El ecosistema del Sistema Universitario Financiero (SUF) y su integración con la Firma Electrónica Avanzada para una gestión eficiente, eficaz y pertinente





Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Erika Sánchez Chablé
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARMEN (UNACAR)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El Sistema Universitario Financiero (SUF) es uno de los cuatro pilares del Sistema Integral de Información Administrativa y Académica de la UNACAR (SIIAA), el cual cumple con las especificaciones de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, registrando de manera armónica, delimitada y específica las operaciones presupuestarias y contables derivadas de la gestión universitaria, así como otros flujos económicos. Generando estados financieros, confiables, oportunos, comprensibles, periódicos y comparables, los cuales están expresados en términos monetarios para la formulación de la cuenta pública. El ecosistema del SUF está conformado por varios submódulos entre los que destacan: Programa Operativo Anual, Presupuesto, Recursos Materiales, Ingresos, Egresos, Contabilidad, Facturación Electrónica, Pizarra Electrónica de Seguimiento, Almacén, Patrimonio, Solicitud y Comprobación de Viáticos, entre otros que además están inter relacionados con los otros módulos del SIIAA (SURH, SUCE y Gestión Académica). Además la incorporación de la Firma Electrónica Avanzada ha permitido fortalecer los procesos de alto impacto para una gestión eficaz y eficiente que apoye a la política de cero papeles.

Necesidades que originan el proyecto: Dentro del Eje 6 "Gobierno y gestión eficiente, eficaz y pertinente" del Plan de Desarrollo 2017 - 2021 se planteó como objetivo garantizar la consolidación de los sistemas de legislación, información y gestión universitaria socialmente responsable a través de la transparencia y rendición de cuentas del desempeño institucional. Por ello, se establecieron estrategias como la de modernizar los módulos que conforman el SIIAA y la incorporación de Firma Electrónica Avanzada UNACAR en procesos que impacten una gestión eficaz y eficiente para la mejora de la gestión de los recursos, el cumplimiento de la normatividad en materia de contabilidad gubernamental, disminuir tiempos de respuesta a usuarios además de garantizar la transparencia y rendición de cuentas.

Objetivo general: Fortalecer el Sistema Universitario Financiero con módulos innovadores que apoyen la protección del medio ambiente a través de procesos automatizados de gestión administrativa y financiera que incluyan la incorporación de la Firma Electrónica Avanzada.

Alcance del proyecto
  • Conformación del Comité Universitario de Armonización Contable (CUNAC) avalado por el H. Consejo Universitario el cual tendrá por objetivo realizar las acciones correspondientes para la incorporación de las normas del Consejo Nacional de Armonización Contable en los procesos institucionales.
  • Inicio primera fase de la reingeniería del SUF: Desarrollo e implementación del módulo del Programa Operativo Anual que incluye captura de las actividades, sus tiempos de realización y costos para la ejecución del presupuesto institucional por parte de cada una de las UR además la aprobación del presupuesto inicial, submódulos de adecuaciones presupuestales (aprobación, ampliaciones y decrementos), asignación de presupuesto mensual, levantamiento automático de recursos no ejercidos mensuales.
  • Diseño e implementación del módulo de pizarra electrónica que permite a los usuarios dar seguimiento a las áreas de sus trámites, con la finalidad de verificar en que parte del proceso se encuentra dicho trámite. Abarca desde la requisición o viático hasta el pago y visualización del depósito.
  • Desarrollo e implementación del módulo de pagos mediante la selección de solicitudes de pagos pendientes generadas desde los otros módulos del sistema.
  • Reingeniería del módulo de pago en línea que permite a los estudiantes realizar sus pagos de aranceles en línea, evitándole acudir a la tesorería de la institución.
  • Desarrollo e implementación del módulo de Patrimonio. Inventario y generación de depreciación de bienes muebles(que se agregan según las compras realizadas) e inmuebles.
  • Módulo web de pólizas contables para unificar los movimientos contables y presupuestales que genera cada trámite.
  • Migración del módulo de Compras de cliente servidor a web, que incluye captura y aprobación de solicitud de cotización, requisiciones de compras y de servicios con Firma Electrónica Avanzada, Ordenes de Compra y de servicios, administración del catálogo de materiales así como lo contratos de proveedores.
  • Desarrollo e implementación del módulo de Almacén. Recepción y salida de materiales.
  • Diseño e implementación del modulo de comprobaciones de viáticos que permite adjuntar todas la facturas junto como sus xml, así como las validaciones de las mismas, permitiéndole a su vez la generación del informe de comisión y formato de comprobación con Firma Electrónica Avanzada. Así como un breve interacción(observaciones) mediante el sistema con el área que autoriza las mismas.
  • Diseño e implementación del módulo de solicitud de viáticos permitiendo al comisionado la carga del formato de comisión y el soporte del viaje, utilizando la Firma Electrónica Avanzada.
  • Diseño e implementación del módulo de estados financieros ambiente web que permite la generación de reportes contables y presupuestales por periodos de tiempos y subfondos. Fin primera fase.

Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Finanzas sanas
  • El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
  • Promover la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • Impulsar la transparencia institucional.
  • Mejorar los servicios de información en las IES
  • Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsar la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia

Población beneficiada:

  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes

Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:

  • Compromiso de la alta dirección por emprender cambios en la forma en la que se ejecuta la gestión a través de procesos automatizados para ofrecer un mejor servicio de acuerdo a los estándares del SGC y plasmados en el PDI vigente.
  • Buenas prácticas:

  • Formar un equipo de trabajo multidisciplinario comprometido con el proyecto denominado CUNAC (Comité Universitario de Armonización Contable) integrado por la Secretaría Administrativa, Tesorería, Contraloría, Planeación, Contabilidad , RH y CGTIC.
  • Buenas prácticas:

  • Definición de roles, responsabilidades y calendario de actividades.
  • Buenas prácticas:

  • Aplicación de la metodología SCRUM UNACAR y Documentación de los procesos y la forma en que se inter relacionan.
  • Buenas prácticas:

  • Reingeniería y migración de los submódulos del SUF que se encontraban en cliente servidor a web.
  • Buenas prácticas:

  • Reingeniería de la base de datos con capacidad de atención transaccional para no tener problemas de conexión o saturación.
  • Buenas prácticas:

  • Asignación de presupuesto anual etiquetado como "Presupuesto Institucional de TIC " para continuidad de los proyectos establecidos en el PDI.
  • Buenas prácticas:

  • Procesos de desarrollo e implementación de sistemas en el Sistema de Gestión de Calidad institucional.


Participantes
  • Mtra. Cecilia Margarita Calvo Contreras: Secretaria Administrativa
  • Mtra. Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de Tecnologías de la Información y la Comunicación
  • Mtro. Raul Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas
  • Mtra. Marisol Aké Pérez: Jefa de Unidad de Desarrollo
  • Ing. Wilberth Caamal Contreras: Programador - DDS - CGTIC
  • LI. Magali Ramírez Pech: Programador - DDS - CGTIC
  • Ing. Juan Carlos Pat Pacho: Programador - DDS - CGTIC
  • Lic. Mauro Angulo Rodríguez: Coordinador General Administrativo
  • CP. Isabel Marín Corroy: Tesorera
  • Mtra. Delfina Cervera Rebolledo: Coordinadora de Planeación
  • CP. José Yovani Montejo Saldaña: Coordinador de la Función Fiscal y Contable


Documentos de apoyo

Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Falta de conexión a Internet

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 150000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Habilitación de enlace secundario con diferente proveedor de internet. Operacion local.

    Descripción del riesgo:
    Daño de los servidores (BD y aplicación).

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 66115

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Aplicación de póliza de soporte. Habilitación de servidor de respaldo. Respaldos automatizados.

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Sistema Universitario Financiero

    Especficación técnica de la aplicación



    Internet Information Server

    Link para consultar la aplicación:
    https://robalo.unacar.mx/sufwebf/Default.aspx

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Metodología Scrum UNACAR, Ley General de Contabilidad Gubernamental, Manual de Contabilidad Gubernamental. ISO 9001 - 2015.

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Internet Explorer

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari


    .Net


    Oracle


    Otro


    Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    JQuery

    Tecnologías usadas:
    Firma electrónica

    Tecnologías usadas:
    Web Services

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Aún no hay mecanismos definidos