Innovación de la gestión mediante las TICreconocimientos 2019

Fomentando la cultura de la transparencia y el acceso a la información pública: Portal de Transparencia Universitaria de la Universidad Nacional Autónoma de México

Reconocicimientos ANUIES-TIC
Datos Generales
Responsable: Hugo Alonso Reyes Herrera
Institución: UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO (UNAM)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC
Contacto: Mtro. Hugo Alonso Reyes Herrera Subdirector de Sistemas Integrados Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación, Dirección de Colaboración y Vinculación Universidad Nacional Autónoma de México Teléfono: 56-22-35-98 Correo electrónico: harh@unam.mx

Resumen: Con el propósito fundamental de fomentar la cultura de la transparencia y el acceso a la información pública útil y abierta hacia la sociedad en general, la UNAM se enfocó en una transformación administrativa y logística para concentrar, validar y publicar la información de aproximadamente 200 áreas universitarias al respecto de sus actividades y el uso de los recursos como sujeto obligado. El Portal de Transparencia Universitaria (www.transparencia.unam.mx) cumple con las siguientes características: •1) Está diseñado con un enfoque orientado al lenguaje ciudadano. •2) Brinda un buscador personalizado a través de palabras claves y sinónimos asociados con cada una de las obligaciones. •3) El Portal se apoya para su funcionamiento, en un conjunto de sistemas y componentes interrelacionados, como son: a) el Repositorio de documentos complementarios, b) la Plataforma Universitaria de Transparencia y c) la Incorporación a la Plataforma Nacional de Transparencia (PNT). •4) Los responsables técnicos de las áreas concentradoras de información, se aseguran de que la información que se publica se encuentra actualizada.•5) La publicación de información en el Portal se realiza considerando interfaces intuitivas, con principios de usabilidad, diseño web responsivo y prácticas de experiencia de usuario probadas.•6) Debe contar con informes de cumplimiento periódicos por criterio de conservación.

Necesidades que originan el proyecto: De manera permanente, aún antes de ser sujeto obligado, la UNAM ha buscado mediante sus prácticas y Reglamentos internos, respaldar su compromiso con la sociedad de ser transparente y cumplir con su responsabilidad de rendición de cuentas mediante líneas revisadas y auditadas por terceros.En un análisis del año 2016, se detectó que la información que ponía a disposición la Universidad, se encontraba distribuida y publicada en los diferentes sitios web y plataformas que alberga la UNAM en más de 250 áreas universitarias. Este esquema complicaba al usuario para localizar la información que requiere de la Universidad, lo cual traía como resultado en que el usuario tuviera únicamente información parcial, contara con datos desactualizados, abandonara la búsqueda o propiciaba que existiera un aumento en las solicitudes de información de transparencia que le llegan a la Universidad.Para su solución, la UNAM, invitó a responsables técnicos de diez áreas claves para la publicación y actualización de la información relativa a las obligaciones de transparencia y, respaldando el ejercicio efectivo del derecho de acceso a la información, sentó las bases del proyecto del Portal de Transparencia Universitaria. Como parte de los criterios de éxito del portal, se definió que cumpliese con que el usuario que buscase la información, la pudiese consultar de manera gratuita, sencilla, con igualdad y sin distinción alguna, tomando como eje el derecho a la información pública.

Objetivo general: Mediante un ejercicio de coordinación institucional efectivo, fomentar la cultura de la transparencia, el acceso a la información pública y la protección de datos personales al publicar de manera útil y abierta hacia la sociedad en general y en cumplimiento de los criterios de conservación, mediante un Portal innovador (http://www.transparencia.unam.mx) que refleje la información en posesión de la Universidad Nacional Autónoma de México con la finalidad de ser transparentes en el uso de los recursos de la Federación asignados; conforme a los principios y bases establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública de la UNAM, la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como la demás normativa aplicable. Como parte de su objetivo, el Portal de Transparencia Universitaria debe contemplar vistas en la interfaz de usuario de las obligaciones de transparencia, tanto en una organización de datos de acuerdo con el Reglamento Interno de la UNAM, así como en cumplimiento cabal a la Ley General aplicable en la materia, en donde existen particularidades en la organización de los datos en cuanto a artículos, apartados y descripciones de formatos. De manera complementaria, debe permitir a los usuarios que consultan la información, filtrar la misma y tener la oportunidad de exportarla a archivos para los fines que este determine valioso.
Alcance del proyecto
  • Determinación del plan general de trabajo, establecimiento de los mecanismos de trabajo, responsabilidades y coordinación entre el Comité de Transparencia, Unidad de Transparencia, Áreas Concentradoras y la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación.
  • Análisis de los formatos de obligaciones de transparencia publicados desde la perspectiva legal y la información solicitada, para validar el alcance y semántica de lo solicitado en cada dato.
  • Identificación de las áreas universitarias que cuentan con dicha información para integrarla de manera centralizada en diez áreas concentradoras de información, partiendo que en la Universidad hay más de 200 áreas generadoras de información.
  • Realización de análisis de portales de transparencia y consulta de información a nivel internacional (benchmark) para recoger buenas prácticas para la elaboración del Portal de Transparencia Universitaria.
  • Elaboración de prototipos de interfaces de usuario e imágenes seleccionadas para dar forma al Portal de Transparencia Universitaria, para su validación por parte de las autoridades involucradas de la UNAM.
  • Diseño y entrega del modelo de datos y diccionario de datos de la Plataforma Universitaria de Transparencia y el Portal de Transparencia Universitaria.
  • Implementación del Repositorio General de Transparencia con la finalidad de que las áreas concentradoras puedan depositar sus archivos complementarios en formato PDF.
  • Acuerdo con los responsables técnicos de las áreas concentradoras, al respecto de los criterios para la digitalización y testado de los documentos (como actas, oficios, contrato, convenios, por mencionar algunos).
  • Elaboración de los programas automatizados para extraer la información de los archivos de formatos en obligaciones en Excel y pasar la información a la base de datos.
  • Asesoría técnica con los responsables técnicos de las áreas concentradoras de información, para orientarles al respecto del llenado de los formatos de obligaciones, en conjunto con la Unidad de Transparencia.
  • Instrumentación y liberación de la primera fase de la Plataforma Universitaria de Transparencia con la finalidad de habilitar la recepción de archivos de obligaciones por parte de las áreas concentradoras de la Universidad.
  • Creación de los textos, categorías, criterios de búsqueda y palabras clave de cada una de las obligaciones de transparencia, considerando prácticas de lenguaje ciudadano, para facilitar las búsquedas y mejorar la experiencia del usuario.
  • Elaboración de las imágenes representativas de cada una de las obligaciones de transparencia aplicables, así como incorporación de la funcionalidad de audio para la lectura de los textos que publica el sitio.
  • Entrega de la versión de publicación de datos que muestra el detalle de la información de cada obligación y período, como componente para integrar el Portal de Transparencia Universitaria. Este componente incluye búsquedas avanzadas, filtrado de datos, exportación de archivos, ordenamiento, entre otras características.
  • Diseño y construcción del Portal de Transparencia Universitaria, bajo prácticas de usabilidad, indexación, accesibilidad y diseño responsivo. Liberación validada por el Comité de Transparencia UNAM y la Unidad de Transparencia.
  • Elaboración de las guías de llenado de los formatos de obligaciones de transparencia, para que estos puedan ser importados sin error a la Plataforma Nacional de Transparencia; con el propósito de facilitar y agilizar la entrega y publicación de los datos.
  • Elaboración de los programas automatizados para validar los datos de dominio, valores y extensiones de los archivos de Excel de los formatos de obligaciones y pasar la información a la base de datos.
  • Desarrollo del mecanismo de actualización de archivos de obligaciones, con su correspondiente sustitución en la publicación en el Portal de Transparencia Universitaria. Esto con la finalidad de mantener la integridad de la información que se recibe, valida y publica.
  • Participar, junto con los responsables técnicos de las áreas concentradoras, en el ejercicio de retroalimentación de los formatos de obligaciones, buscando simplificar su llenado en seguimiento a la petición del INAI a la Unidad de Transparencia de la UNAM.
  • Corrección de validaciones y mecanismos de publicación, de acuerdo con la actualización en la publicación de la Plataforma Nacional de Transparencia
  • Elaboración de los reportes de seguimiento de cumplimiento en la entrega de formatos de obligaciones de acuerdo con su periodicidad y períodos de conservación aplicables.
  • Recopilación de las memorias de los responsables técnicos de las áreas concentradoras, para buscar mecanismos de mejora y simplificación para el cumplimiento de los formatos de obligaciones.
  • Incorporación del mecanismo de sustitución de archivos complementarios en el Repositorio de Transparencia Universitaria.
  • Revisión de la arquitectura de la solución de transparencia para hacerla más flexible y poder hacer frente a nuevos cambios normativos.
  • Actualización del modelo de bases de datos de la Plataforma Universitaria de Transparencia y del Portal de Transparencia Universitaria, derivado de la publicación de los nuevos lineamientos técnicos aplicables en 2018.
  • Cambio de los componentes de importación y validación derivado de los nuevos formatos de obligaciones que fueron asignados a la UNAM en respuesta a los nuevos lineamientos técnicos publicados por el INAI en diciembre de 2017.
  • Cambio del mecanismo de publicación de información del Portal para hacer uso de bases de datos No SQL, para brindar mayor flexibilidad a la plataforma y portal, en caso de que existan nuevos procedimientos normativos.
  • Actualización de la interfaz de publicación del Portal de Transparencia Universitaria para poder hacer convivir las obligaciones de transparencia del año 2017 y anteriores, así como las 2018 y posteriores.
  • Ajustes y actualizaciones en los procedimientos de importación y validación de archivos para dar cumplimiento a los nuevos cambios en los formatos de obligaciones por parte del INAI.
  • Actualización de los procedimientos de consolidación de archivos y servidores para aumentar la disponibilidad del Portal y contar con mecanismos de respaldo más frecuentes y confiables.
  • Se realiza el taller de transferencia de conocimiento y entrega de la documentación técnica respectiva al personal técnico de la Unidad de Transparencia de la UNAM.
Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsa la transparencia institucional.
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
  • Reducción de tiempos
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia
Población beneficiada:
  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes
Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:
  • Si la complejidad y tamaño del proyecto es alta, se sugiere dividir el proyecto en subproyectos y se establecer entradas y salidas específicas de cada uno, lo cual permite utilizar diferentes tecnologías y estrategias en equipos que trabajan en paralelo.
  • Buenas prácticas:
  • Definir institucionalmente la prioridad del proyecto ante todas las áreas participantes, permite realizar ejercicios de planeación, coordinación y atención mucho más claros y habilita lograr los resultados esperados.
  • Buenas prácticas:
  • En proyectos que utilicen diferentes tecnologías y ambientes, se sugiere utilizar herramientas y lenguajes multiplataforma para lograr una implementación exitosa.
  • Buenas prácticas:
  • En programas de alto alcance, se sugiere establecer mecanismos de comunicación y coordinación entre los diferentes equipos de trabajo para mantener un nivel de comunicación efectivo y ágil para responder a las oportunidades globales y locales
  • Buenas prácticas:
  • Establecer los mecanismos de intercambio de información y archivo en los cuales se comunican los cambios, ajustes en estrategia, desviaciones, requerimientos de recursos, entre otros, para evitar desperdicio, redundancia o desviaciones importantes
  • Buenas prácticas:
  • Planear esquemas flexibles de arquitectura y diseño para poder hacer frente a cambios importantes en las reglas de negocio que rigen el sistema. considerando un equilibrio entre el valor y costo de la solución.
  • Buenas prácticas:
  • Contar con un espacio de comunicación en que sea válido compartir: noticias del proyecto, inquietudes, recomendaciones, alternativas, entre otros; con la finalidad de mantener un canal efectivo y poder detectar oportunidades y facilitar tareas.
  • Buenas prácticas:
  • Compartir los elementos de negocio y técnicos con que se cuenta de un proyecto, para dar a los roles de diseño, servicios y arquitectura, la oportunidad de elegir la mejor plataforma tecnológica disponible para el proyecto.
  • Buenas prácticas:
  • Definir los criterios que se seguirán para generar ambientes de trabajo de desarrollo, pruebas, pre-producción y producción, con la finalidad de atender las necesidades de los equipos (aún para experimentar), sin perder el control de los ambientes.
  • Buenas prácticas:
  • En proyectos de alta complejidad, considerar perfiles específicos de documentadores que puedan generar la documentación mínima necesaria para que la solución sea útil, clara, mantenible; y que se lleve a la par del desarrollo del producto de software.
  • Buenas prácticas:
  • En proyectos de alta complejidad, se vuelve aún más valioso el uso homologado de estándares en los diferentes artefactos de software en el proyecto o programa. Esto permite una línea de claridad y previene posibles errores en el producto.
  • Buenas prácticas:
  • Establecer procesos claros para el uso de versionado tanto del código fuente como de la base de datos, para su uso por todos los integrantes técnicos del proyecto.
  • Buenas prácticas:
  • Programar reuniones de trabajo frecuentes entre involucrados de diferentes áreas y equipos de trabajo para mantener una comunicación cercana y cara a cara, lo cual permite tener una perspectiva y estrategia comunicada y compartida.
  • Buenas prácticas:
  • Dar tiempo de experimentación al interior de los equipos de trabajo, en bloques de tiempo definidos, lo cual brinda perspectiva para fortalecer competencias, conocimientos y poder hacer uso de nuevas herramientas y enfoques.
  • Buenas prácticas:
  • En los repositorios de archivos, generar estructuras homologadas y comunicadas que permitan su aprovechamiento y uso efectivo (de acuerdo con el nivel de acceso correspondiente definido).
  • Buenas prácticas:
  • Involucrar a perfiles de pruebas y/o aseguramiento de la calidad al interior de los equipos de trabajo desde el inicio, con la finalidad de poder mantener a estos especialistas con la perspectiva requerida y habilitar la preparación de sus productos
  • Buenas prácticas:
  • Estandarizar a nivel programa o proyecto, la forma en que se dará seguimiento y visibilidad a las actividades y entregables con la finalidad de tener un entendimiento global del estado y requerimientos de los mismos.
  • Buenas prácticas:
  • Privilegiar el diseño e incorporación de componentes dinámicos y/o flexibles para integrar la solución de software.
  • Buenas prácticas:
  • Conservar en mente las expectativas y la experiencia de usuario en el uso del producto de software, incorporando prácticas de usabilidad, visibilidad, accesibilidad, lenguaje ciudadano, por mencionar algunas.
  • Buenas prácticas:
  • Independientemente del ciclo de vida del producto, considerar el enorme valor de las pruebas de software y las revisiones de calidad como parte fundamental del desarrollo de un producto de software.
  • Buenas prácticas:
  • Utilizar configuraciones centralizadas que sean compartidas por todos los subproyectos o componentes del producto de software, evitar incluir especificaciones locales o personales.
Participantes
  • Ana Berenice Rodríguez Lorenzo: Técnico Académico
  • Alejandro Bsrradas Salinas: Becario
  • Roberto Arellano Jiménez: Becario
  • Alfredo Alonso Peña: Coordinador de sistemas
  • Franscisco Javier Fonseca: Titular de la Unidad de Transparencia
  • Dulce María Milián García: Becario
  • Felipe Bracho Carpizo: Director General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación
  • Juan Manuel Castillejos Reyes: Subdirector
  • Mario Alberto Arredondo Guzmán: Líder Técnico
  • Marcela Peñaloza Báez: Directora de Colaboración y Vinculación
  • Miguel Ángel Islas Flores: Técnico Académico
  • Heidi Alejandra Pérez Vera: Técnico Académico
  • Areli Vázquez Padilla Díaz: Técnico Académico
  • Luis Daniel Barajas González: Técnico Académico
  • Jorge Barrón Machado: Jefe de departamento
  • José Othoniel Chamú Arias: Técnico Académico
  • Susana Laura Corona Correa: Técnico Académico
  • Hugo Germán Cuéllar Martínez: Técnico Académico
  • Karla Alejandra Fonseca Márquez: Técnico Académico
  • Edgar Vargas Zermeño: Técnico Académico
  • María de los Ángeles Ingrig Sánchez Zarazúa: Técnico Académico
  • Alfredo Morales Sánchez: Desarrollador de software
  • Jonathan Leonardo Silva Blasio: Desarrollador de software
  • Jorge Alberto Vázquez González: Desarrollador de software
  • Cristhian Eder Alavez Barrita: Técnico Académico
  • Daniel Michael García Guevara: Probador de software
  • Fernanda Mañon Hernández: Probador de software
  • Liliana Rangel Cano: Jefe de departamento
  • Rosalia Rosas Castañeda: Probador de software
  • Hugo Alonso Reyes Herrera: Subdirector
  • José Luis Chávez Sánchez: Técnico Académico
  • Alberto González Guízar: Jefe de departamento
  • Silvia Osorio Gómez: Enlace con Transparencia
Documentos de apoyo
Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Que el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales cambie el mecanismo de publicación de datos en la Plataforma Nacional de Transparencia y que la forma en que se envían los datos actualmente cambie.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Valorar los mecanismos de publicación propuestos, para revisar el impacto de cambiar los mecanismos de publicación de información, dados los tiempos de actualización de las obligaciones.

    Descripción del riesgo:
    Que por normatividad, cambien los elementos de presentación y/o accesibilidad de los portales de transparencia, que indique alguna forma distinta para interactuar y visualizar la información.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Evaluar la especificación y alcance de los ajustes requeridos y evaluar el impacto de dicho cambio en los componentes de la solución de transparencia de la Universidad.

    Descripción del riesgo:
    Que exista algún cambio en la estructura de la Universidad en cuanto a su organización interna, que pudiese afectar el ejercicio de coordinación o flujo de consolidación de la información de las áreas universitarias que opera actualmente.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Podría darse un cambio que llevase a valorar la forma en que se tienen asignada la responsabilidad de la concentración y validación de las obligaciones de transparencia, pudiendo traer posiblemente el surgimiento de nuevos estatus o puntos de validación de los datos a considerar en el portal web.

    Descripción del riesgo:
    Que el Consejo Nacional de Transparencia autorice un cambio normativo que incremente o modifique la estructura de datos de las obligaciones de transparencia, o que se generen nuevos formatos aplicables para la Universidad.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Aunque se dejaron programas y estructuras flexibles, habría que modificar el diseño de bases de datos, así como modificar scripts de validación e importación. En la parte gráfica del Portal habría que revisar la categorización de la nueva información y su correspondiente estructura en texto y visual

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Portal de Transparencia Universitaria. La cual se apoya de la Plataforma Universitaria de Transparencia (www.plataformatransparencia.unam.mx), un Repositorio (www.repositoriotransparencia.unam.mx), un componente de importación y validación internos

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    MongoDB, Java, NodeJs, Python, Librerías Javascript

    Link para consultar la aplicación:
    http://www.transparencia.unam.mx

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 orientado a la administración de proyectos de software, prácticas de metodologías ágiles, así como prácticas de indexación, visibilidad, usabilidad y flexibilidad de la solución.

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    API REST

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Opera


    PHP


    PostgreSQL


    Apache


    Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    JQuery

    Tecnologías usadas:
    Framework MVC

    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación