Datos Generales
Responsable: MONICA SISSY VELA LARIOS
Institución: UNIVERSIDAD POPULAR AUTÓNOMA DEL ESTADO DE PUEBLA (UPAEP)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC
Resumen: Tablero de indicadores que facilita la visualización y seguimiento del avance alcanzado de cada objetivo estratégico y específico de acuerdo a las metas anuales establecidas en el plan de desarrollo institucional.El Plan de Desarrollo Institucional UPAEP es una herramienta fundamental para la toma de decisiones con base en el conocimiento previo de la realidad, para orientar las acciones presentes y prever sus consecuencias. Está formado por 10 objetivos estratégicos y 50 objetivos específicos, los cuales están medidos por 141 indicadores.Se desarrolló de forma colaborativa con la participación de rectoría, vicerrectorías, direcciones generales y plataforma tecnológica, integrando múltiples fuentes de información, incorporando mecanismos para alimentar indicadores que por su naturaleza hoy en día no pueden ser totalmente automatizados.Adicionalmente, como alcance se consideró un proceso de envío automático por correo electrónico de los datos actualizados al año vigente, en el cual se adjunta un archivo PDF, en donde se muestra el avance respecto a la meta del año vigente semaforizado y el avance respecto a la meta del año objetivo planteado (2023). La información es enviada a los directores generales, decanos y directores académicos, donde cada uno recibe los datos de los indicadores que corresponden al área bajo su dirección además de los datos globales de la institución.
Necesidades que originan el proyecto: Cada año las áreas que integran la Red Directiva revisan las metas derivadas de indicadores institucionales, así mismo se evalúa en su conjunto el plan de desarrollo institucional en tres periodos previos a la fecha en que culmina la Visión Rumbo al 50 Aniversario (2023). Para realizar dicha revisión de forma periódica, se necesitaba consolidar en una sola fuente toda la información de las diferentes áreas institucionales. De esta manera se podría dar el seguimiento oportuno al avance de cada uno de los objetivos estratégicos y específicos, así como también permitiría a cada responsable ajustar y/o definir a tiempo los planes tácticos-operativos para el logro de las metas.
Objetivo general: Fortalecer la adopción del plan de desarrollo institucional por parte de la comunidad mediante la implementación de una plataforma institucional integral, que muestre los resultados de los indicadores contenidos en los objetivos estratégicos, y sus avances hacia las metas alineadas a la Visión Rumbo al 50 Aniversario (2023).
Alcance del proyecto
- Etapa 1: Definición de indicador, criterio, fuente, responsable y granularidad
- Etapa 2: Integración de datos desde los diferentes orígenes
- Etapa 3: Obtención automática de cálculos
- Etapa 4: Desarrollo de tableros
- Etapa 5 : Desarrollo y configuración para distribución de documentos
Beneficios esperados
- Reducción en los costos en la Institución
- La continuidad del negocio
- Impulsar la transparencia institucional.
- Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
- Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
- Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
- Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
- Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
- Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
- Reducción de tiempos
- Mayor transparencia
Población beneficiada:
- Administrativos
- Docentes
Lecciones aprendidas
- Buenas prácticas:
- Alinear indicadores al Plan de desarrollo Institucional
- Consolidación de un repositorio único de información estratégica
- Entrega oportuna del avance de resultados a los responsables
- El proyecto no considera el desarrollo de sistema necesarios para el resguardo de información de indicadores que por cualquier situación no se encuentran en algún sistema institucional de la institución
Buenas prácticas:
Buenas prácticas:
Participantes
- Jorge Medina Delgadillo: Secretario de rectoría
- José Emilio Macías Ibañez: Secretario de rectoría
- Nayeli Marisol Villegas Oñate: Arquitecto de aplicaciones
- Luis Andrés Méndez Ortega: Arquitecto de datos
- Mónica Sissy Vela Larios: Jefe de Departamento de Analítica de Datos e Indicadores
- José Manuel Santiago Muñoz: Director de la Plataforma Tecnológica
Documentos de apoyo
Riesgos
Descripción del riesgo:
Adopción por parte del usuario
Impacto: Alto
Probabilidad de ocurrencia: Probable
Costo asociado($): 506550
Acción a realizar(en caso de presentarse):
Capacitar a usuarios clave en el uso del tablero, recepción oportuna del avance de indicadores a cada responsable
Descripción del riesgo:
Actualización de la información de datos que por su naturaleza hoy en día no pueden ser automatizados
Impacto: Bajo
Probabilidad de ocurrencia: Probable
Costo asociado($): 506550
Acción a realizar(en caso de presentarse):
Agenda impulsada desde red directiva en el seguimiento de actualización de datos en tiempo y forma
Aplicación WEB
Nombre de la aplicación:
Tablero de indicadores del plan de indicadores de UPAEP
Especficación técnica de la aplicación
Tecnologías usadas:
Java
Link para consultar la aplicación:
https://indicadores.upaep.mx
Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Project Management, Design thinking
Propiedad intelectual y licenciamiento
Propietario del código fuente:
Desarrollo Interno
Origen del producto:
Desarrollo Interno
Propietario de la Base de Datos:
Desarrollo Interno
Especficación técnica de la aplicación
Navegadores que soportan la aplicación:
Chrome
Tipo de Aplicación Web:
Desarrollo de software a la medida
Navegadores que soportan la aplicación:
Firefox
Navegadores que soportan la aplicación:
Internet Explorer
Navegadores que soportan la aplicación:
Safari
.Net
Oracle
Apache
Tecnologías usadas:
CSS
Tecnologías usadas:
HTML
Especficación técnica de la aplicación
Tecnologías usadas:
Web Services
Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos
Tecnologías usadas:
Business Intelligence
La garantía del producto es de:
Desconocido
El mantenimiento será realizado por:
Desarrollo Interno
¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
No serán publicados
¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
Sí existen mecanismos de participación
¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto
¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
Se tiene planeado para toda la vigencia