Sistema de Selección de Cursos en el proceso de reinscripción en la Universidad Autónoma del Carmen

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Erika Sánchez Chablé
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARMEN (UNACAR)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: Con el único propósito de brindar a los estudiantes de la Universidad Autónoma del Carmen servicios de calidad, se realizó una mejora sustancial al proceso de reinscripción denominado selección de cursos, a través de una reingeniería del mismo así como de la aplicación web, incorporando mecanismos como la firma electrónica avanzada en la aprobación de los horarios por parte de los gestores de los programas educativos, permitiendo disminuir el tiempo de respuesta del proceso y mejorando la experiencia de nuestros usuarios.

Necesidades que originan el proyecto: Como parte del proceso de mejora continua y en el marco del uso de las TIC en los procesos universitarios, se planteó dentro del PDI la estrategia de “Modernizar los módulos que conforman el Sistema Integral de Información Administrativa UNACAR” dando especial atención al mejoramiento del servicio del módulo de control escolar que permita operar de forma adecuada y ágil durante los períodos de inscripción y reinscripción. En 2017, se aprueba por parte del Consejo Universitario un nuevo Modelo Educativo, que se sustenta en la filosofía de la educación para toda la vida y en la formación integral de los estudiantes. El proceso de cambio de modelo ha requerido del desarrollo de nuevas habilidades por parte de los estudiantes y los profesores. Este modelo pretende formar al estudiante considerando tres atributos primordiales: curriculum flexible, formación integral y sistema de créditos. El estudiante podrá decidir el tiempo que le llevará concluir su programa educativo pudiendo adelantar cursos, talleres o actividades de formación integral, de acuerdo a su capacidad y posibilidades, lo que finalmente se traduce en una reducción o aumento en el número de semestres en los cuales podrá finalizar su carrera. Dado lo anterior se requería que la plataforma donde los alumnos realizan su selección de cursos respondiera a estos nuevos requerimientos además de garantizar el acceso a la información sin importar el número de usuarios concurrentes e incorporando mecanismos como la FEA.

Objetivo general: Mejorar los tiempos de atención y respuesta que se traduzcan en una administración eficiente del proceso de selección de cursos (reinscripción), mediante el aseguramiento del acceso a la plataforma sin importar el número de usuarios conectados de manera concurrente aumentando el grado de satisfacción de los estudiantes en el uso del sistema de selección de cursos y mejorando la interacción entre los estudiantes y los gestores de programas educativos.

Alcance del proyecto

Primera fase - Formación de un comité multidisciplinario integrado por la Dirección de Control Escolar, Secretaría Académica, Tesorería y la Coordinación General de Tecnologías de la Información y la Comunicación para hacer un análisis y mejorar el proceso de reinscripción de vital importancia para nuestros estudiantes y gestores de programa educativo.
Establecer la política institucional de cumplimiento obligatorio del calendario de captura de calificaciones parciales y finales por parte de los docentes, establecido por la Dirección de Control Escolar aplicando las sanciones pertinentes para aquellos docentes que no cumplieran en tiempo y forma.
Se establece el acuerdo de aperturar los sistemas de cobro en línea y el sistema de cobro en efectivo (caja universitaria) con anticipación a las fechas del periodo de reinscripción.
Campaña de sensibilización dirigida a los estudiantes sobre la importancia de evaluar a los docentes con la finalidad de tener esos indicadores en los tiempos pertinentes.
Se establece que la planeación de la oferta de cursos a nivel institucional se realice al menos un mes antes del proceso de selección de cursos.
Reingeniería del Sistema Institucional de Selección de Cursos (SISEC) con la finalidad de presentar un diseño más amigable al usuario.
Se propone que varios de los procesos que ejecuta la plataforma pueda ser calculada y validada con anterioridad para solo tomar los datos de las vistas generadas en las bases de datos, dentro de las cuales se encuentran: índice de aprobación de cursos del semestre inmediato anterior, materias reprobadas 4 veces, evaluación del docente, entre otras.
Creación de una base de datos única con buena capacidad de atención transaccional para no tener problemas de conexión o saturación del uso de los recursos.
Fase de pruebas con grupos piloto.
Liberación de la primera fase del proyecto (periodo de reinscripción agosto 2018).
Aplicación de encuesta para conocer las opiniones de nuestros estudiantes y dar seguimiento al proceso.
Segunda fase - Retroalimentación de la operación del sistema y de los cambios en el proceso tomando en cuenta las sugerencias de los diversos actores que intervenían en el mismo como los gestores de programa educativo, estudiantes, personal de la Dirección de Control Escolar y directores de escuelas y facultades.
Se determina realizar cambios en la plataforma de acuerdo con los resultados obtenidos en el periodo anterior, estableciendo un acuerdo para un pre-registro de los docentes de HSM que se postularán para el periodo escolar correspondiente, y que puedan ser tomados en cuenta como candidatos para profesores en la captura de la plantilla.
Incorporación de la firma electrónica avanzada en el módulo de aprobación de carga horaria por parte de los gestores.
Realizar campaña en redes sociales para informar a los alumnos de los cambios en el proceso para el periodo Febrero 2019, además de servir como apoyo a alumnos que presentaran alguna problemática.
Se crea en la aplicación móvil del alumno el módulo de recepción de horarios aprobados con firma electrónica avanzada, incorporándole código QR para hacer el trámite de refrendo de credenciales sin utilizar impresión en papel.
Fase de pruebas con grupo piloto.
Liberación de la segunda fase del proyecto (periodo de reinscripción febrero 2019).
Aplicación de encuesta para conocer las opiniones de nuestros estudiantes y dar seguimiento al proceso.

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
La continuidad del negocio
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Mejora los servicios de información en las IES
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Por ser un proceso que implica el compromiso de diversas áreas universitarias, uno de los retos era precisamente definir los roles y responsabilidades de cada una de ellas y documentarlas para poder dar el seguimiento adecuado.

Buenas prácticas:

Una parte importante de la implementación fue el compromiso de la alta dirección por emprender cambios en la forma en la que se ejecuta la gestión a través de procesos automatizados para ofrecer un mejor servicio de acuerdo a los estándares de calidad ...

Buenas prácticas:

a los que se apega la institución a través de su Sistema de Gestión de la Calidad y que se plantearon en el PDI vigente. Es así como los principales aciertos para el éxito del proyecto fueron:

Buenas prácticas:

Formar un equipo de trabajo multidisciplinario comprometido con el proyecto. El comité estuvo integrado por la Dirección de Control Escolar, Secretaría Académica, Tesorería y la Coordinación General de TIC.

Buenas prácticas:

Definición de roles, responsabilidades y calendario de actividades.

Buenas prácticas:

Documentación del proceso.

Buenas prácticas:

Realizar una reingeniería del Sistema Institucional de Selección de Cursos (SISEC) con la finalidad de presentar un diseño más amigable al usuario.

Buenas prácticas:

Hacer partícipes a los gestores de programa educativo en el proceso de la reingeniería del SISEC.

Buenas prácticas:

Incorporación de pago en línea y su verificación en la aplicación, así como la opción de generación de referencia para pago en sucursales bancarias de la reinscripción.

Buenas prácticas:

Incorporación de la Firma Electrónica Avanzada en el módulo de aprobación de horarios de los estudiantes por parte de los gestores, evitando que se tuviera que imprimir como requisito para su aprobación.

Buenas prácticas:

Planeación efectiva en la oferta de cursos la cual deberá estar lista al menos un mes antes del proceso de selección de cursos.

Buenas prácticas:

Automatización de un módulo a la Coordinación General de Recursos Humanos en donde tentativamente se anexen los maestros de nueva contratación para los cursos que sean necesarios, haciendo más dinámico el proceso de creación de grupos.

Buenas prácticas:

Revisión de los procesos en la Base de datos, para que se calcularan y validaran con anterioridad a la apertura del SISEC para solo tomar los datos de las vistas generadas dentro de las cuales se encuentran índice de aprobación de cursos del semestre.

Buenas prácticas:

Creación de una base de datos única con capacidad de atención transaccional para no tener problemas de conexión.

Buenas prácticas:

Incorporación del personal de Comunicación Social para el apoyo de difusión de información en los diferentes medios oficiales incluyendo redes sociales.

Buenas prácticas:

Crear en aplicación móvil del alumno, el servicio de recepción de horarios aprobados con firma electrónica avanzada, incorporándole código QR para hacer el trámite de refrendo de credenciales sin utilizar impresión en papel.

Buenas prácticas:

Creación de una guía de preguntas frecuentes que sirviera como apoyo al administrador de redes sociales para orientar a los estudiantes en sus dudas y que sirviera como primer filtro de atención.
Falta de planificación de los cursos genéricos (oferta limitada de cursos ante una alta demanda).
Falta de alineación del calendario de contratación de docentes y el calendario de formación de grupos.

Participantes

Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de Tecnologías de la Información y la Comunicación, UNACAR
Raúl Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas - CGTIC
Faustino Sánchez Jiménez: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
Jesús Manuel Esteban Zurita: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
Luz Argentina Sánchez Jáuregui: Programador Analista, DDS, CGTIC, UNACAR
José Eduardo Córdoba de la Rosa: Coordinadora General de Tecnologías de la Información y la Comunicación, UNACAR
Elizabeth Ojeda Castillo: Directora de Control Escolar

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Falta de conexión a Internet

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 150000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
- Habilitación de enlace secundario.- Operacion local.

Descripción del riesgo:
Falta de planeación en la creación de la oferta del periodo.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Las facultades y academias deberán agregar cursos a la oferta con atención a los alumnos que no pudieron cargar cursos en el periodo posterior a la selección (ajuste de carga) a través del sistema SUCE+.

Descripción del riesgo:
Daño de los servidores (BD y aplicación).

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 66115

Acción a realizar(en caso de presentarse):
- Aplicación de póliza de soporte.- Habilitación de servidor de respaldo.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Sistema Institucional de Selección de Cursos

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
OpenSSL

IIS

Link para consultar la aplicación*:
https://robalo.unacar.mx/nsprecargaf19/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Scrum

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Otro

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Internet Explorer

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

.Net

Oracle

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Bootstrap

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

La garantía del producto es de*:
permanente

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto