Sistema de Correspondencia Institucional

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Guillermina Pérez Martínez
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO (UAEMEX)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El proyecto consiste en desarrollar e implementar una solución tecnológica en la UAEM para la gestión de la correspondencia institucional, que es soportada a través de una firma electrónica (ver a detalle el ANEXO E) en donde se especifica el alcance formal de la primera fase. Esta nueva versión tenía como alcance desarrollar los módulos de: acceso (a través del uso del LDAP), catálogos, envío, recepción, asuntos turnados, reportes. La Universidad cuenta con el uso de firma electrónica que se encuentra oficializada en gaceta, lo que permite ser utilizada como un medio oficial de firma en la UAEM, eliminando así la firma autógrafa.Los entregables principales del proyecto son: •Sistema de información web responsivo.•Aplicación móvil ejecutiva del SICOINS (para SO Android y IOS)•Capacitación de manera presencial y virtual•Generación de herramientas para autocapacitación (manuales de usuario, videotutoriales, videos de sesiones en videoconferencia).Dentro de las características principales e innovadoras que se ocuparon para este proyecto fueron:1.- Se utilizó la plataforma GitLab para un desarrollo ágil y para la automatización de los procesos de integración y despliegue continuo en ambientes de prueba y staging.2.- Uso del servicio de Firma Electrónica, servicio desarrollado por la UAEM. 3. Aplicación móvil nativa para dispositivos móviles con sistema operativo Android e iOS, dentro de sus funcionalidades permite el uso de la firma electrónica.

Necesidades que originan el proyecto: Una de las principales razones en la UAEM para llevar a cabo el proyecto, son los ahorros significativos al contar con esta solución, se llevó a cabo un caso de negocio en el año 2017, en donde de manera aproximada se identificó que: •Costo estimado anual de correspondencia en la UAEM (sin sistema) es de $14,506,990.72 •Inversión inicial requerida para el proyecto (SICOINS) es de $ 1,636,310.11•Ahorro estimado en costos de correspondencia en el primer año (con sistema) es de $ 12,870,680.61 •Costo estimado de correspondencia a partir del segundo año (operación del SICOINS) es $ 158,359.00 anuales. Sumando que la UAEM cuenta con 190 espacios universitarios distribuidos en el Estado de México, lo que el tiempo de entrega y respuesta de correspondencia no era inmediato, el uso de recursos tales como personal para la distribución de la correspondencia, papel, impresoras, tóner, autos, viáticos generaba gastos interesantes dentro de la UAEM.Por lo que los requerimientos principales fueron optimizar el proceso actual de envío y recepción de correspondencia (oficios, comunicado, etc.), controlar los documentos a través de un expediente digital (ubicación y estatus), eliminar los tiempos y costos relacionados al traslado de comunicados a nivel estatal, ahorro en papel y reducción de costos de papelería e impresión y validez institucional a oficios digitales mediante el uso de firma electrónica.

Objetivo general: Reducir costos en mensajería y uso de papel, agilizando la comunicación entre todos los espacios de nuestra Universidad, SICOINS busca mejorar la experiencia del usuario a través de un sistema amigable e intuitivo que facilita la operación diaria de comunicados y el seguimiento de asuntos turnados.

Alcance del proyecto

Fase 1 - INICIO: En el año 2016 se llevó a cabo el desarrollo de una nueva propuesta que dio un giro innovador con el planteamiento de nueva tecnología y la justificación a nivel organización del proyecto, el cual fue autorizado y el 25 de noviembre del 2016 se firma un acta de proyecto para desarrollar esta nueva versión.
FASE 1 - Cierre El 23 de marzo del 2018 se firma el acta de cierre del proyecto en su primera fase. Contando con los siguientes entregables: Sistema de Información con los módulos de acceso, catálogos, envío de comunicados, recepción de comunicados, así como la capacitación a espacios universitarios. En esta etapa el sistema era utilizado en el 59% de los espacios universitarios.
Inicio de operación del sistema a parir del 6 de octubre, con los alcances determinados en el acta de cierre de la Fase I.
En el año 2018, se da inicio formal a una segunda fase del proyecto, para desarrollar e implementar los módulos restantes del proyecto (Turnados, Reportes), así como mejoras al mismo. Teniendo com alcance desarrollar e implementar los asuntos turnados, reportes , desarrollo de mejoras y una estrategia de capacitación y difusión al interior de la UAEM para hacer uso del sistema de manera institucional.
Liberación y puesta en operación formal del SICOINS en su versión 2.1 que incluye las mejoras del sistemas, autorizadas en el año 2018.
En el mes de mayo se liberó la aplicación móvil ejecutiva para los SO Android e IOS, los cuales se han puesto a disposición de la comunidad universitaria para uso. Que facilitará a los directivos gestionar y firmar su correspondencia desde sus dispositivos móviles.
Actualmente: •Opera en 155 de 199 espacios universitarios de la UAEM, con el objetivo de cubrir el 100% de todos los espacios en este año.•Se tiene identificados 2088 usuarios potenciales, de los cuales tenemos activos en el sistema a 1462, se siguen sumando. •Desde su inicio a la fecha contamos con 28404 comunicados enviados.* Se llevó a cabo una segunda fase de capacitación tanto presencial como virtual, capacitando a 832 universitarios (aprox). * Continúan aplicando mejoras

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Mejora los servicios de información en las IES
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos

Lecciones aprendidas

El aprovechar herramientas de colaboración permitió agilizar el proceso de capacitación a usuarios finales mediante el manejo de grupos virtuales donde se comparten archivos, ideas, experiencias y a través de las videoconferencias.

Buenas prácticas:

La realización de visitas presenciales a los distintos espacios universitarios para capacitar o resolver dudas o dar asesorías en el uso del sistema permitió un mayor involucramiento y aceptación del sistema a nivel institución.

Buenas prácticas:

Se adoptó el marco de referencia de desarrollo ágil Scrum, adecuándolo a la capacidad de la universidad en cuanto a recursos, por lo que aunque no se utilizará el marco al 100%, fue de gran utilidad, para el desarrollo del producto.

Buenas prácticas:

El uso de herramientas de software de Integración Continua para el control de versiones y desarrollo de software colaborativo como Gitlab reducen tiempos en despliegues y pruebas, ya que es posible automatizar estas tareas.
Al inicio del proyecto no se contaba con todos los requerimientos y/o expectativas de los usuarios, lo que dificulto modelar la primera versión.
Al inicio del proyecto, a pesar de que se presentaron varios beneficios no todos los directivos lo impulsaron, lo que dificulto su implementación exitosa en la primera fase del proyecto.
El cambio de paradigma de usar firma autógrafa en la correspondencia, ha sido un tema no fácil de quitar. Se han tenido que llevar varias acciones desde nuestros directivos para impulsar la operación del sistema.

Participantes

David Alejandro Garduño Bernáldez: Administrador del Proyecto
Arturo Idegard Olivares López: Desarrollador
Pablo Gómez Lagunas: Desarrollador
Rafael Mercado Herrera: Desarrollador
Diana Gabriela Gómez Martínez: Desarrollador
Emmanuel Acevedo Díaz: Desarrollador
Areli Fabila Núñez: Desarrollador
Alfredo Palma Hernández: Administrador de Base de Datos
Gloria Jokebed Vázquez Hernández: Ingeniero de Seguridad
Silvia Araceli Flores Pérez: Ingeniero de soporte
Noemi Guadalupe Rojas Sánchez: Ingeniero de soporte
Juan Miguel Reyes Viurquez: Secretario de Administración de la UAEM
Marco Antonio Ramos Corchado: Ditrector de Tecnologías de la Información y Comunicaciones /Asesor
Guillermina Pérez Martínez: Jefa del Departamento de Gestión de Proyectos /Asesor
Jesús Javier Vallejo Silva: Jefe del Departamento de Ingeniería de Software /Asesor
Hugo Hernández Rodríguez: Jefe del Departamento de Estrategia Tecnológica / Asesor
Juan Pablo Coba Juárez Pegueros: Jefe del Departamento de Infraestructura Tecnológica /Asesor
Berenice Costales Reyes: Jefa del Departamento de Gestión de Servicios
Martha Elvira Matadamas Gomez: Jefa del Departamento de Capacitación
Edgar Javier Ramirez Medina: Administrativo
Javier González Martínez: Secretario de Finanzas /Patrocinador
Alberto Torres Gutiérrez: Ex director de TI / Promotor inicial
Gabino Peña Fuentes: Diseñador Gráfico

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Si se presenta un cambio de patrocinador del proyecto se tendrá que involucrar al nuevo patrocinador lo que impacta en el tiempo o alcance proyecto.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aceptar el riesgo: Presentar proyecto al nuevo patrocinador mencionándole beneficios, ahorros y compromisos para lograr su apoyo.

Descripción del riesgo:
Si los usuarios claves solicitan cambios en el alcance u objetivos del proyecto afectaran el costo o el tiempo.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aceptar el riesgo: Si se cambia el alcance u objetivos se deberá informar a la alta dirección y justificarlo con un documento de control de cambio de proyecto explicando las razones, involucrados y variables que se verán afectadas (costo o tiempo o ambos) y sus nuevos valores.

Descripción del riesgo:
Si hay variación o problemas en el desempeño del sistema debido a la infraestructura tecnológica generará inconformidad del usuario.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Compartir el riesgo: Gestionar con la alta dirección la adquisición o mejoramiento de infraestructura más robusta a corto plazo o buscar la mejoras en los servicios relacionados al sistema.

Descripción del riesgo:
Si se presenta una resistencia al cambio por utilizar una firma electrónica generará que los usuarios no usen el sistema al 100% y no se cumpla con el objetivo.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Compartir el riesgo: Informar a la alta dirección del riesgo para en conjunto con ellos se emitan comunicados o decretos oficializando el uso de la firma electrónica e invitando al personal administrativo a usarla.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Sistema de Correspondencia Institucional

Especficación técnica de la aplicación

PUMA, NGINX

Link para consultar la aplicación*:
https://correspondencia.uaemex.mx/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Para la gestión del proyecto se utilizó el PMBOK v5 y para la construcción del sistema se utilizó el marco de referencia de desarrollo ágil de software Scrum. Se utilizó la plataforma GitLab para un desarrollo ágil desarrollo ágil.

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

Ruby

MySQL

Otro

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
API REST

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

La garantía del producto es de*:
No hay garantía

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Se desconoce

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Sólo para el primer o segundo periodo (año/mes)