Reconocimientos

Afectaciones Presupuestales Electrónicas

 

Reconocicimientos ANUIES-TIC
Datos Generales
Responsable registro: Evangelina Murcia Villagomez
Institución: Universidad Veracruzana
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC

Contacto: Evangelina Murcia Villagomez, Directora General de Recursos Financieros, rfomperoza@uv.mx, (228) 8421700 Ext. 12532

Resumen: La “Afectación presupuestal” es el formato mediante el cual las entidades académicas y dependencias, con cargo al techo presupuestal asignado y con base en su programa operativo anual realizan trámites para solicitar la disposición de recursos.La “Afectación Presupuestal Electrónica APE” es la herramienta del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU), mediante la cual se gestionan las solicitudes de recursos financieros sujetos a comprobar, de manera electrónica y automatizada, afectando en tiempo real la disponibilidad de su presupuesto, permitiendo la optimización de tiempo y de recursos.Con esta herramienta la Universidad Veracruzana está a la vanguardia en materia de contabilidad gubernamental y electrónica entre los entes públicos obligados, dejando atrás el uso de papel, la firma autógrafa del titular de la entidad académica o dependencia para sustituirla por una autorización electrónica a través de la cuenta de correo institucional, lo que implica menos gastos de papelería; de viaje y de traslado; menos motivos de devolución, de forma y de fondo, por trámites no apegados a la norma.

Necesidades que originan el proyecto: *Mejorar y hacer más expedito el cumplimiento de las disposiciones en materia de contabilidad gubernamental.*Optimización de recursos humanos y financieros al reducir el tiempo utilizado por el persona para hacer trámites y facilitar el ejercicio del presupuesto.*Fortalecimiento de la sustentabilidad al eliminar el uso del papel*Reducción de devoluciones de trámites por incumplimiento de requisitos de forma y de fondo, o por no apegarse a la norma.*Simplificación, desconcentración y modernización.

Objetivo general: Mejorar considerablemente la gestión institucional para lograr el óptimo cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Título III de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, así como de la Ley General de Transparencia, mediante la sistematización, simplificación y automatización de los procesos de gestión a través de una estructura tecnológica moderna y robusta, asegurando el flujo transversal de información conforme se establece en el Plan de Trabajo Estratégico 2017-2021 de esta institución.
Alcance del proyecto
  • La automatización del proceso de recepción, registro y pago de gastos de la Universidad Veracruzana a través del sistema de Afectaciones Presupuestales Electrónicas sustituyó la entrega física y en papel de los trámites recibidos para pago, por lo que a partir del 26 de septiembre de 2016, esta solución tecnológica le ha permitido a la institución ahorrar recursos, optimizar tiempo y prestar un servicio con mayor calidad.
  • Análisis de la problemática: se realizó un levantamiento de información para identificar las causas que generaban retraso en la prestación del servicio y altos costos de operación, así como el impacto negativo en las operaciones adminsitrativas de la institución.
  • Análisis documental: se realizó una revisión de los documentos requeridos para el trámite de ejercicio del presupuesto. Identificando las causas más comunes de las inconsistencias, errrores y desviaciones de la norma.
  • Conceptualización y diseño de la solución tecnológica: en base a los resultados del análisis documental, revisión de la problemática y el modelado del proceso con un enfoque de simplificación, sistematizado y con medidas de control interno apegados a la norma, se realizó la especificación de las características funcionales que debería cumplirse, además de la adecuación de políticas, procedimientos y métodos de trabajo en la Dirección de Egresos.
  • Desarrollo de la solución tecnológica: a partir de la especificación de las características funcionales, se inició con un proceso de desarrollo iterativo de programación, pruebas técnicas, validaciones y atención de observaciones hasta obtener la aprobación del producto final. En algunos casos, surgieron nuevos requerimientos a partir de las validaciones y cambios en las regulaciones internas y externas (fiscales y de transparencia) que modificaron el alcance y especificación de procesos.
  • Implantación: se realizó la capacitación del pesonal de la Dirección Egresos y de los adminsitradores de las poco más de las 250 dependencias y entidades académicas de las 5 regiones de la universidad. Posteriormente, se puso en funcionamiento de manera simultánea a toda la comunidad universitaria, atendiéndose con toda oportunidad las incidencias naturales a las que se enfrentan los usuarios por el cambio en el modelo de operación de dicho proceso.
Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Finanzas sanas
  • Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
  • Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
  • Impulsa la transparencia institucional.
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Estrategias de sustentabilidad
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia
Población beneficiada:
  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes
Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:
  • Gestión del cambio adecuado.Plan de comunicación efectivo entre los diferentes niveles: operativo, táctico y estratégico.Patrocinio de los niveles jerárquicos superiores.Gestión del proyecto con un seguimiento permanente en su desarrollo y en producción
  • Limitaciones y dificultades:
  • Cambios de regulaciones que alargan el proceso de construcción del proyecto .
  • Saturación del personal que participó en el proyecto, por atención simultánea a otras actividades y proyectos en desarrollo.
  • Cambios en medidas de control que implican retrabajos en el desarrollo y construcción del proyecto
Documentos de apoyo
Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Modificaciones fiscales, legales y normatividad interna. Cambios en la estructura organizacional que obligarían a cambiar la configuración del sistema.Cambios de tecnología que implicara la reingeniería de la solución tecnológica.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 100000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Modificación de procedimientos, políticas y normatividad interna, así como de la plataforma tecnológica y configuraciones de la aplicación.

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Afectaciones Presupuestales Electrónicas (APE)

    Especficación técnica de la aplicación


    Lenguaje de desarrollo:
    Oracle Developer y Visual studio .Net

    Tecnologías usadas:
    Reporting Services de Microsoft

    Servidor de Aplicaciones:
    Oracle Aplicattion Server e Internet Information Server

    Link para consultar la aplicación:
    http://www.dsiasiiu.uv.mx/SIIU-Oas

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Metodologías de desarrollo propias basadas en metodologías de desarrollo ágil.

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Lenguaje de desarrollo:
    Otro

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Servidor de Aplicaciones:
    Otro

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Tecnologías usadas:
    JQuery

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Internet Explorer


    Oracle

    Mantenimiento del Producto


    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

Participantes
  • Patricia Arredondo Vargas: Jefa del Depto. de Analisis y Desarrollo
  • Ramiro Fomperoza Aguirre: Director de Egresos
  • Itza Magali Melgarejo Aguilar: Jefa del Depto. de Recepción e Información
  • María Teresa Jiménez Méndez: Jefa del Depto. De Revisión y Programación
  • María de Lourdes Rojas Mireles: Jefa del Departamento de Caja
  • Gustavo M. Balderas Rosas: Titular de la Unidad del Sistema de Integral de Información Universitaria
  • Monica Elizabeth Robles mendoza: Responsable del SIIU Finanzas
  • Rafael Gomez Quezada: Director de Sistemas de Información Administraticva
  • Veronica Sarmiento Orduña: Lider Técnico del Módulo