Responsable: Erika Sánchez Chablé
Institución: Universidad Autónoma del Carmen
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC


Resumen: La UNACAR decidió apostar desde hace algunos años por la sistematización de procesos mediante la creación de un Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA). En el mismo sentido se planteó en el sexto eje del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2013-2017 “Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente”, el impulsar el fortalecimiento de los procesos de gestión a través de la automatización y el desarrollo de sistemas de información, por lo que el SIIAA es de vital importancia para impulsar el plan. Este sistema integral cuenta con cuatro módulos: Sistema Financiero, Sistema de Control Escolar, Sistema de Recursos Humanos y el Sistema de Gestión Académica. Cada uno de estos módulos cuentan en la actualidad con diferentes funciones y opciones que apoyan la gestión institucional y cuyo universo de atención es de aproximadamente 13,500 usuarios.Como parte del proceso de mejora continua y en el marco del uso de las TICs en los procesos académicos y administrativos, se propuso iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel solo aplicable para aquellos documentos que establece la normatividad; por lo que tras el análisis de las tecnologías existentes, se decidió por la implementación de la Firma Electrónica Avanzada en módulos del SIIAA que permitieran eficientar tiempos de respuesta hacia los usuarios.

Necesidades que originan el proyecto: Para poder evaluar a los alumnos, los docentes utilizaban una plataforma en ambiente Web desarrollada de acuerdo a los requerimientos institucionales. Desde allí cada semestre se imprimían aproximadamente 2100 actas por triplicado. Al imprimir y firmar el acta, el docente las turna a la dirección de su escuela o facultad para que el director pueda firmar y dar certeza al documento generado. Las actas son turnadas a Control Escolar, quien las recepciona de acuerdo un calendario para su cotejo y resguardo. Uno de los problemas potenciales era el llevar un buen control sobre la impresión y firmado de las actas, ya que primero debían determinar el número de actas a imprimir por cada una de las escuelas y facultades y posteriormente esperar a que los responsables de esas dependencias las turnaran a Control Escolar para su correcto cotejo y resguardo; siendo esta tarea muy problemática al no contar con los elementos suficientes para dar un buen seguimiento al respecto, haciendo que la revisión de información se realizara de forma parcial o en el peor de los casos, no se realizara.Lo anterior generaba muchos inconvenientes siendo el principal, la corrección de notas por no tener un mecanismo de revisión de actas confiable, perjudicando principalmente al alumno, ya que las calificaciones finales plasmadas en el acta, impacta a otros procesos que dependen del mismo, como la impresión de boletas, impresión de certificados, reinscripciones, índice de aprobación, entre otros.

Objetivo general: Fortalecer el Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA) con módulos innovadores incorporando esquemas de identificación que apoyen sustancialmente la calidad de los procesos automatizados de gestión administrativa y académica, garantizando que los servicios sean mas eficientes a nuestra comunidad universitaria, incluyendo el cuidado del medio ambiente.

• Firma del convenio de colaboración de la UNACAR con la Dirección General de Tecnologías de la Información y la Comunicación (DGTIC) de la UNAM para la formalización de los trabajos de la segunda fase de la Firma Electrónica Avanzada UNACAR.
• Establecimiento del Comité Técnico de Firma Electrónica Avanzada, el cual es el responsable de la implementación de la Firma Electrónica Avanzada en la UNACAR.
• Establecimiento del Comité Operativo, responsable de la implementación operativa tecnológica de la Firma Electrónica Avanzada en la UNACAR.
• Elaboración de la normatividad institucional y reglas de operación propias.
• Instalación de infraestructura tecnológica y puesta a punto.
• Desarrollo e implementación de componente de Firma Electrónica Avanzada UNACAR.
• Desarrollo e implementación de Autoridad Certificadora UNACAR.
• Reingeniería del Sistema de Calificaciones Web 2.0 incluyendo la incorporación del módulo de Firma Electrónica Avanzada para el cierre de actas. Incluye el módulo de seguimiento y control para Control Escolar.
• Pruebas de las aplicaciones y puesta a punto.
• Entrega de Certificados de FEA UNACAR a usuarios (docentes).
• Capacitación a docentes con el uso de la nueva plataforma SisCa Web 2.0 y para el uso de la Firma Electrónica Avanzada.
• Inicio de operación de Autoridad Certificadora UNACAR, Componente de Firma UNACAR y Sisca Web 2.0

• Reducción en los costos en la Institución
• Atracción de recursos externos
• Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:
• Alianzas y convenios de colaboración con otras instituciones que tengan experiencia en el proceso y/o tecnología a implementar.

Buenas prácticas:

• Formar un equipo de trabajo comprometido con el proyecto incluido la alta dirección.

Buenas prácticas:

• Definir el alcance del proyecto y delimitarlo por fases.

Buenas prácticas:

• Capacitación del equipo técnico.

Buenas prácticas:

• Participación en convocatorias de fondos extraordinarios para obtención de recursos que permitieran adquirir la infraestructura y servicios necesarios para el proyecto.

Buenas prácticas:

• Formar un Comité de Firma Electrónica Avanzada UNACAR que dé certeza al proyecto y establezca políticas y lineamientos para su uso.

Buenas prácticas:

• Reingeniería del proceso y la aplicación que lo sistematiza.

Buenas prácticas:

• Capacitación a los docentes y administrativos en uso de FIRMA UNACAR.

Buenas prácticas:

• Implementación de infraestructura tecnológica de alta disponibilidad.

Buenas prácticas:

• Creación del portal informativo difundir el alcance del proyecto, proporcionar información adicional y preguntas frecuentes.

Buenas prácticas:

• Adopción del proyecto dentro de las estrategias del Plan de Desarrollo Institucional
• Incorporar la Firma Electrónica Avanzada sin antes haber realizado cambios en el marco normativo y en los procesos.
• Migración de método de encriptación.
• Adopción de uso de Firma Electrónica Avanzada por parte de usuarios con pocas habilidades tecnológicas.
• Presupuesto reducido para compra/renta de la infraestructura tecnológica necesario para la implementación del proyecto.

• Raúl Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas, CGTIC, UNACAR
• Faustino Sánchez Jiménez: Programador Analista, DDS, CGTIC, UNACAR
• Dony Alejandro Aké Pérez: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
• Jesús Manuel Esteban Zurita: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
• Lizbeth Angélica Barreto Zúñiga: Jefa del Departamento de Firma Electrónica Avanzada, DGTIC, UNAM
• Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de Tecnologías de la Información y la Comunicación, UNACAR

• statics/archivos/galeria_proyecto/Py73_2024475191-Img.jpg
• statics/archivos/galeria_proyecto/Py73_2043341872-Img.jpg
• statics/archivos/galeria_proyecto/Py73_1706547843-Img.png
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py73_2022203631-Informacion_AmpliadaProyecto.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py73_2022529602-OficioApoyoRectorUNACAR.PDF
• http://www.firma.unacar.mx/
• http://www.unacar.mx/transparencia/formatos/XXI/4to_informe_2016_2017_ult2.pdf
• https://www.facebook.com/1376984839199577/posts/1945949962303059/
• http://www.unacar.mx/planeacion/PDI/pdi.html

Descripción del riesgo:
Fallas de hardware en servidores de aplicación y/o base de datos.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aplicación de pólizas de soporte y mantenimiento de HW. Respaldos de los datos generados por los servidores.

Descripción del riesgo:
Fallas prolongadas en el suministro de energía eléctrica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Activación automática de las funciones de respaldo de energía de los UPS. Activación automática de la planta de energía instalada.

Nombre de la aplicación*:
Son tres aplicaciones: 1) Componente Electrónica Avanzada 2)Portal de Autoridad Certificadora (AC) Propietaria 3)Sistema de Calificaciones (SisCa) Web 2.0 con FEA

Especficación técnica de la aplicación

---

Lenguaje de desarrollo:
.Net , PHP, Java

Servidor de Aplicaciones:
JBoss para AC, IIS para Sisca y Apache para componente de FEA

Link para consultar la aplicación*:
https://charal.unacar.mx/sisca2l/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Metodología para el desarrollo de los sistemas en la UNACAR (Basado en SCRUM)

Propiedad intelectual y licenciamiento

---

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

---

Tecnologías usadas:
Web Services

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Lenguaje de desarrollo:
Otro


Oracle

Servidor de Aplicaciones:
Otro


Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

---

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Bootstrap

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

Responsable: Sergio Javier Uribe Nava
Institución: Universidad de Guadalajara
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC


Resumen: Este trabajo presenta la experiencia de la Universidad de Guadalajara en el desarrollo e implementación de un sistema integral considerado como un primer paso hacia la transformación digital de la Universidad: el Sistema de Ventanilla Virtual. Éste fue concebido como un gestor de trámites que contribuye a la simplificación administrativa, logrando un acercamiento entre las áreas administrativas y la comunidad universitaria, además de fortalecer la inclusión de los grupos vulnerables mediante la integración de software y hardware especializado para el mismo fin. En las diferentes etapas del proyecto, se utilizaron metodologías reconocidas a nivel internacional; siendo las más notables aquellas que cubren el ámbito de la administración y el desarrollo del proyecto: SCRUM® y PMBOK®. La combinación de ambas, ayudo a reducir el grado de incertidumbre existente para cumplir con éxito los objetivos establecidos.

Necesidades que originan el proyecto: La transformación digital marca un hito importante en las organizaciones, siendo un proceso disruptivo que transforma las instituciones mediante la incorporación de las tecnologías de información, con el objetivo de mejorar radicalmente su desempeño y la cobertura.La Universidad tiene claro que ante los avances tecnológicos y la constante demanda de la comunidad universitaria por más y mejores servicios tecnológicos, es imprescindible comenzar con la transformación digital. Es por ello que - con una clara visión de simplificación y mejora de los procesos administrativos - inició la trasformación de la Universidad en el segundo semestre de 2017, mediante el desarrollo e implementación de sistemas de información flexibles, que coadyuvan a la mejora continua de la institución, tal como el Sistema de Ventanilla Virtual Universitaria.Una de las necesidades recurrentes de la comunidad estudiantil es la generación de documentos académicos tales como kardex y constancias diversas, siendo estos requisitos para trámites tanto internos como externos, como ejemplo: solicitudes de becas, egreso y titulación, trámites legales.Con una matrícula alta y con características como la distribución de la Red Universitaria, la diversidad cultural y geográfica del estado, resulta impensable no considerar estrategias que tomen en cuenta las características y necesidades de la comunidad universitaria, para optimizar los espacios de atención y mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen.

Objetivo general: Uno de los objetivos de la Universidad hacia la comunidad universitaria es brindar a todos sus estudiantes condiciones equitativas de aprendizaje, independientemente de sus antecedentes sociales, culturales y de sus diferentes habilidades y capacidades (Universidad de Guadalajara, 2018). Por ello la institución desarrolla el Programa Institucional de Inclusión que apoya a distintos grupos vulnerables. El objetivo general del proyecto es diseñar y desarrollar un sistema de información flexible que implicara modernización, innovación y desarrollo tecnológico en la institución, enfocado a solucionar la gestión diaria de los trámites y servicios que se ofrecen a los estudiantes, mejorando el servicio y estableciendo un canal que les facilitará la interacción entre el personal administrativo y los estudiantes. Dicho sistema se enfoca en los estudiantes como principal objetivo, pero también da soporte y brinda apoyo al personal administrativo que lo opera incrementando la eficiencia en la utilización de los recursos. Como consecuencia se promueven espacios de participación y colaboración alineando esfuerzos para un mejor aprovechamiento de las TIC en todos los ámbitos. Con estas acciones se contribuye de manera directa a la misión de las IES, satisfaciendo las necesidades educativas con calidad, pertinencia y tecnología de manera oportuna, incluyente e innovadora.

• Surge como una estrategia para mejorar y eficientar el servicio a estudiantes y los procesos internos que permitan la simplificación de trámites.Contempla la creación de un sistema web, aplicación en kiosco y aplicaciones móviles que actúe como un punto de acceso que permita brindar servicios, optimizando los espacios para la atención de los universitarios.

• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• Mejora los servicios de información en las IES
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Contempla la cobertura social.
• Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
• Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Estudiantes

Buenas prácticas:
• Usar metodologías y marcos de trabajo probados de manera internacional para obtener resultados positivos, tales como PMBOK y SCRUM, los cuales nos ayudan a mantener la incertidumbre a un nivel mínimo, facilitando la gestión y desarrollo del proyecto.

Limitaciones y dificultades:

• El diseño del kiosco fue difícil porque se tuvo que considerar aspectos que fomentaran la inclusión como inclinación, altura, teclado braille y además de granizar su durabilidad y operación.

• David Armando Ríos Cervantes: Administrador de proyectos
• Luis Alberto Gutiérrez Díaz de León: Coordinador General
• José Edgar Fernandez Barba: Administrador de proyectos
• Myriam Natalia Lara Moncada: Desarrollador
• Miriam Elizabeth Huerta Raygoza: Administrador de proyectos
• Miguel Bogarin Frias: Desarrollador
• Raúl Davila: Diseñador
• Alejandro Moises Regín: Diseñador
• Sergio Javier Uribe Nava: Coordinador de Proyectos
• IVAN ANDRES CARRILLO BUSTOS: Tester
• LUIS CARLOS LUQUIN PÉREZ: Desarrollador
• JOSÉ LUIS ALONSO MIRAMONTES ROMERO: Diseñador
• ANA GABRIELA GUTIÉRREZ ROBLEDO: Desarrollador

• statics/archivos/galeria_proyecto/Py86_2030446021-Img.png
• statics/archivos/galeria_proyecto/Py86_2030446022-Img.png
• statics/archivos/galeria_proyecto/Py86_2030446033-Img.jpg
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py86_2030446031-Oficio.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py86_2030446032-Paper.pdf

Descripción del riesgo:
Adopción de nuevas tecnologías, insufuciencia de recursos, acceso a la infraestructura insuficiente y cambio en las prioridades de la institución.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Gestión de recursos con la alta dirección, prioridades y convenios de colaboración con otras universidades.

Responsable: Kimberly Puente Nuñez
Institución: Universidad Autónoma de Nuevo León
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC


Resumen: La Dirección de Tecnologías de Información (DTI), en su búsqueda constante de la mejora continua y en brindar Servicios de Tecnologías de Información de Clase Mundial a la Comunidad Universitaria, se establece como proyecto estratégico la adopción de "ITIL” el cual es un conjunto de mejores prácticas que ayudan a la gestión de servicios de TI, así como a su desarrollo y operación, mediante el ciclo de vida de los servicios el cual consiste en identificar las siguientes fases:•Estrategia del servicio•Diseño del servicio•Transición del servicio•Operación del servicio•Mejora Continua Posteriormente la DTI adapta los procesos de la organización a ITIL y logra tener las bases necesarias para la certificación ISO/IEC 20000-1:2011 (Estándar reconocido internacionalmente en Gestión de Servicios de TI), certificando 2 servicios en el año 2014; y posteriormente implementando el alcance de la certificación a 19 servicios certificados en 2018. El tener implementada esta certificación demuestra que se tienen procedimientos y controles adecuados para proporcionar servicios de calidad de TI coherentes y a un costo efectivo, además ofrece oportunidades para mejorar la eficiencia, fiabilidad y seguridad de los servicios

Necesidades que originan el proyecto: Debido a que la Visión de la DTI es proporcionar servicios de tecnologías de Información de Clase Mundial, que cumplen con las mejores prácticas y certificaciones internacionales, alineados a los programas institucionales establecidos en la Visión UANL 2020, la Alta Dirección consideró necesario que la entrega de nuestros servicios se basara en lo establecido en la Norma ISO/IEC 20000.

Objetivo general: Lograr que los 45 Servicios que brinda la Dirección de Tecnología de Información identificados como aplicables para ISO/IEC 20000, se certifiquen para el año 2020.

• Documentar 7 servicios bajo los procesos de ITIL.
• Auditoria ISO/IEC 20000-1:2011 para certificación de los 7 servicios y recertificación de 2 servicios iniciales.
• Identificar próximo grupo de servicios candidatos
• Documentar 5 nuevos servicios bajo los procesos de ITIL.
• Documentar 5 nuevos servicios bajo los procesos de ITIL.
• Auditoria de certificación de los 10 nuevos servicios y recertificación de los 9 servicios previamente certificados.

• Asignación eficiente de los recursos
• La continuidad del negocio
• Mejora los servicios de información en las IES
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Contempla la cobertura social.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Mejora en el servicio

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes

Buenas prácticas:
• Se homologaron documentos (políticas, planes, entre otros) lo cual permitió optimizar la consulta y la estructura documental de la organización.

Buenas prácticas:

• Se compartió con el equipo las experiencias de la certificación de los primeros servicios lo cual sirvió como apoyo y experiencia para los próximos grupos de servicios a certificar.

Buenas prácticas:

• Se identificó que no todos los servicios de TI son aplicables para la certificación de este estándar, debido a la naturaleza de los mismos.

• Alberto Zambrano Elizondo: Director de Tecnologías de Información
• Tomás Rodriguez Elizondo: Subdirector de Proyectos y Servicios
• Noel Hortiales Corona: Subdirector de Cómuto y Softwarw
• Jesus Valero Cantú: Subdirector de Telecomunicaciones
• Joaquín Huante Hernandez: Subdirector de Sistemas Académicos
• Gerardo Treviño Barrera: Subdirector de Sistemas Administrativos
• Graciela Cecilia Flores Reyes: Administrador de Servicios de TI
• Ana Alvarez Quiroz: Auditor Líder
• Rosa Maria Cavazos: Dueño de proceso
• Erika Ferral García: Dueño de proceso
• Flor Karina Bocanegra: Dueño de proceso
• Monica Garza Rodriguez: Dueño de proceso
• Victor Valdez Reyes: Dueño de proceso
• Gerardo Bernal Carranza: Dueño de proceso
• Alma Lopez Berrones: Dueño de proceso
• Kimberly Puente Nunez: Admonistrador de Proyectos
• Angel Mario Cantu: Dueño de servicio
• Sara Rodulfo Hernandez: Dueño de servicio
• Sara Rodulfo Hernandez: Dueño de servcio
• Pamela Reyna Santoy: Dueño de servicio
• Martin Ortiz Galvan: Dueño de servicio
• Javier Quiroga Garza: Dueño de servicio
• Manuel Rodriguez Morales: Dueño de servicio
• Humberto Orozco Barron: Dueño de servicio
• Victor Adiel Reyna Villarreal: Dueño de servicio
• Linda Lisbeth Gaxiola Lucio: Dueño de servicio
• Sergio Eduardo Rocha Mendoza: Dueño de servicio
• Joel Silva Zamarripa: Dueño de servicio
• Mayra Silva Almanza: Dueño de servicio
• Samuel García Gonzalez: Dueño de servicio
• Jaime Zamarripa Cervantes: Dueño de servicio
• Abel Castro García: Dueño de servicio

• statics/archivos/documentos_proyecto/Py40_1312004231-Cert. digital NMX1.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py40_1312004352-Cert. digital NMX2.pdf

Descripción del riesgo:
Resistencia al cambio por parte del personal de la DTI para incorporar las nuevas prácticas y certificación.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Campaña de difusión y concientización sobre los beneficios que nos provee contar con una certificación de este tipo

Descripción del riesgo:
Saturación del personal involucrado

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Negociar con las subdirecciones asignar un % de participación fijo para el proyecto

Descripción del riesgo:
Falta de presupuesto en los próximos años para cubrir las necesidades del proyecto

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Considerar en el presupuesto anual una partida para mantener la certificación e ir incrementado el número de servicios certificados

Descripción del riesgo:
Incorrecto entendimiento del estándar para llevar a cabo la adopción de lo procesos en la institución

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Tener capacitado y actualizado al personal por parte de los líderes del proyecto

Responsable: Evangelina Murcia Villagomez
Institución: Universidad Veracruzana
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC


Resumen: La “Afectación presupuestal” es el formato mediante el cual las entidades académicas y dependencias, con cargo al techo presupuestal asignado y con base en su programa operativo anual realizan trámites para solicitar la disposición de recursos.La “Afectación Presupuestal Electrónica APE” es la herramienta del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU), mediante la cual se gestionan las solicitudes de recursos financieros sujetos a comprobar, de manera electrónica y automatizada, afectando en tiempo real la disponibilidad de su presupuesto, permitiendo la optimización de tiempo y de recursos.Con esta herramienta la Universidad Veracruzana está a la vanguardia en materia de contabilidad gubernamental y electrónica entre los entes públicos obligados, dejando atrás el uso de papel, la firma autógrafa del titular de la entidad académica o dependencia para sustituirla por una autorización electrónica a través de la cuenta de correo institucional, lo que implica menos gastos de papelería; de viaje y de traslado; menos motivos de devolución, de forma y de fondo, por trámites no apegados a la norma.

Necesidades que originan el proyecto: *Mejorar y hacer más expedito el cumplimiento de las disposiciones en materia de contabilidad gubernamental.*Optimización de recursos humanos y financieros al reducir el tiempo utilizado por el persona para hacer trámites y facilitar el ejercicio del presupuesto.*Fortalecimiento de la sustentabilidad al eliminar el uso del papel*Reducción de devoluciones de trámites por incumplimiento de requisitos de forma y de fondo, o por no apegarse a la norma.*Simplificación, desconcentración y modernización.

Objetivo general: Mejorar considerablemente la gestión institucional para lograr el óptimo cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Título III de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, así como de la Ley General de Transparencia, mediante la sistematización, simplificación y automatización de los procesos de gestión a través de una estructura tecnológica moderna y robusta, asegurando el flujo transversal de información conforme se establece en el Plan de Trabajo Estratégico 2017-2021 de esta institución.

• La automatización del proceso de recepción, registro y pago de gastos de la Universidad Veracruzana a través del sistema de Afectaciones Presupuestales Electrónicas sustituyó la entrega física y en papel de los trámites recibidos para pago, por lo que a partir del 26 de septiembre de 2016, esta solución tecnológica le ha permitido a la institución ahorrar recursos, optimizar tiempo y prestar un servicio con mayor calidad.
• Análisis de la problemática: se realizó un levantamiento de información para identificar las causas que generaban retraso en la prestación del servicio y altos costos de operación, así como el impacto negativo en las operaciones adminsitrativas de la institución.
• Análisis documental: se realizó una revisión de los documentos requeridos para el trámite de ejercicio del presupuesto. Identificando las causas más comunes de las inconsistencias, errrores y desviaciones de la norma.
• Conceptualización y diseño de la solución tecnológica: en base a los resultados del análisis documental, revisión de la problemática y el modelado del proceso con un enfoque de simplificación, sistematizado y con medidas de control interno apegados a la norma, se realizó la especificación de las características funcionales que debería cumplirse, además de la adecuación de políticas, procedimientos y métodos de trabajo en la Dirección de Egresos.
• Desarrollo de la solución tecnológica: a partir de la especificación de las características funcionales, se inició con un proceso de desarrollo iterativo de programación, pruebas técnicas, validaciones y atención de observaciones hasta obtener la aprobación del producto final. En algunos casos, surgieron nuevos requerimientos a partir de las validaciones y cambios en las regulaciones internas y externas (fiscales y de transparencia) que modificaron el alcance y especificación de procesos.
• Implantación: se realizó la capacitación del pesonal de la Dirección Egresos y de los adminsitradores de las poco más de las 250 dependencias y entidades académicas de las 5 regiones de la universidad. Posteriormente, se puso en funcionamiento de manera simultánea a toda la comunidad universitaria, atendiéndose con toda oportunidad las incidencias naturales a las que se enfrentan los usuarios por el cambio en el modelo de operación de dicho proceso.

• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• Finanzas sanas
• Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
• Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
• Impulsa la transparencia institucional.
• Mejora los servicios de información en las IES
• Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Estrategias de sustentabilidad

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:
• Gestión del cambio adecuado.Plan de comunicación efectivo entre los diferentes niveles: operativo, táctico y estratégico.Patrocinio de los niveles jerárquicos superiores.Gestión del proyecto con un seguimiento permanente en su desarrollo y en producción

Limitaciones y dificultades:

• Cambios de regulaciones que alargan el proceso de construcción del proyecto .
• Saturación del personal que participó en el proyecto, por atención simultánea a otras actividades y proyectos en desarrollo.
• Cambios en medidas de control que implican retrabajos en el desarrollo y construcción del proyecto

• Patricia Arredondo Vargas: Jefa del Depto. de Analisis y Desarrollo
• Ramiro Fomperoza Aguirre: Director de Egresos
• Itza Magali Melgarejo Aguilar: Jefa del Depto. de Recepción e Información
• María Teresa Jiménez Méndez: Jefa del Depto. De Revisión y Programación
• María de Lourdes Rojas Mireles: Jefa del Departamento de Caja
• Gustavo M. Balderas Rosas: Titular de la Unidad del Sistema de Integral de Información Universitaria
• Monica Elizabeth Robles mendoza: Responsable del SIIU Finanzas
• Rafael Gomez Quezada: Director de Sistemas de Información Administraticva
• Veronica Sarmiento Orduña: Lider Técnico del Módulo

• statics/archivos/documentos_proyecto/Py70_2140547231-PRESENT-liberacion-ape-pdf.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py70_2140547232-Oficio Resp DGTI.pdf

Descripción del riesgo:
Modificaciones fiscales, legales y normatividad interna. Cambios en la estructura organizacional que obligarían a cambiar la configuración del sistema.Cambios de tecnología que implicara la reingeniería de la solución tecnológica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 100000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Modificación de procedimientos, políticas y normatividad interna, así como de la plataforma tecnológica y configuraciones de la aplicación.

Nombre de la aplicación*:
Afectaciones Presupuestales Electrónicas (APE)

Especficación técnica de la aplicación

---

Lenguaje de desarrollo:
Oracle Developer y Visual studio .Net

Tecnologías usadas:
Reporting Services de Microsoft

Servidor de Aplicaciones:
Oracle Aplicattion Server e Internet Information Server

Link para consultar la aplicación*:
http://www.dsiasiiu.uv.mx/SIIU-Oas

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Metodologías de desarrollo propias basadas en metodologías de desarrollo ágil.

Propiedad intelectual y licenciamiento

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Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

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Lenguaje de desarrollo:
Otro

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Servidor de Aplicaciones:
Otro

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Tecnologías usadas:
CSS

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
JQuery

Navegadores que soportan la aplicación*:
Internet Explorer


Oracle

Mantenimiento del Producto

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La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia