Reconocimientos

Consolidando las Bases para la Transformación Digital: Plataforma de Ventanilla Virtual para una Red Universitaria

 

 

Reconocicimientos ANUIES-TIC
Datos Generales
Responsable: Sergio Javier Uribe Nava
Institución: Universidad de Guadalajara
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC

Contacto: Mtro. Sergio Javier Uribe Nava Cargo: Coordinador de Proyectos Tel: 31342222 ext:12225 o 11017 Correo: javier.uribe@redudg.udg.mx

Resumen: Este trabajo presenta la experiencia de la Universidad de Guadalajara en el desarrollo e implementación de un sistema integral considerado como un primer paso hacia la transformación digital de la Universidad: el Sistema de Ventanilla Virtual. Éste fue concebido como un gestor de trámites que contribuye a la simplificación administrativa, logrando un acercamiento entre las áreas administrativas y la comunidad universitaria, además de fortalecer la inclusión de los grupos vulnerables mediante la integración de software y hardware especializado para el mismo fin. En las diferentes etapas del proyecto, se utilizaron metodologías reconocidas a nivel internacional; siendo las más notables aquellas que cubren el ámbito de la administración y el desarrollo del proyecto: SCRUM® y PMBOK®. La combinación de ambas, ayudo a reducir el grado de incertidumbre existente para cumplir con éxito los objetivos establecidos.

Necesidades que originan el proyecto: La transformación digital marca un hito importante en las organizaciones, siendo un proceso disruptivo que transforma las instituciones mediante la incorporación de las tecnologías de información, con el objetivo de mejorar radicalmente su desempeño y la cobertura.La Universidad tiene claro que ante los avances tecnológicos y la constante demanda de la comunidad universitaria por más y mejores servicios tecnológicos, es imprescindible comenzar con la transformación digital. Es por ello que - con una clara visión de simplificación y mejora de los procesos administrativos - inició la trasformación de la Universidad en el segundo semestre de 2017, mediante el desarrollo e implementación de sistemas de información flexibles, que coadyuvan a la mejora continua de la institución, tal como el Sistema de Ventanilla Virtual Universitaria.Una de las necesidades recurrentes de la comunidad estudiantil es la generación de documentos académicos tales como kardex y constancias diversas, siendo estos requisitos para trámites tanto internos como externos, como ejemplo: solicitudes de becas, egreso y titulación, trámites legales.Con una matrícula alta y con características como la distribución de la Red Universitaria, la diversidad cultural y geográfica del estado, resulta impensable no considerar estrategias que tomen en cuenta las características y necesidades de la comunidad universitaria, para optimizar los espacios de atención y mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen.

Objetivo general: Uno de los objetivos de la Universidad hacia la comunidad universitaria es brindar a todos sus estudiantes condiciones equitativas de aprendizaje, independientemente de sus antecedentes sociales, culturales y de sus diferentes habilidades y capacidades (Universidad de Guadalajara, 2018). Por ello la institución desarrolla el Programa Institucional de Inclusión que apoya a distintos grupos vulnerables. El objetivo general del proyecto es diseñar y desarrollar un sistema de información flexible que implicara modernización, innovación y desarrollo tecnológico en la institución, enfocado a solucionar la gestión diaria de los trámites y servicios que se ofrecen a los estudiantes, mejorando el servicio y estableciendo un canal que les facilitará la interacción entre el personal administrativo y los estudiantes. Dicho sistema se enfoca en los estudiantes como principal objetivo, pero también da soporte y brinda apoyo al personal administrativo que lo opera incrementando la eficiencia en la utilización de los recursos. Como consecuencia se promueven espacios de participación y colaboración alineando esfuerzos para un mejor aprovechamiento de las TIC en todos los ámbitos. Con estas acciones se contribuye de manera directa a la misión de las IES, satisfaciendo las necesidades educativas con calidad, pertinencia y tecnología de manera oportuna, incluyente e innovadora.
Alcance del proyecto
  • Surge como una estrategia para mejorar y eficientar el servicio a estudiantes y los procesos internos que permitan la simplificación de trámites.Contempla la creación de un sistema web, aplicación en kiosco y aplicaciones móviles que actúe como un punto de acceso que permita brindar servicios, optimizando los espacios para la atención de los universitarios.
Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
  • Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Contempla la cobertura social.
  • Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
  • Estrategias de sustentabilidad
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia
Población beneficiada:
  • Administrativos
  • Estudiantes
Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:
  • Usar metodologías y marcos de trabajo probados de manera internacional para obtener resultados positivos, tales como PMBOK y SCRUM, los cuales nos ayudan a mantener la incertidumbre a un nivel mínimo, facilitando la gestión y desarrollo del proyecto.
  • Limitaciones y dificultades:
  • El diseño del kiosco fue difícil porque se tuvo que considerar aspectos que fomentaran la inclusión como inclinación, altura, teclado braille y además de granizar su durabilidad y operación.
Documentos de apoyo
Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Adopción de nuevas tecnologías, insufuciencia de recursos, acceso a la infraestructura insuficiente y cambio en las prioridades de la institución.

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Gestión de recursos con la alta dirección, prioridades y convenios de colaboración con otras universidades.

Especificación técnica
  • Nombre del servicio de atención institucional: Personal administrativo: reducción en gasto de consumibles, electricidad, optimización de espacios para la atención a estudiantes, optimización de procesos y mejora en la gestión integral de los trámites.Estudiantes: reducción en los tiempos de traslado.
  • Especificación Técnica: Funcionalidades del sistema:Estudiantes: •Registro de trámites y servicios, desde la cual se solicitan los trámites y se consulta el seguimiento.•Cancelar solicitud, el usuario puede cancelar la solicitud antes de que se genere el arancel correspondiente.•Impresión de orden de pago, el usuario puede generar la impresión de la orden de pago con sus adeudos.•Pagar en línea, el estudiante tiene la opción de realizar su pago en línea, mediante el sistema de pagos de la universidad.Personal administrativo:•Catálogo de trámites y servicios, desde el cual se registran y configuran los trámites que ofrece el centro.•Catálogo de reportes, se registran los reportes institucionales para ser vinculados con el catálogo de trámites.•Catálogo de requisitos o ayudas, se registra la información complementaria que se mostrara al usuario a manera de ayuda o requisito para cada trámite.•Trámites y servicios para centros, desde esta opción se habilita •Responsables de trámites.
  • Metodologías / Modelos / Prácticas utilizadas: PMBOK; nos proporcionó las pautas necesarias para la dirección de todo el proyecto, cubriendo las actividades adquisición, configuración, instalación en centros y capacitación a los usuariosSCRUM: se consideró principalmente el factor tiempo, ya que requeríamos implementar la solución de manera rápida y eficaz. Ésta metodología está considerada como una de las metodologías ágiles más populares para el desarrollo de software, ya que se considera adaptativa, iterativa, rápida, flexible y eficaz.
  • Si la solución incluye la aplicación de Tecnologías de la Información, describalas brevemente: Como consecuencia del proyecto se promueven espacios de participación y colaboración alineando esfuerzos para un mejor aprovechamiento de las TIC en todos los ámbitos. Con estas acciones se contribuye de manera directa a la misión de las IES, satisfaciendo las necesidades educativas con calidad, pertinencia y tecnología de manera oportuna, incluyente e innovadora.
Participantes
  • David Armando Ríos Cervantes: Administrador de proyectos
  • Luis Alberto Gutiérrez Díaz de León: Coordinador General
  • José Edgar Fernandez Barba: Administrador de proyectos
  • Myriam Natalia Lara Moncada: Desarrollador
  • Miriam Elizabeth Huerta Raygoza: Administrador de proyectos
  • Miguel Bogarin Frias: Desarrollador
  • Raúl Davila: Diseñador
  • Alejandro Moises Regín: Diseñador
  • Sergio Javier Uribe Nava: Coordinador de Proyectos
  • IVAN ANDRES CARRILLO BUSTOS: Tester
  • LUIS CARLOS LUQUIN PÉREZ: Desarrollador
  • JOSÉ LUIS ALONSO MIRAMONTES ROMERO: Diseñador
  • ANA GABRIELA GUTIÉRREZ ROBLEDO: Desarrollador