Responsable: JORGE ALBERTO ROMERO HIDALGO
Institución: UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)
Categoría: Las TIC en la responsabilidad social

Resumen: La Universidad de Guanajuatoes una institución donde la formación integral de la persona y la búsqueda permanente de la verdad constituyen los ideales por los que se afana y hacia los cuales ha de organizar y orientar sus recursos; y en su carácter de organismo público autónomo, es sujeto obligado a dar cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato. Para ayudar a las áreas universitarias a concentrar, validar y publicar la información relativa a sus facultades, funciones y tareas encomendadas que se debe poner a disposición de la sociedad, de manera permanente y actualizada, la Rectoría General, a través de su Unidad de Transparencia, implementó el “Portal de Transparencia”. Posteriormente, y debido a la necesidad de contar con una herramienta de mayor capacidad para solventar las obligaciones en materia de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales, se realizó el proyecto “Plataforma de Transparencia de la Universidad de Guanajuato”, que facilitó el manejo de los altos volúmenes de información que son publicados periódicamente en la sección de obligaciones del citado portal. El proyecto se postula en la categoría de "Las TIC en la responsabilidad social" dado que fortalece la vinculación de la Institución con el entorno social bajo el el enfoque de responsabilidad social universitaria.

Necesidades que originan el proyecto: El proyecto surge como una respuesta a necesidades externas e internas del Portal de Transparencia, como son: su homologación a la Plataforma Nacional de Transparencia; que sea administrable por parte del dueño del proceso para la validación y protección de su contenido; su integración al ecosistema de la Intranet de la Universidad de Guanajuato (IntraUG), para tener acceso a los esquemas de información generada desde otros procesos; agilizar los procedimientos para el cumplimiento de las obligaciones por parte de la áreas universitarias de la normatividad aplicable; la trazabilidad y optimización de la gestión de información para generar una mejor experiencia al usuario y a la ciudadanía en general.

Objetivo general: Contar con una herramienta digital que permita la gestión apropiada de información para el cumplimiento de los procedimientos, obligaciones y disposiciones que dictan la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Guanajuato, mediante la simplificación del manejo de grandes volúmenes de información relacionada con las atribuciones de la Universidad de Guanajuato.

• Conceptualizar, analizar y diseñar. Se realiza un análisis profundo de los procesos para su modelado colaborando estrechamente con el área administrativa que los opera, contemplando sus necesidades y con enfoque a la experiencia del usuario final aplicando la metodología UX.
• Desarrollar el módulo del administrador que permite: realizar la gestión sobre usuarios, roles, asignación de fracciones, asignación de permisos, períodos, visualización de la trazabilidad de la información antes y después de su publicación; gestión del proceso de validación del workflow de la información que suben los responsables en cada una de las fracciones, esto hasta su publicación y presentación de indicadores de cumplimiento por período.
• Desarrollar el módulo del responsable del área que le permite: registrar su información (archivos) y vínculos que la ley obligada de acuerdo a su periodicidad; observar la trazabilidad de su información hasta que es aprobada por el módulo del administrador y obtener sus comprobantes de cumplimiento.
• Desarrollar el módulo de la parte pública que permite a la sociedad observar la información bajo 3 secciones: clasificador de fracciones, clasificador de unidades y la tabla de aplicabilidad. Este módulo fue diseñado y desarrollado bajo la homologación visual hacia la plataforma nacional de transparencia y con un enfoque hacia el usuario final utilizando UX (experiencia de usuario), logrando una facilidad de uso y de localización de información.
• Integración a la arquitectura institucional de la intranet universitaria (IntraUG), con lo que es posible acceder a esquemas de información, autenticación única y a la posibilidad de compartir los datos necesarios para ciertas fracciones, en una forma automatizada desde el proceso y módulo fuente, permitiendo una disminución de tiempos y esfuerzo en la generación de la información para el cumplimiento de la ley.
• Implementación y despliegue. Durante esta etapa se conforma un grupo de control y plan piloto para la mejora de la usabilidad y la aceptación del producto por parte de los usuarios, utilizando herramientas de UX y la metodología Design Thinking.

• Asignación eficiente de los recursos
• Reducción en los costos en la Institución
• Finanzas sanas
• Atracción de recursos externos
• La continuidad del negocio
• El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
• Promover la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
• Impulsar la transparencia institucional.
• Mejorar los servicios de información en las IES
• Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
• Impulsar la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
• Permitir identificar y gestionar el marco jurídico, legal, contractual y normativo
• Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
• Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
• Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
• Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
• Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
• La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
• Constituir la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
• Promover mejores servicios educativos entre distintas instancias.
• Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
• Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
• Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
• Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
• Estrategias de sustentabilidad
• Contemplar la cobertura social.
• Contemplar el desarrollo de habilidades con equidad de género.

Beneficios generados con la realización del proyecto:

• Reducción de costos
• Reducción de tiempos
• Mejora de la gestión pública
• Mejora en el servicio
• Mayor transparencia

Población beneficiada:

• Administrativos
• Docentes
• Estudiantes

Buenas prácticas:
• La utilización de la metodología de Design Thinking para obtener un enfoque hacia el análisis de la problemática con la finalidad de buscar una solución tecnológica enfocada totalmente al usuario.

Buenas prácticas:

• El alto involucramiento y apoyo de la Dependencia responsable en cada una de las fases de la creación de la plataforma.

Buenas prácticas:

• La innovación centrada en la usabilidad UX y experiencia de usuario, permitiendo la creación de diseños que responden a los procesos y a la aceptación de la plataforma por parte del usuario.

Buenas prácticas:

• Desarrollo ágil mediante metodología SCRUM que permite la entrega de avances de forma inmediata, tomando en cuenta los distintos stakeholders y dueños de procesos.

Buenas prácticas:

• Disminución de los tiempos en la integración de los grandes volúmenes de información para las diversas fracciones de la normativa.

• Dr. Luis Felipe Guerrero Agripino: Rector General
• Dra. Cecilia Ramos Estrada: Secretaria General
• Dr. Jorge Alberto Romero Hidalgo: Secretario de Gestión y Desarrollo
• Mtra. Iliana Alejandra Bernardino Cruz: Titular de la Unidad de Transparencia
• Mtra. Mariazell Dondiego Caballero: Coordinadora en Políticas y Obligaciones de Transparencia
• Lic. Marisol Ramírez Guerra: Asistente de Obligaciones de Transparencia
• C. Jorge Aviña Lira: Asistente Técnico e Informático
• Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
• Lic. Marcela Flores Yurrita: Enlace Técnico de Secretaría de Gestión y Desarrollo
• Ing. José Alejandro Sánchez Ortega: Jefe de Departamento de Sistemas de Información de la DSTI
• Ing. Oscar Salazar Rodríguez: Coordinador de Ingeniería de Software de la DSTI
• Ing. Rafael Rico Villaseñor: Coordinador de Arquitectura de Software
• Ing. Oscar Guillermo López Rodríguez: Jefe de Proyectos Estratégicos de la DSTI
• Lic. Juan Miguel Estrada Cervantes: Desarrollador Jr.
• Lic. Damian Ordaz Montiel: Desarrollador Jr.
• Lic. Juan José Parra Rocha: Diseñador Gráfico
• Ing. Cristian Eduardo López Aguirre: Arquitecto Jr.
• Lic. Clara Araceli Ramirez Becerra: Analista
• Ing. Salvador Ortiz Arias: Coordinador de Desarrollos

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• statics/archivos/documentos_proyecto/Py188_2029516071-Oficio RG SGD 510 2020.pdf
• statics/archivos/documentos_proyecto/Py188_2033231842-Portal Transparencia.pptx
• https://intranet3.ugto.mx/Transparencia/Public
• https://intranet3.ugto.mx/Transparencia/Public
• https://intranet3.ugto.mx/Transparencia/Cumplimiento

Descripción del riesgo:
Falta de cumplimiento en en tiempo y forma por parte de las áreas universitarias responsables.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Dar seguimiento al reporte de indicadores de cumplimiento por la Unidad de Transparencia.

Descripción del riesgo:
Riesgos inherentes al uso de infraestructura tecnológica, como falta de energía eléctrica o conectividad.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Existe infraestructura para asegurar la continuidad de los servicios teles como plantas de energía, UPS, tierras físicas. Sin embargo, si se presenta alguna contingencia mayor, se escala con el equipo técnico para su atención.

Descripción del riesgo:
Resistencia al cambio y a utilizar las tecnologías por consecuencia del cambio generacional en los usuarios responsables.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Impartir cursos de capacitación continua en uso de las tecnologías y en la administración del cambio.

Nombre de la aplicación*:
Plataforma para la Gestión de Información de Transparencia de la Universidad de Guanajuato

Especficación técnica de la aplicación

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Tecnologías usadas:
Framework de VUE con Vuetiful y JAVAS, API´s REST en netcore 3.0, Open ID Connect (OIDC) adaptado a LDAP generando una autenticación institucional.


Microsoft Internet Information Services (IIS)

Link para consultar la aplicación*:
https://intranet3.ugto.mx/Transparencia/Public

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Business Modeling, SCRUM, Innovación basada en el Usuario, UX Experiencia de Usuario, Administración de Proyectos (Project Management) y Desarrollo Ágil.

Propiedad intelectual y licenciamiento

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Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

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Otro

Tecnologías usadas:
API REST

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Internet Explorer


C#


Microsoft SQL Server

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Tecnologías usadas:
CSS

Tecnologías usadas:
HTML

Especficación técnica de la aplicación

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Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
Framework MVC

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Tecnologías usadas:
Herramienta para generar gráficos

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

La garantía del producto es de*:
permanente

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto