Plataforma de gestión académica y acompañamiento de la trayectoria del profesorado en procesos de producción, convocatorias y resultados académicos – UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: David Cabrera Ruiz
Institución: UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: La plataforma tecnológica ofrece a los profesores de la Universidad de Guanajuato más de 150 actividades que fueron cuidadosamente seleccionadas y clasificadas en los siguientes rubros: Docencia, Tutoría, Investigación, Extensión - Vinculación, Gestión Académica - Vida Colegiada y Formación del profesor, las cuales tienen como objetivo abarcar todas las funciones sustantivas que los profesores realizan a lo largo de su trayectoria como miembros de la comunidad. Esto permite al profesor generar un expediente único el cual se encuentra siempre en alta disponibilidad, con posibilidad de actualización por parte del profesor y de adjuntar evidencia conforme a sus necesidades, facilitando su participación en los diferentes procesos institucionales como el programa de estímulos al desempeño del personal docente. El desarrollo de la plataforma surge de la necesidad de contar con un repositorio institucional que concentrará las actividades que realiza el personal docente a lo largo de su paso por la institución, además de ofrecerle una herramienta única como repositorio electrónico que le permite administrar en forma continua su producción que posteriormente le servirá para participar en las diferentes convocatorias y procesos de la Universidad de Guanajuato todo esto de manera electrónica, disminuyendo el uso de papel para estos procesos.

Necesidades que originan el proyecto: Ante los cambios normativos, el contexto digital y el escenario del aislamiento social resultaba imperativo contar con un repositorio institucional electrónico que permitiera a la Universidad de Guanajuato concentrar la trayectoria de los profesores y ofrecer una herramienta única, pero principalmente que obedeciera a las necesidades de gestión académica de los usuarios, facilitando al profesorado la clasificación y organización de la producción académica generada a partir de su plan anual de trabajo; de esta forma se genera un portafolio de evidencias de uso cotidiano y continuo que además se presentara en los procesos de evaluación institucionales.

Objetivo general: Contar con una plataforma única para el registro de las actividades de los profesores que esté integrada al ecosistema actual de IntraUG, a fin de garantizar la interconectividad entre las diferentes herramientas tecnológicas institucionales y proveer a la institución y a los profesores de información completa, precisa, veraz y oportuna para la toma de decisiones en los diversos niveles administrativos y académicos universitarios.

Alcance del proyecto

Conceptualizar, analizar y diseñar. Se realiza un análisis documental de los procesos relacionados con la trayectoria de los profesores donde se requiere registrar las actividades sustantivas realizadas por el profesor con el fin de identificar los factores comunes entre los diferentes procesos, como uno de los puntos principales dentro de esta etapa se utiliza la metodología de Design Thinking.
Desarrollo del tablero del profesor. Permite concentrar los diferentes servicios a los que puede acceder el profesor, teniendo un único punto de acceso que facilita al profesor la interacción con los diferentes módulos.
Desarrollo del administrador de actividades. Permite al responsable crear el catálogo de actividades, configurar los diferentes campos del formulario de cada una de las actividades, además de complementar con información adicional que posibilite al profesor identificar de manera clara las actividades a registrar de acuerdo con el catálogo. En caso de ser necesario puede configurar las puntuaciones que se otorgan a las actividades para la convocatoria de estímulos docentes.
Desarrollo del repositorio institucional. Permite al profesor registrar sus actividades para ir conformando su expediente digital a lo largo de su trayectoria académica en la institución, identificar las actividades que participan en algún proceso, realizar búsquedas sobre sus actividades utilizando los diferentes criterios de búsquedas.
Desarrollo del simulador de la convocatoria. Permite a los profesores participar en la convocatoria, la cual toma la información que tienen capturada en su expediente digital y de manera muy sencilla les permite elegir las actividades que utilizarán para participar, obteniendo una puntuación en tiempo real y permitiéndole en todo momento al profesor tener una aproximación de los posibles resultados al finalizar el proceso con apego al reglamento vigente.
Integración a la arquitectura institucional. En esta etapa se diseñó y desarrolló la incorporación a la plataforma institucional (IntraUG), lo que permite compartir los esquemas de información y la autenticación única.
Implementación y despliegue. Durante la liberación se conformó un grupo de supervisores para realizar pruebas piloto mediante técnicas de UX (experiencia del usuario) con el propósito de mejorar la usabilidad y aceptación del producto por parte del usuario.
Registro de actividades por parte del profesor. Posterior al despliegue se realizó la etapa de registro donde se habilita el repositorio y el simulador al personal docente para comenzar con la carga de sus actividades, periodo durante el cual tuvo el acompañamiento técnico y administrativo para facilitar el uso de las nuevas plataformas.
Desarrollo del Administrador y seguimiento a la convocatoria. Herramienta que permite a los responsables del proceso dar un seguimiento puntual sobre las diferentes etapas que se viven durante la convocatoria, dentro de las cuales destacan los listados de participantes, expedientes individuales, herramienta de comparación que les permite tomar una actividad y diferentes profesores para revisar sus registros según sea necesario, herramienta para administrar usuarios y evaluadores.
Desarrollo del módulo de evaluación para la convocatoria. Herramienta que permite al evaluador ingresar a consultar el expediente del profesor, visualizar su registro y previsualizar los archivos de sus actividades, además de poder decidir si cumple o no cumple con lo establecido en el reglamento vigente.
Desarrollo del módulo para órganos colegiados para la convocatoria. Herramienta que permite al evaluador ingresar a consultar el expediente del profesor, visualizar las evaluaciones previas de las otras comisiones y sus comentarios, con la finalidad de poder dar una evaluación, revisión, atender las impugnaciones y otorgar una puntuación final que el profesor podrá consultar en su dictamen final vía plataforma.

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Finanzas sanas
Atracción de recursos externos
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Promover la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
Impulsar la transparencia institucional.
Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsar la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
Permitir identificar y gestionar el marco jurídico, legal, contractual y normativo
Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituir la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes

Lecciones aprendidas

El acompañamiento a los usuarios y la promoción de los beneficios de una herramienta de gestión diferente a la que usaban con anterioridad es fundamental para promover la apropiación de la herramienta.

Buenas prácticas:

La gestión académica de la trayectoria de los profesores mediante el uso de una herramienta digital refuerza la autonomía de los usuarios sobre el resguardo y manejo de su información documental.

Buenas prácticas:

La vinculación entre plataformas institucionales es posible si a nivel de estructura se comunican entre sí naturalmente, formando un ecosistema digital armonizado.

Buenas prácticas:

La consolidación de datos institucionales, su resguardo y actualización, se pueden obtener puntualmente si se integran calendarios institucionales que señalen fechas límites para ello.

Buenas prácticas:

Una herramienta de evaluación que permita la visualización de la evidencia aportada, facilita a los órganos colegiados su revisión y enfatiza el análisis académico de la misma.
Las intervenciones y acuerdos de los cuerpos colegiados pueden emitir calibraciones de las ponderaciones o consideraciones en las actividades en los diversos procesos, es necesario asumir estas incertidumbres en el desarrollo.

Participantes

Dr. Luis Felipe Guerrero Agripino: Rector General
Dr. Jorge Alberto Romero Hidalgo: Secretario de Gestión y Desarrollo
Dr. Sergio Antonio Silva Muñoz: Secretario Académico
Dra. Cecilia Ramos Estrada: Secretaria General
Mtro. David Cabrera Ruíz: Titular de la Unidad de Apoyo al Desarrollo Educativo
Mtra. Jazmín Del Rosario Sansores Montejo: Jefe de Departamento de Desarrollo Docente
Lic. Ana Rosa Romero Balderas: Coordinadora de apoyo a profesores
Mtra. Daniela Mata Hernandez: Apoyo administrativo de coordinación
Lic. Mayra Eunice Martínez Vázquez: Gestora de formación docente
Mtra. Alicia Avalos Carrillo: Apoyo administrativo
Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
Mtra. Marcela Flores Yurrita: Enlace Técnico de la Secretaría de Gestión y Desarrollo
Ing. Oscar Salazar Rodríguez: Jefe de Sistemas de Información
Ing. Rafael Rico Villaseñor: Coordinado de Proyectos de Software
Ing. Oscar Guillermo López Rodríguez: Jefe de Proyectos Estratégicos de la DSTI
Mtro. José Alejandro Sánchez Ortega: Jefe del Departamento de Operaciones
Ing. Cristian Eduardo López Aguirre: Coordinador de Arquitectura de Software
Lic. Clara Araceli Ramírez: Analista
Lic. Osvaldo Miranda Duran: Desarrollador Senior
Lic. Damian Ordaz Montiel: Desarrollador Senior
Ing. Gustavo Macías Franco: Desarrollador Senior
Lic. José Luis Herández Ramírez: Desarrollador Senior
Ing. Cristián Pérez Juárez: Desarrollador Senior
Ing. Constantino Montes Ortiz: Coordinador de monitoreo y despliegue
Lic. Mario Alberto Solis Pérez: Evaluador UX
Lic. Claudia Berenice Martínez Segoviano: Evaluador UX
Ing. Alexandros Mauricio Tello Rodríguez: Coordinador de la Mesa de Ayuda
Lic. Juan José Parra: Diseñador Gráfico
Mtro. Francisco Javier Perez Arredondo: Director de Administración Escolar

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Riesgos inherentes al uso de infraestructura tecnológica, como fallas de energía eléctrica o conectividad.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Existe infraestructura para asegurar la continuidad de los servicios como plantas de energía, UPS y tierras físicas. Sin embargo, si se presentan contingencia se escala con el equipo técnico para su atención.

Descripción del riesgo:
Desactualización técnica de los usuarios por causa del cambio en el uso de las plataformas y las aplicaciones digitales.

Impacto: Bajo

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 14000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Impartir cursos de capacitación continua en uso de las TICs y asesorías por parte de la DSTI.

Descripción del riesgo:
Captura de información fuera del plazo establecido, por cultura aún en desarrollo de la previsión y de la disciplina en el cumplimiento de los plazos.

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Probable

Costo asociado($): 0

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Campaña de divulgación de las fechas y cumplimiento de plazos con el profesorado; estrategias de promoción sobre la importancia de la gestión académica.

Descripción del riesgo:
Cambio en las reglas de operación de los programas institucionales dependientes de reglas de operación federales.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 130000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Clasificación de las actividades y calibración de los puntajes de evaluación.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Plataforma de gestión académica y acompañamiento de la trayectoria del profesorado en procesos de producción, convocatorias y resultados académicos

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
Framework VUE, vuetify, netcore, entity framework core y JSON en base de datos relacional

Internet Information Server (IIS)

Link para consultar la aplicación*:
https://intranet2.ugto.mx/sadug/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Project Management, Business Modeling, DEV ops, Desarrollos Agiles, y UX Experiencia de Usuario.

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Otro

Tecnologías usadas:
Business Intelligence

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

Microsoft SQL Server

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
Web Services

Tecnologías usadas:
API REST

Tecnologías usadas:
Big Data

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

La garantía del producto es de*:
permanente

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Sí existen mecanismos de participación

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto