Datos Generales
Responsable: MARIO ALBERTO GONZÁLEZ DE LEÓN
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN (UANL)
Categoría: Transformación de las prácticas educativas mediante las TIC
Resumen: La Comisión Académica del Honorable Consejo Universitario, de conformidad con el Reglamento para la Admisión, Permanencia y Egreso de los Alumnos de la UANL y lo establecido por el Honorable Consejo Universitario pone a disposición para todo aquel interesado en iniciar estudios de educación superior, medio superior y posgrado, diferentes eventos de aplicación de examen de ingreso durante el año. Siendo el Centro de Evaluaciones de la UANL el área responsable de la administración de dicho proceso, entre sus funcionales se encuentran principalmente ofrecer servicios de alta calidad a las instituciones universitarias, con instrumentos de medición académica y servicios para su desarrollo permanente, tales como el Examen de Ingreso a Facultades y el Proceso de Asignación de Espacios. En coordinación la Secretaría General, Secretaría Académica y la Secretaría de Innovación y Desarrollo Digital se realiza una re-ingeniería del proceso de examen de ingreso con la finalidad de adaptarlo a la nueva modalidad en línea, la cual permite dar continuidad a este proceso aun con la contingencia sanitaria COVID-19.
Necesidades que originan el proyecto: Con el fin de dar continuidad a las actividades académicas la Universidad Autónoma de Nuevo León instituye una Estrategia Digital con el fin de transformar y habilitar los procesos de enseñanza-aprendizaje presencial a la modalidad en línea. Como parte de la Estrategia Digital de la UANL y en busca de incrementar los servicios en la modalidad en línea, La máxima casa de estudios pretende ofrecer la posibilidad de aplicar Exámenes en dicha modalidad a los mas de 100,000 aspirantes que se registran cada año, en los diferentes niveles académicos, Superior, Medio Superior y Posgrado
Objetivo general: El objetivo del proyecto es llevar a cabo la Aplicación del Examen de Concurso de Ingreso a Facultades (CIFAC) y Examen del Proceso de Asignación de Espacios de Nivel Medio Superior del Estado de Nuevo León (PAE-NL) en la Modalidad en Línea, de tal manera que la UANL ponga a disposición de toda la comunidad el instrumento y herramienta correspondiente en dicha modalidad
Alcance del proyecto
- Preparación y adecuación del proceso de registro de aspirantes, se consideraron innovaciones en el proceso de toma de fotografía para que esta pudiera hacerse desde internet, con las características requeridas y que la misma sirviera para la generación de Credenciales Universitarias
- Diseño y desarrollo de un instrumento por internet para la recopilación de información a través de encuestas socio económica y de servicios de Internet
- Capacitación al personal operativo y de apoyo de las dependencias académicas participantes en los procesos de registro, supervisión, y centro de ayuda a aspirantes del Concurso de Ingreso a Facultades Nivel Licenciatura y del Proceso de Asignación de Espacios de Nivel Medio Superior del Estado de Nuevo León
- Configuración de la plataforma de examen para el registro de la fotografía Digital para posterior Autenticación de la Identidad al momento de la aplicación del examen de Ingreso en la modalidad en línea
- Proceso de Difusión. adecuaciones a los métodos de como informar a los aspirantes de manera masiva; Diseño y publicación de Flayers, Manuales, Tutoriales y Videos del proceso
- Generación de un banco de reactivos, validados y acordes con los criterios establecidos por el área académicas de la Institución, la generación del Material de Estudio y proceso de descarga del mismo desde el portal de la Universidad y el ERP de la Institución
- Llevar a cabo simulacros programados para probar el uso de la plataforma de exámenes con aspirantes registrados y a su vez socializar la herramienta con ellos
- Aplicación de Examen de Ingreso en la Modalidad en Línea CIFAC y PAE-NL
- Publicación de Resultados por Internet de cada Proceso de Admisión (CIFACy PAE-NL), mismos que se presentaron de forma personalizada a través del portal del ERP de la Universidad
Beneficios esperados
- La continuidad del negocio
- Mejorar los servicios de información en las IES
- Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
- Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
- Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
- Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
- Constituir la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
- Promover mejores servicios educativos entre distintas instancias.
- Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
- Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
- Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
- Estrategias de sustentabilidad
- Contemplar la cobertura social.
Resultados
Beneficios generados con la realización del proyecto:
- Reducción de tiempos
- Mejora en el servicio
Población beneficiada:
- Administrativos
- Estudiantes
Lecciones aprendidas
- Buenas prácticas:
- Realizar simulacros programados, con grupos de usuarios controlados de usuarios para probar el proceso y las capacidades de la plataforma
- Establecer una campaña de difusión por cada proceso según la temporalidad en el proyecto generando los medios digitales que correspondan (Manuales, Video Tutoriales, Flayers y Comunicados Oficiales)
- Contar con un medio de contacto o centro de ayuda único para el registro y solución de incidencias de los aspirantes, administrativos, etc que permita dar seguimiento a las incidencias que se presenten sobre el servicio
- Establecer protocolos de sanidad para la aplicación de Examen en forma presencial, teniendo esta opción como plan de contingencia para el caso de que así se requiriese
- Contar con un mecanismo de recopilación de información respecto al grado de cumplimiento de los aspirantes en los requisitos técnicos necesarios para participar en el Examen en Línea
- No todos los aspirantes pueden ser programados para la aplicación de examen en una única fecha y horario, sino se deberá de realizar una distribución programada
- No todos los aspirantes contaban con los medios de computo para aplicar el examen
- La universidad no contaba con la infraestructura para examen en línea
Buenas prácticas:
Buenas prácticas:
Buenas prácticas:
Buenas prácticas:
Participantes
- Tomás Rodríguez Elizondo: Subdirector de Proyectos
- Noel Alejandro Hortiales Corona: Subdirector de Infraestructura
- Francisco Gerardo Treviño Barrera: Subdirector de Sistemas Administrativos
- Jesús Cuahutemoc Valero Cantú: Subdirector de Telecomunicaciones
- Hiram Alejandro Galván Alvarez: Administrador de Proyectos
- Germán Hernández Vázquez: Lider Funcional
- Joaquín Huante Hernández: Subdirector de Sistemas Académicos
- Rosario Lucero Cavazos Salazar: Directora de Educación Digital
- Sandra Elizabeth del Río Munoz: Directora del Sistema de Estudios de Nivel Medio Superior
- Gerardo Tamez González: Director del Sistema de Estudios de Licenciatura
Documentos de apoyo
- statics/archivos/galeria_proyecto/Py273_1346381181-Img.jpg
- statics/archivos/galeria_proyecto/Py273_1346381192-Img.jpg
- statics/archivos/documentos_proyecto/Py273_1905403601-Oficio Proyecto.pdf
- https://uanledu-my.sharepoint.com/:f:/g/personal/hiram_galvanalvr_uanl_edu_mx/EqgY4GBgOKxCoTB-IKkqwS0BAluwo9EDUZAOl_jhZwM7sQ?e=BCFtqc
- http://centrodeayuda.uanl.mx/
- https://www.uanl.mx/aspirantes/
Riesgos
Descripción del riesgo:
Que no se cuente con el Presupuesto para el arrendamiento del servicio de aplicación de examen
Impacto: Alto
Probabilidad de ocurrencia: Poco probable
Costo asociado($): 858400
Acción a realizar(en caso de presentarse):
Adecuar y utilizar herramienta interna para aplicación de exámenes, ajustando los procesos logísticos y rentar equipo que tenga la capacidad
Descripción del riesgo:
Que la plataforma no cuente con la capacidad para la aplicación masiva
Impacto: Medio
Probabilidad de ocurrencia: Probable
Costo asociado($): 0
Acción a realizar(en caso de presentarse):
Realizar una redistribución de los aspirantes para disminuir la cantidad de aplicaciones por día o por hora
Descripción del riesgo:
Que la plataforma falle el día de la aplicación de Examen
Impacto: Medio
Probabilidad de ocurrencia: Probable
Costo asociado($): 0
Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aplicar el proceso de reprogramaciones de examen
Otra ficha