Implementación de autoridad certificadora propietaria y Firma Electrónica Avanzada en el Sistema de Calificaciones

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Erika Sánchez Chablé
Institución: Universidad Autónoma del Carmen
Categoría: Innovación administrativa mediante las TIC 

Resumen: La UNACAR decidió apostar desde hace algunos años por la sistematización de procesos mediante la creación de un Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA). En el mismo sentido se planteó en el sexto eje del Plan de Desarrollo Institucional (PDI) 2013-2017 “Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente”, el impulsar el fortalecimiento de los procesos de gestión a través de la automatización y el desarrollo de sistemas de información, por lo que el SIIAA es de vital importancia para impulsar el plan. Este sistema integral cuenta con cuatro módulos: Sistema Financiero, Sistema de Control Escolar, Sistema de Recursos Humanos y el Sistema de Gestión Académica. Cada uno de estos módulos cuentan en la actualidad con diferentes funciones y opciones que apoyan la gestión institucional y cuyo universo de atención es de aproximadamente 13,500 usuarios.Como parte del proceso de mejora continua y en el marco del uso de las TICs en los procesos académicos y administrativos, se propuso iniciar la transición hacia un esquema donde todos los documentos de archivo se generen y conserven en medios electrónicos, en adición al resguardo del documento original en papel solo aplicable para aquellos documentos que establece la normatividad; por lo que tras el análisis de las tecnologías existentes, se decidió por la implementación de la Firma Electrónica Avanzada en módulos del SIIAA que permitieran eficientar tiempos de respuesta hacia los usuarios.

Necesidades que originan el proyecto: Para poder evaluar a los alumnos, los docentes utilizaban una plataforma en ambiente Web desarrollada de acuerdo a los requerimientos institucionales. Desde allí cada semestre se imprimían aproximadamente 2100 actas por triplicado. Al imprimir y firmar el acta, el docente las turna a la dirección de su escuela o facultad para que el director pueda firmar y dar certeza al documento generado. Las actas son turnadas a Control Escolar, quien las recepciona de acuerdo un calendario para su cotejo y resguardo. Uno de los problemas potenciales era el llevar un buen control sobre la impresión y firmado de las actas, ya que primero debían determinar el número de actas a imprimir por cada una de las escuelas y facultades y posteriormente esperar a que los responsables de esas dependencias las turnaran a Control Escolar para su correcto cotejo y resguardo; siendo esta tarea muy problemática al no contar con los elementos suficientes para dar un buen seguimiento al respecto, haciendo que la revisión de información se realizara de forma parcial o en el peor de los casos, no se realizara.Lo anterior generaba muchos inconvenientes siendo el principal, la corrección de notas por no tener un mecanismo de revisión de actas confiable, perjudicando principalmente al alumno, ya que las calificaciones finales plasmadas en el acta, impacta a otros procesos que dependen del mismo, como la impresión de boletas, impresión de certificados, reinscripciones, índice de aprobación, entre otros.

Objetivo general: Fortalecer el Sistema Integral de Información Administrativa y Académica (SIIAA) con módulos innovadores incorporando esquemas de identificación que apoyen sustancialmente la calidad de los procesos automatizados de gestión administrativa y académica, garantizando que los servicios sean mas eficientes a nuestra comunidad universitaria, incluyendo el cuidado del medio ambiente.

Alcance del proyecto

Firma del convenio de colaboración de la UNACAR con la Dirección General de Tecnologías de la Información y la Comunicación (DGTIC) de la UNAM para la formalización de los trabajos de la segunda fase de la Firma Electrónica Avanzada UNACAR.
Establecimiento del Comité Técnico de Firma Electrónica Avanzada, el cual es el responsable de la implementación de la Firma Electrónica Avanzada en la UNACAR.
Establecimiento del Comité Operativo, responsable de la implementación operativa tecnológica de la Firma Electrónica Avanzada en la UNACAR.
Elaboración de la normatividad institucional y reglas de operación propias.
Instalación de infraestructura tecnológica y puesta a punto.
Desarrollo e implementación de componente de Firma Electrónica Avanzada UNACAR.
Desarrollo e implementación de Autoridad Certificadora UNACAR.
Reingeniería del Sistema de Calificaciones Web 2.0 incluyendo la incorporación del módulo de Firma Electrónica Avanzada para el cierre de actas. Incluye el módulo de seguimiento y control para Control Escolar.
Pruebas de las aplicaciones y puesta a punto.
Entrega de Certificados de FEA UNACAR a usuarios (docentes).
Capacitación a docentes con el uso de la nueva plataforma SisCa Web 2.0 y para el uso de la Firma Electrónica Avanzada.
Inicio de operación de Autoridad Certificadora UNACAR, Componente de Firma UNACAR y Sisca Web 2.0

Beneficios esperados

Reducción en los costos en la Institución
Atracción de recursos externos
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Alianzas y convenios de colaboración con otras instituciones que tengan experiencia en el proceso y/o tecnología a implementar.

Buenas prácticas:

Formar un equipo de trabajo comprometido con el proyecto incluido la alta dirección.

Buenas prácticas:

Definir el alcance del proyecto y delimitarlo por fases.

Buenas prácticas:

Capacitación del equipo técnico.

Buenas prácticas:

Participación en convocatorias de fondos extraordinarios para obtención de recursos que permitieran adquirir la infraestructura y servicios necesarios para el proyecto.

Buenas prácticas:

Formar un Comité de Firma Electrónica Avanzada UNACAR que dé certeza al proyecto y establezca políticas y lineamientos para su uso.

Buenas prácticas:

Reingeniería del proceso y la aplicación que lo sistematiza.

Buenas prácticas:

Capacitación a los docentes y administrativos en uso de FIRMA UNACAR.

Buenas prácticas:

Implementación de infraestructura tecnológica de alta disponibilidad.

Buenas prácticas:

Creación del portal informativo difundir el alcance del proyecto, proporcionar información adicional y preguntas frecuentes.

Buenas prácticas:

Adopción del proyecto dentro de las estrategias del Plan de Desarrollo Institucional
Incorporar la Firma Electrónica Avanzada sin antes haber realizado cambios en el marco normativo y en los procesos.
Migración de método de encriptación.
Adopción de uso de Firma Electrónica Avanzada por parte de usuarios con pocas habilidades tecnológicas.
Presupuesto reducido para compra/renta de la infraestructura tecnológica necesario para la implementación del proyecto.

Participantes

Raúl Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas, CGTIC, UNACAR
Faustino Sánchez Jiménez: Programador Analista, DDS, CGTIC, UNACAR
Dony Alejandro Aké Pérez: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
Jesús Manuel Esteban Zurita: Programador Analista,DDS, CGTIC, UNACAR
Lizbeth Angélica Barreto Zúñiga: Jefa del Departamento de Firma Electrónica Avanzada, DGTIC, UNAM
Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de Tecnologías de la Información y la Comunicación, UNACAR

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Fallas de hardware en servidores de aplicación y/o base de datos.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aplicación de pólizas de soporte y mantenimiento de HW. Respaldos de los datos generados por los servidores.

Descripción del riesgo:
Fallas prolongadas en el suministro de energía eléctrica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Activación automática de las funciones de respaldo de energía de los UPS. Activación automática de la planta de energía instalada.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Son tres aplicaciones: 1) Componente Electrónica Avanzada 2)Portal de Autoridad Certificadora (AC) Propietaria 3)Sistema de Calificaciones (SisCa) Web 2.0 con FEA

Especficación técnica de la aplicación

Lenguaje de desarrollo:
.Net , PHP, Java

Servidor de Aplicaciones:
JBoss para AC, IIS para Sisca y Apache para componente de FEA

Link para consultar la aplicación*:
https://charal.unacar.mx/sisca2l/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Metodología para el desarrollo de los sistemas en la UNACAR (Basado en SCRUM)

Propiedad intelectual y licenciamiento

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Web Services

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Safari

Lenguaje de desarrollo:
Otro

Oracle

Servidor de Aplicaciones:
Otro

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Bootstrap

La garantía del producto es de*:
permanente

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto