Integra – Plataforma Tecnológica de la Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE), para operar todas las modalidades de beca, que se ofrecen a la comunidad UNAM.

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Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: Antonio Baruch Cuevas Ortiz
Institución: UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO (UNAM)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El sistema "INTEGRA" es la plataforma tecnológica de la Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE), para operar todas las modalidades de beca de la UNAM, desde dos grandes perspectivas.Desde el punto de vista del estudiante, existe un punto único de acceso a las becas que ofrece la DGOAE, por medio del cual el alumno puede consultar datos personales, convocatorias disponibles, información escolar, situación de sus trámites, así como registrar información bancaria para el cobro de su beca de una forma sencilla, logrando con ello mantener informado de manera clara y oportuna al alumno, facilitando su trámite y dando respuestas rápidas en cada uno de los procesos que tiene que seguir para la obtención de su beca.Desde la perspectiva del personal encargado de la operación, se proporciona una plataforma segura y amigable, que permite gestionar y dar seguimiento a todas las etapas del proceso de becas de manera sencilla, como es la publicación de convocatorias, registro de solicitudes, proceso de selección, definición de beneficiarios, publicación de resultados, pagos, seguimiento, hasta la conclusión de los diversos programas que opera la DGOAE.El sistema permite fortalecer y mejorar los procesos mediante su automatización, agilizando cada etapa, reduciendo tiempos y facilitando el seguimiento de cada alumno, además de contar con información necesaria y oportuna para una mejor toma de decisiones, abonando a la Transparencia y Rendición de Cuentas.

Necesidades que originan el proyecto: La Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE) tiene como objetivo coadyuvar en la formación integral de los alumnos propiciando su desarrollo personal, académico y profesional, mediante la prestación de diversos servicios educativos y de orientación entre los cuales se encuentran: Orientación Psicopedagógica, Orientación Educativa, Becas, Servicio Social, Bolsa de Trabajo, así como Premios y Reconocimientos. Con relación a las Becas que opera la DGOAE, actualmente el número de programas ha tendido un incremento comparado con años anteriores teniendo como resultado un padrón mayor de estudiantes beneficiarios, en cumplimiento con lo establecido en los Programas Estratégicos del Plan de Desarrollo Institucional 2015-2019, en su numeral 6.3 referente a la ampliación de cobertura de los sistemas de becas que tiene como objetivo “Robustecer la eficacia de las becas establecidas por la Universidad para apoyar la permanencia y conclusión de estudios de su alumnado”; La demanda de estos programas, ha provocado que los procesos resulten complejos y difíciles de operar. Ahora se tiene la necesidad de una plataforma que tenga la capacidad de proporcionar información clara y precisa, que permita realizar consultas de información, agregar y modificar datos desde cualquier dispositivo y en cualquier horario, sin tener que desplazarse de manera física a las oficinas de DGOAE, permitiendo de esta forma agilizar todos los procesos actuales.

Objetivo general: Robustecer la eficacia de las becas establecidas por la Universidad para apoyar la permanencia y conclusión de estudios de su alumnado.

Alcance del proyecto
  • Definición del Proyecto: En atención al Programa estratégico 3.- Apoyo a la formación de los alumnos, en la linea de acción dirigida hacia el seguimiento, acompañamiento y fortalecimiento de la formación integral de los alumnos, para favorecer la permanencia, el buen desempeño, la continuidad y la conclusión satisfactoria de los estudios universitarios. En el Objetivo 3.6 Ampliación de cobertura de los sistemas de becas, La DGOAE tiene la necesidad de Robustecer la eficacia de las becas.
  • Especificación de requerimientos de software: La Coordinación de sistemas de la DGOAE realizó el análisis de necesidades y levantamiento de requerimientos utilizando el formato de Ingeniería de Requerimientos IEEE-830.
  • Desarrollo de Funcionalidad: La Coordinación de sistemas de la DGOAE, se encargo de definir los estándares de desarrollo, apoyado en las buenas practicas de ingeniería de software, utilizando SCRUM como metodología de desarrollo ágil y Desarrollando el sistema integra con una arquitectura de Software basada en el en el Modelo Vista Controlador (MVC).
  • Pruebas de Funcionalidad: Las pruebas funcionales estuvieron a carga de la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación de la UNAM.Objetivo: Aplicar pruebas funcionales a los módulos críticos del sistema informático Integra para los servicios relativos a Becas de la Dirección General de Orientación y Atención Educativa (DGOAE).Alcance: Aplicar un ciclo de pruebas funcionales de caja negra a los diversos módulos del sistema informático Integra.
  • Pruebas de Seguridad: Las pruebas de seguridad estuvieron a cargo de La Coordinación de Seguridad de la Información/UNAM-CERT. Quienes realizaron revisiones de seguridad en la aplicación web, bases de datos, pruebas de penetración y análisis de vulnerabilidades, las cuales permiten implementar mejores prácticas con la finalidad de minimizar el riesgo de sufrir ataques a los activos de información.
  • Liberación en Producción:La Coordinación de Sistemas de la DGOAE, se encargo de gestionar los recursos del servidor, Certificado de Seguridad SSL, con DGTIC, ademas de la instalación, configuración y puesta a punto del Servidor Web y del Servidor de Base de Datos, para la liberación del sistema Integra en el ambiente de producción, para que comience a operar a partir del 4 de junio del 2019.
  • Mejora Continua: A partir de la puesta en marcha del Sistema Integra en producción, la Coordinación de Sistemas de la DGOAE, ha trabajado para identificar áreas de oportunidad de mejora de procesos, para ir generando nueva funcionalidad, así como de dar el mantenimiento, preventivo y correctivo al Sistema Integra.

Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Finanzas sanas
  • Atracción de recursos externos
  • La continuidad del negocio
  • Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
  • Se tiene identificado y gestionado el marco jurídico, legal, contractual y normativo
  • Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsa la transparencia institucional.
  • Mejora los servicios de información en las IES
  • Impulsa la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Promueve mejores servicios educativos entre distintas instancias.
  • Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Contempla la cobertura social.
  • Contempla el desarrollo de habilidades con equidad de género.
  • Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia

Población beneficiada:

  • Administrativos
  • Estudiantes

Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:

  • Definición de estándares de Desarrollo y documentación durante todas las fases del proyecto.


Participantes
  • Antonio Baruch Cuevas Ortiz: Coordinador de Sistemas
  • Miriam Gutiérrez Martínez: Técnico Académico Asociado C Tiempo Completo
  • Abel Francisco Santana Farfán: Secretario Auxiliar
  • José Antonio López Barreto: Asistente de Procesos
  • Leonardo Cortes Vergara: Técnico Académico Titular A Tiempo Completo
  • Aldo Regalado Sánchez: Asistente de Procesos


Documentos de apoyo

Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Ataques de Denegación de Servicio DDoS o fuerza bruta.

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Para reducir el riesgo se implemento el captcha de Google, si se llega a dar una denegación de servicio, se procede a realizar la replica del sistema en servidor espejo, para restablecer el servicio.

    Descripción del riesgo:
    DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN

    Impacto: Medio

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Restringir el acceso a los archivos .bash_history, .bashrc, .bash_profile o establecer la ruta adecuada (dentro de una carpeta específica) del DocumentRoot de la aplicación para evitar la exposición de archivos temporales y ocultos que se pudieran crear en el home del usuario.

    Descripción del riesgo:
    SERVICIO SSH VULNERABLE A ATAQUES DE DICCIONARIO O FUERZA BRUTA

    Impacto: Bajo

    Probabilidad de ocurrencia: Probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Implementación de un mecanismo de bloqueo por IP, para este tipo de ataques.

    Descripción del riesgo:
    LISTADO DE DIRECTORIOS

    Impacto: Bajo

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Deshabilitar la indexación de directorios mediante la directiva Options, en la configuración del VirtualHost

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Integra

    Especficación técnica de la aplicación

    Tecnologías usadas:
    JSON, AJAX

    Link para consultar la aplicación:
    https://www.integra.unam.mx/

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Requerimientos IEEE 830, Estándares de Desarrollo, Metodología SCRUM, Desarrollo Agil, Administración de Proyectos PMI y Arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC).

    Propiedad intelectual y licenciamiento

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Apache

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Safari

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Opera


    PHP


    MySQL

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida


    Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Especficación técnica de la aplicación

    Tecnologías usadas:
    HTML

    Tecnologías usadas:
    JQuery

    Tecnologías usadas:
    Web Services

    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    La garantía del producto es de:
    permanente

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto