Aplicación Móvil – UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO (UAEMEX)





Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Guillermina Pérez Martínez
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO (UAEMEX)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El proyecto participa en la categoría de la Innovación de la Gestión mediante las TIC, estamos proponiendo un nueva forma de proporcionar información o servicios a la comunidad universitaria y público en general desde una aplicación móvil institucional. Su objetivo principal es facilitar información y servicios de nuestra universidad a través de una forma intuitiva y agradable. Cuenta con los siguientes apartados: mis calificaciones, calendario escolar, cultura, museos, deportes, rutas en donde se calcula los tiempos hacia los espacios académicos, a las bibliotecas dentro de CU y las paradas del Potrobús, el apartado de comunicación universitaria permite estar en contacto con la UAEM y con nuestro Rector a través de las redes sociales, vincula a los canales de radio y televisión. En preferencias, permite configurar accesos institucionales. El apartado de servicios de impacto y apoyo proporciona información relevante para el alumno. Los apartados actuales se seleccionaron de una lista de requerimientos que la UAEM considera relevante proporcionar de una manera ágil, sin la necesidad de entrar a diversas plataformas, se pretende concentrar servicios que son de alto impacto y uso para los alumnos, que le faciliten sus actividades. Nuestra población objetivo son alumnos (aprox. 90,000), profesores, administrativos y público en general. Actualmente, contamos con descargas en Android de 17829 y iOS de 3290, se continua trabajando para liberar una nueva versión.

Necesidades que originan el proyecto: A finales del año 2013, la UAEM inicio con el desarrollo de una aplicación móvil dirigida a la comunidad universitaria con el objetivo de que el alumno consulte sus calificaciones desde una aplicación móvil, con el sustento de que un alto porcentaje de alumnos cuentan con un dispositivo móvil. Esta primera versión, se colocó en tiendas de Android e iOS . Sin embargo, posteriormente no se incorporaron nuevas funcionalidades, ni innovación. Hasta finales del año 2019, la alta dirección solicita impulsar una nueva versión de la aplicación. Como universidad, se identifica que la comunidad universitaria requiere contar con medios digitales que permitan en tiempo real conocer servicios universitarios de una forma segura y ágil. Por lo que, se pretende desarrollar una nueva versión, de tal forma que proporcione servicios digitales a la comunidad universitaria. La aplicación nos apoyará a resolver temas como consulta de calificación de una forma ágil y amigable, la anterior versión necesitaba de mejoras en funcionalidad. Se identifica que será de utilidad que el alumno cuente con información en tiempo real de las rutas del Potrobús, y así organizar sus tiempos para hacer uso del transporte. La necesidad de promover la cultura, deporte, servicios relevantes a través de otros medios. Así como facilitar el acceso a las redes sociales universitarias y aumentar la audiencia de Uniradio, entre otras, que bien una aplicación móvil universitaria puede cubrir.

Objetivo general: Contar con una nueva versión de la aplicación móvil de la UAEM que ofrezca a la comunidad universitaria hacer uso de servicios digitales de utilidad y apoyo, que les permita tener información oportuna, de una forma sencilla, amigable e intuitiva.

Alcance del proyecto
  • Se llevaron a cabo las actividades de inicio del proyecto: integrar y preparar el equipo de trabajo, gestionar los recursos de infraestructura para el ambiente de desarrollo, definición del alcance y sus entregables del proyecto, identificación inicial de requisitos del proyecto y del producto, de riesgos y elaborar el plan de proyecto en alto nivel, definición de los marcos de trabajo, integrando la información en la acta de proyecto. Definición de las primeras historias de usuario.
  • Sprint 1, se desarrolló: la interfaz gráfica institucional, reproducir el streaming de Uniradio , abrir aplicaciones de Twitter y Facebook o link con las redes oficiales Universitarias, presentar la ubicación y datos de contacto de todos los espacios universitarios y bibliotecas UAEM, presentar un listado en texto de las rutas del Potrobús, en un mapa, sus paradas y horarios, calcular la la ruta desde la ubicación del dispositivo móvil hacía un espacio universitario o parada de Potrobús.
  • Sprint 2, ajustes a la interfaz gráfica, desarrollo de: sesión del alumno con datos de Control Escolar, el alumno pueda consultar sus datos personales, planes de estudio, calificaciones de periodo actual y anteriores, el alumno pueda consultar desempeño e indicadores de periodo actual y anteriores, agenda mensual de los eventos culturales por categorías, instrucciones para cambiar contraseña de correo electrónico de alumnos y clave de acceso a Control Escolar, mostrar calendario escolar.
  • Sprint 3, ajustes a la interfaz gráfica, desarrollo de: pantalla de inicio o arranque de la app, mostrar aviso de privacidad al solicitar datos de sesión, mostrar imagen de eventos deportivos. abrir aplicaciones de Twitter y Facebook o link con las redes oficiales del Rector, agregar link a UAEMéx TV, módulo de preguntas frecuentes por secciones de servicios al alumno con buscador de palabra clave, módulo de Acerca de la App.
  • Sprint 4, ajustes a la interfaz gráfica, se llevaron a cabo pruebas de interfaz y funcionalidad con los departamentos de gestión de proyectos e ingeniería de software. Las personas que probaron dieron su reporte de la experiencia de usuario y bugs. Con base en lo anterior se llevaron a cabo ajustes. Se agregó link al sitio web de la Revista Universitaria, el reglamento y código de ética para el uso de Potrobús. Se iniciaron ajustes a los sistemas que alimentan a la aplicación móvil.
  • Liberación de la aplicación móvil: Con base a los desarrollos realizados y probados se lanza la nueva versión de la aplicación móvil en las tiendas de Android e iOS. Esta versión previamente fue validada por los directores de Comunicación Universitaria y de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Se da por concluida la primera fase de proyecto para su operación y se da inicio a la segunda fase, que incluye mejoras y nuevas funcionalidades.
  • Difusión: Posterior a la liberación de la aplicación móvil, se han venido desarrollando diversas actividades de difusión de la App UAEM, se desarrolló un video promocional de la aplicación. De los meses de marzo 2020 a la fecha se han venido llevando a cabo campañas de difusión de la aplicación en diversos medios: correos institucionales, redes sociales, sitios web de la TIC, periódicos locales, etc.

Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Atracción de recursos externos
  • Mejorar los servicios de información en las IES
  • Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • Constituir la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
  • Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora en el servicio

Población beneficiada:

  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes

Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:

  • El uso de marcos de trabajo agiles, como lo es Srcrum permitieron una buena comunicación y retroalimentación del equipo de trabajo y contribuyeron llevar el desarrollo del proyecto al cumplimiento de sus objetivos.
  • Buenas prácticas:

  • Conocer opiniones, a través de cuestionarios de la aplicación, permite identificar áreas de oportunidad. Se llevó a cabo un cuestionario en línea para conocer su opinión de la aplicación móvil e identificar mejoras, que como equipo no visualizamos.
  • Buenas prácticas:

  • El estar en comunicación continua con los usuarios que son dueños de algún servicio en la aplicación móvil, facilitó automatizar su servicio, y estarlo probando durante un tiempo considerable para identificar posibles problemas o mejoras (caso cultura)
  • Buenas prácticas:

  • Durante el desarrollo del proyecto se consolidó la comunicación e intercambio de ideas entre el equipo de trabajo, lo que permitió trabajar abiertamente y apoyarnos como equipo. Esto fue a través de dinámicas en las reuniones de retrospectiva.
  • Buenas prácticas:

  • El contar con dueño de producto con el perfil de tecnología y que conozca las diferentes áreas de la UAEM, permite identificar los servicios de impacto y apoyo relevantes para incluir a la aplicación móvil de una manera ágil, y sin generar burocracia.
  • Buenas prácticas:

  • El tema de COVID-19, permitió el trabajo de manera remota y se identificaron nuevas formas de trabajo a través de TEAMS. Estuvimos trabajando de manera eficiente.
  • Buenas prácticas:

  • Herramientas tecnológicas tales como Gitlab, Docker permitieron trabajar de manera colaborativa para el desarrollo del producto y generar documentación del proyecto de manera eficiente, así como la integración continua.
  • Buenas prácticas:

  • Permitir que con este tipo de proyectos, los alumnos puedan hacer su servicio social o prácticas profesiones es una buena práctica, solo hay que considerar su curva de aprendizaje.
  • Se tuvieron personas de servicio social para el desarrollo del producto, que no contaban con los conocimientos para el desarrollo en soluciones móviles, esto extendió la entrega del proyecto. Por lo que, hay que considerar la capacitación previa.
  • El tema político en nuestra institución, no permitió lanzar una difusión masiva en tiempo y forma de la solución. Agregar un plan de gestión del cambio, que considere el involucramiento de los interesados.
  • El poco recurso de personal para el desarrollo, dificultó las entregas en tiempo, el personal se asignaba a otros proyectos, luego regresaban al proyecto. Por lo que se sugiere, apostar por un equipo con un compromiso fijo al proyecto.
  • Los cambios de políticas en las tiendas, son impredecibles, nos sucedió en una tienda, en donde no autorizaron subir la aplicación, hasta no cumplir con ciertos ajustes. Por lo que se sugiere considerar tiempos para este tipo de eventualidades.
  • El módulo de Potrobús e identificador digital desarrollados, no fue posible implementarlos por COVID-19, se requería de que los autobuses universitarios estuvieran en circulación. Se deben considerar los factores ambientales en los proyectos.
  • La falta de infraestructura tecnológica tales como dispositivo móviles, equipos de desarrollo con características acorde al desarrollo de producto dificultaron las tareas de programación y pruebas.


Participantes
  • Celeste Ramírez Hernández: Enlace de la Dirección General de Comunicación Universitaria
  • Guillermina Pérez Martínez: Jefa del Departamento de Gestión de Proyectos
  • Jesús Javier Vallejo Silva: Jefe del Departamento de Ingeniería de Software
  • Areli Fabila Núñez: Scrum Master / Ingeniera de Calidad
  • Pablo Gómez Lagunas: Líder técnico
  • Francisco Arturo Hernández González: Ingeniero de Calidad
  • Arturo García Gutiérrez: Desarrollador
  • Daniel García Portillo: Desarrollador
  • Clemente Claudio Flores: Desarrollador
  • Noemí Gpe. Rojas Sánchez: Ingeniera de Centro de Datos
  • Adolfo Vega Perzabal: Ingeniero de Base de Datos
  • Gloria G. Vazquez Hernández: Ingeniera de Seguridad
  • Gerardo Mercado Hernández: Diseñador Gráfico
  • Alfredo Mercado Rivas: Diseñador Gráfico


Documentos de apoyo

Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Los cambios de reglamento en las tiendas de IOS o Android puede afectar o atrasar las entregas, ya que se pueden afectar la programación desarrollada.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Atender las solicitudes de las tiendas, para desplegar para cada liberación en informar a los usuarios clave si existiera un retraso en la entrega.

    Descripción del riesgo:
    No difundir oficialmente la aplicación móvil UAEM porque aún no cubre las expectativas de los patrocinadores

    Impacto: Bajo

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 7607

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Promover que el proceso de revisión del producto en el área de calidad sea lo más exhaustivo para que cuente con el mínimo de errores

    Descripción del riesgo:
    La falta de conocimiento técnico para cumplir con los requisitos establecidos puede afectar el alcance, o el tiempo de entrega por asignar tiempo a investigar, desarrollar e implementar estas funcionalidades.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 9025

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Dar tiempo necesario dentro del sprint en curso para llevar a cabo las actividades necesarias de investigación. Fomentar la apertura y trabajo en equipo para compartir información.

    Descripción del riesgo:
    El equipo de trabajo que está contratado se encuentra atendiendo otras actividades por lo que, si surgiera una indicación de atender algún otro proyecto con mayor prioridad, este proyecto se verá afectado en los tiempos.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

    Costo asociado($): 8826

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Reprogramar las fechas de entrega del proyecto y comunicar a los interesados clave.

    Descripción del riesgo:
    El contar con un equipo de trabajo con personal de servicios social o no contratado, se tiene el riesgo de no cumplir con los trabajos en los tiempos acordados debido a que tendrán que atender temas escolares.

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 10000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Las actividades que los compañeros del servicio social no puedan cumplir por temas escolares se pasarán al siguiente sprint.

    Descripción del riesgo:
    Que la contingencia por COVID continué en el 2021 y no se permita lanzar la aplicación móvil del Potrobús antes de que termine la Administración actual

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Dejar todo preparado y documentado para que la nueva administración adopte el proyecto y sea implementado con éxito

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