largo del tiempo desde su lanzamiento en la versión 3.3 en abril de 2022 hasta la fecha de 28 de marzo de 2023, documentada en este apartado, sin embargo habrán de continuar. Las publicaciones incluyen carteles que se han pegado en los potrobuses, espacios Universitarios, y otros medios impresos pequeños, en los pasillos escolares, así como redes sociales y sitios web universitarios.
• Iteración App Potrobús Versión 3.5.5. Desplegada el 7 de oct de 2022. Se incluyen las siguientes: Se agrega funcionalidad para mostrar la ubicación del potrobús en tiempo real, mejoras de usabilidad y corrección de errores. Se hace uso de servicios de ubicación en el dispositivo de una app emisora llamada app Conductor del potrobús para que un alumno (en sesión) desde la app UAEMéx pueda consultar las rutas y la ubicación del potrobús en tiempo real, haciendo aún más eficiente el servicio.
• Iteración: App potrobús. Pruebas integrales y de campo. Se llevó a cabo la etapa de pruebas integrales (en oficina de DTIC) y posteriormente pruebas de campo en rutas piloto (pruebas beta). Se depuró en respuesta a errores encontrados en este proceso. Se realizó la gestión con la Dir. De transporte universitario de equipos celulares para los operadores de los potrobuses. Instalación de la app. Capacitación y soporte a operadores. Elaboración de video tutoriales y manual técnico.
• Iteración Talleres culturales. Versión 3.5.6. Desplegada el 1 de febrero de 2023. Inscripción a talleres culturales. Se cuenta con un proceso automatizado de punta a punta de los talleres culturales que se imparten en los espacios Universitarios como formación complementaria a los alumnos. La app cuenta con un apartado que se habilita al inicio de cada semestre para que los alumnos se inscriban a sus talleres, de manera segura y confiable. Simplifica procesos, reduce papel y ahorra costos.
• Iteración Descuentos universitarios. Versión 3.6. Desplegada 24 de marzo de 2023. La Universidad mantiene convenios con empresas, instituciones y comercios donde los universitarios tienen descuentos. La app tiene un módulo para consultarlos. Otras mejoras como: en rutas de potrobús se muestran los horarios de sábado y lunes a viernes, cuando se ingresa la credencial digital muestra el login si no ha iniciado sesión (short cut). Todo en respuesta a retroalimentación de alumnos.

• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Contempla la cobertura social.
• Estrategias de sustentabilidad
• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• Atracción de recursos externos
• La continuidad del negocio
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:
• La incorporación de un marco o metodología ágil nos ha permitido realizar lanzamientos de manera continua con funcionalidad nueva y mejoras para la aplicación, que dan atención a la comunidad universitaria en periodos cortos.

Buenas prácticas:

• El uso de una herramienta de repositorio de código y despliegue en ambientes de pruebas para back-end ha facilitado la integración de código y proceso de desarrollo y depuración del mismo.

Buenas prácticas:

• La ejecución de pruebas de campo para el componente de potrobús digital permitió la corrección de errores en tiempo de ejecución, se identificaron zonas de no corbetura que provocaban un funcionamiento incorrecto no identificado remotamente.

Buenas prácticas:

• La incorporación de una app móvil como herramienta de trabajo para los operadores del Servicio de Transporte Universitario Potrobús ha sido un impacto personal del uso de tecnología de vanguardia para ellos.

Buenas prácticas:

• Durante las pruebas de campo del potrobús, credencial digital, accesos digitales conocimos de manera vivencial la satisfacción y asombro de la comunidad. Se identificó una buena participación en las pruebas piloto.

Buenas prácticas:

• Aplicar dinámicas de encuestas de satisfacción del usuario en campo facilitan identificar áreas de oportunidad para la App Móvil.

Buenas prácticas:

• Armar campañas de sensibilización en redes sociales, como presenciales en los espacios académicos que difundan los servicios de la App Móvil permite ir institucionalizando el servicio. Por lo que, la disponibilidad del servicio empieza a ser importante.

Buenas prácticas:

• El compromiso de nuestros directivos fue y será un factor clave para el impulso de este proyecto.

• Pablo Gómez Lagunas: Líder Técnico
• Areli Fabila Núñez: Scrum Maste /Tester
• Noemí Guadalupe Rojas Sánchez: Desarrollador
• Saúl Arriaga Benhumea: Desarrollador
• Alfredo Mercado Rivas: Diseñador Gráfico
• Jesús Javier Vallejo Silva: Jefe del Departamento de Ingeniería de Software
• Guillermina Pérez Martínez: Jefa del Departamento de Gestión de Proyectos

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• statics/archivos/documentos_proyecto/Py294_2114184222-Anexo II Potencial de Transferencia v2.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py294_2155507722-SECRETARIO DE ANUIES.pdf
• https://appmovil.uaemex.mx/
• https://sa.uaemex.mx/dtic/
• https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=pfbid024MmefhE5cT2DEwj9TDhANQuaB1nxzspF6L1uYRfYCpn7tehdrnW1MMtw54fiYGFfl&id=1409986265879573&sfnsn=scwspwa&mibextid=RUbZ1f
• https://www.facebook.com/photo/?fbid=633470132158716&set=a.585925630246500

Descripción del riesgo:
La constante actualización de versiones del sistema operativos iOs y Android puede provocar desfase de tiempos de actualización de librerías para el proyecto.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Armar una nueva versión al plan, que informe de este desfase, ya que esta acción se genera por un factor externo.

Descripción del riesgo:
La necesidad de ocupar al recurso humano asignado al proyecto a otros proyectos provoca retrasos en las entregas de nuevas versiones.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Negociar con los usuarios una nueva fecha de entrega, debido a un desfase de proyecto por prioridades institucionales.

Descripción del riesgo:
Que el personal universitario no suba la información de registros nuevos a la App para su publicación va a provocar que la información no este actualizada.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Solicitar al usuario que regsitre información a la brevedad.

Descripción del riesgo:
La difusión dentro de la comunidad universitaria de la App UAEMéx provoca que los medios oficiales de comunicación del estado generen notas que no necesariamente son del todo verídicas, generando altas expectativas.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Fortalecer la difusión dentro de la Comunidad Universitaria para aclarar los alcances de la solución.

Descripción del riesgo:
El contar con un servicio de alto impacto dentro de la comunidad universitaria provoca que varios servicios institucionales deseen incorporarse lo que puede generar una solución compleja.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar un análisis de factibilidad de incorporación de nuevos servicios o buscar alternativas.

Descripción del riesgo:
La deficiente infraestructura tecnológica de conectividad en los accesos de los campus genera lentitud al consultar la credencial digital .

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Fortalecer la infraestructura de conectividad en los accesos a los campus.

Descripción del riesgo:
Los componentes de infraestructura donde se alojan y/o consultan servicios que se usan en nuestra app, se ven interrumpidos debido a actualizaciones y procesos de mantenimiento ya que en ocasiones son recursos compartidos con otros proyectos.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Solicitar la revisión de los servicios en el área de centro de datos para identificar porque se interrumpe el servicio y que realicen las acciones pertinentes asociados a esta interrupción.

Descripción del riesgo:
La generación de nuevos procesos no formalizados en los que interactúan varias direcciones para atender el servicio de Credencial Digital provoca confusión a la comunidad estudiantil que desea aclarar dudas o corrección de información.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Comunicar a la mesa de servicios de la DTIC de estas confusiones para que sean informados, así como enviar avisos de aclaración.

Descripción del riesgo:
La dependencia de servicios externos a la App Móvil que se encuentre deficientes o inhabilitados provoca un mal funcionamiento.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Esperar a que restablezca el servicio, ya que no depende de nosotros.