Oficina Virtual: Trámites en Línea para estudiantes de la UAGro





Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: ROSENDO GUZMAN NOGUEDA
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE GUERRERO (UAGro)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: La oficina virtual es un conjunto de herramientas tecnológicas basadas en software desarrolladas con la finalidad de acercar los trámites y servicios a lo estudiantes de la UAGro. Permitiendo que a través de un portal y una aplicación móvil puedan iniciar y dar seguimiento a un conjunto de actividades escolares evitando con esto costos de traslado, copias, pero sobre todo la posible intervención de "coyotes" y seguramente actos de corrupción. Inicialmente el proyecto nace en 2011 con la necesidad de implementar preregistro y registro en línea de aspirantes de nuevo ingreso a la UAGro. Es hasta 2016 cuando se toma la iniciativa de automatizar completamente el proceso de nuevo ingreso como parte de la mejora continua del SGC al se un proceso certificado bajo la norma ISO9000. Posteriormente se agregan los trámites de Inscripción, Servicio Social y Prácticas Profesionales, entre otros, dando cabida a la implementación del expediente digital del estudiante. El 27 de Julio de 2018, a través de la Oficina virtual, se genera el primer título firmado digitalmente, realizado acorde a los lineamientos emitidos por la DGP de la SEG, a la fecha se han emitido poco mas de 24,000 títulos y el proceso de entrega pasó de 6 meses a solo 15 días hábiles. A partir de esta fecha se incorpora el uso de la Firma Electrónica Avanzada en otros trámites, sin embargo es a partir del inicio de la pandemia del COVID-19 que la Institución se ve en la necesidad de ampliar la gama de trámites en línea.

Necesidades que originan el proyecto: La automatización de procesos administrativos utilizando sistemas de información facilitan y hacen mas eficiente el funcionamiento de una entidad y mejoran la atención de quienes usan sus servicios, esto es posible a través de su desarrollo e implementación en conjunto con otras herramientas tecnológicas aprovechando al máximo el crecimiento de la conectividad.La UAGro atiende 105,000 estudiantes activos (90,000 propios y 15,000 de escuelas afiliadas) al inicio del ciclo escolar 2022-2023, quienes realizaban la mayoría de sus trámites de manera personalizada y presencial, requiriendo en ocasiones transporte y gasto en copias fotostáticas para cumplir los requisitos estipulados con la normatividad universitaria, usualmente se enfrentaban a la siguiente problemática: Exigencia presencial. Documentos físicos, siendo necesario el gasto en copias. Poca información en las escuelas. Largos periodos de respuesta. Mínima o nula interacción con el estudiante en el transcurso del tramite. Costos y tiempo de traslado. Perdida de tiempo por bloqueos o suspensión de actividades. Posibles actos de corrupción para acelerar trámites. El estudiante es la materia prima de toda entidad educativa y este debe ser puesto en primer plano para que la función de la institución sea cumplida. Actualmente la Ofician Virtual se encuentra en fase de renovación, con la integración de nuevos módulos, se decidió realizar una reestructuración completa usando nuevas tecnologías y una arquitectura moderna.

Objetivo general: Implementar un conjunto de herramientas tecnológicas desarrollas utilizando nuevas tecnologías y metodologías de desarrollo basadas en estándares, a través de las cuales permitan brindar atención personalizada, rápida y expedita de los trámites y servicios que realizan los Estudiantes de la UAGro.

Alcance del proyecto
  • Desarrollar el módulo de Registro y Preregistro de Aspirantes de nuevo ingreso a las distintas unidades académicas de la UAGro
  • Desarrollar el módulo de seguimiento de Aspirantes de nuevo ingreso aceptados, hasta concluir con la inscripción como alumno de la institución.
  • Desarrollo del Módulo de Servicio Social y Prácticas profesionales
  • Desarrollo del módulo de seguimiento y expedición del Título Electrónico
  • Implementación de la Firma Electrónica Avanzada en el módulo de Servicio Social y Prácticas profesionales, así como la integración y validación del expediente en formato digital. Este proceso termina con la emisión de la constancia correspondiente en formato digital.
  • Desarrollo de el módulo de solicitudes de trámites para autorización de titulación en sus diversas modalidades para todos los niveles educativos y recuperación de permanencias. Este módulo incluye la emisión de solicitudes de recuperación de pasantía, baja temporal, baja definitiva.
  • Reestructuración de la Oficina Virtual para actualizar las tecnologías de desarrollo utilizadas y mejorar las funcionalidades de atención al estudiante.

Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Finanzas sanas
  • La continuidad del negocio
  • Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
  • Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
  • Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsa la transparencia institucional.
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
  • Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio

Población beneficiada:

  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes

Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:

  • Una de las principales lecciones aprendidas, es que la mejora continua debe ser día a día. Sobre todo cuando se trata de atención a los estudiantes. Nada esta de mas y nadas es menos los usuarios agradecerán que se piense en ellos siempre.
  • Buenas prácticas:

  • Es casi imposible desarrollar aplicaciones 100% funcionales, las condiciones de accesibilidad y conectividad en una entidad federativa como Guerrero, son un punto en contra, que se deben tomar en cuanta a la hora del desarrollo.


Participantes
  • M.C. ALEJANDRO BUENO ACUÑA: DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR
  • M.C. JOSÉ GUADALUPE ARIZMENDI JUÁREZ: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMACIÓN ESCOLAR
  • M. EN C. JAVIER CATALÁN JULIAN: RESPONSABLE TECNOLÓGICO
  • ROSENDO GUZMAN NOGUEDA: RESPONSABLE TECNOLÓGICO
  • DR. JAVIER SALDAÑA ALMAZÁN: ASESOR
  • ENRIQUE CATALÁN NAVARRETE: DBA
  • DR. JAVIER SALDAÑA ALMAZÁN: ASESOR
  • RUBEN DARIO HERNÁNDEZ GONZÁLEZ: JEFE DE DEPARTAMENTO DE NIVEL SUPERIOR Y POSGRADO
  • M.C. CLAUDIA ANDREA DE LA TORRE AGUILERA: JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN ESCOLAR
  • Q.F.B. ZEYRI DENIZ RODRIGUEZ CHAVEZ: JAFA DEL DEPARTAMENTO DE TITULOS Y GRADOS ACADÉMICOS
  • C.P. LUIS ALFREDO ABARCA GALICIA: ASESOR TECNICO Y DESARRALLADOR
  • FRANCISCO ARAUJO DIAZ: DESARROLLADOR
  • VICTOR MANUEL SANTAMARIA ACEVEDO: DESARROLLADOR
  • M.C. CLAUDIO FLORES SEEFOO: ASESORE EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES


Documentos de apoyo

Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Perdida de conectividad

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 1

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Servicio redundante de enlaces de internet

    Descripción del riesgo:
    Falla de energía para los servidores

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    La implementación de planta de energía y equipos UPS

    Descripción del riesgo:
    Ataque para robo de datos

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 1

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Implementación de medidas de prevención de ataques, Implementar buenas prácticas en el desarrollo de software seguro

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Oficina Virtual

    Especficación técnica de la aplicación



    PHP, NodeJs, React, NextJs

    Tecnologías usadas:
    GraphQL, Docker, TypeORM, PHP Symfony, React Native


    Node Express, GraphQL, Nginx, Apache

    Link para consultar la aplicación:
    pendiente (se pondra enlaces a la versin 1.0 y a la crsin 2.0)

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Arquitectura de Software MVC, Buenas prácticas en desarrollo seguro, Buenas práctica de desarrollo de software

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Internet Explorer

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Opera


    Otro


    Oracle


    Otro


    Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    Herramienta para visualización de mapas

    Tecnologías usadas:
    Firma electrónica

    Tecnologías usadas:
    Web Services

    Tecnologías usadas:
    Framework MVC

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia