Matriz de Indicadores de Resultados y su impacto en el mejoramiento de la gestión presupuestal y la planificación institucional: caso UNACAR.

Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: DELFINA CERVERA REBOLLEDO
Institución: UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARMEN (UNACAR)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: El módulo de Matriz de Indicadores de Resultados es una herramienta de planeación estratégica que permite el establecimiento para dar cumplimiento a la metodología del marco lógico; vinculando los apartados para el diseño, organización, ejecución, seguimiento, evaluación y mejora de los programas presupuestarios de la UNACAR, mediante la cual se diseña, organiza y ejecuta. El seguimiento y evaluación nos permite el monitoreo de los resultados de forma trimestral para emitir las observaciones y recomendaciones en tiempo y forma, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las metas establecidas en la planeación institucional y en mediano plazo en lo que se planteó en el Plan de Desarrollo Institucional. Además este sistema nos permite eficientar el ejercicio del gasto fomentando el control del gasto, la transparencia y la rendición de cuentas.

Necesidades que originan el proyecto: Se requería contar con una herramienta para la toma de desiciones y mejorar el control optimizando los tiempos, recursos y la mejora del servicio además de evitar el uso del papel al incorporar la Firma Electrónica Avanzada. Contar con un esquema que permitiera guardar la información en un banco de datos para el seguimiento y evaluación; manteniendo la comunicación con los responsables del ejercicio de los recursos a través del mismo módulo, dando la oportunidad de obtener y analizar de forma eficaz, eficiente y pertinente, la información en tiempo real y evaluar la Matriz de Indicadores de Resultados (MIR).

Objetivo general: Desarrollar e implementar un sistema automatizado que permita el seguimiento de cada uno de los indicadores estratégicos planteados en el Plan de Desarrollo Institucional para coadyuvar en la optimización de los recursos, el mejoramiento de la gestión universitaria, el control del presupuesto, realizar adecuaciones presupuestales pertinentes, una mejor atención de los usuarios, mejorar el cumplimiento de los requerimientos solicitados por los entes fiscalizadores así como fomentar la administración electrónica y disminuir el uso de impresiones al incorporar la Firma Electrónica Avanzada.

Alcance del proyecto

Acuerdos del Comité Universitario de Armonización Contable (CUNAC) avalado por el H. ConsejoUniversitario para realizar lo correspondiente para la incorporaciónde las normatividad en temas de presupuesto basado en resultados y otros pertinentes en el modulo de POA del SIIU UNACAR.
Aprobación del Comité del Comité de Firma Electrónica Avanzada para incorporar la Firma-UNACAR en los módulos del POA-MIR.
Primera fase. Diseño de arquitectura de la solución (metodología SCRUM) y su integración con los otros módulos del SUF.
Desarrollo de la solución. Automatización del esquema general de la matriz, lo cual incluyó la captura de fichas técnicas, autorización y generación de la MIR.
Desarrollo de módulo de captura de detalle de los indicadores, semaforización y programación de metas.
Capacitación a los responsables de las áreas y aplicación de pruebas. Retroalimentación de las sesiones de captura para puesta a punto de la solución.
Liberación de primera fase, capacitación y captura de información por parte de las Unidades Responsables del ejercicio del gasto.
Segunda fase: Desarrollo del seguimiento de los indicadores de manera trimestral y generación de reportes con su respectiva descarga en excel y PDF, en esta fase se incluyó la firma electrónica avanzada.
Pruebas de los nuevos módulos, capacitación a administradores de los módulos de seguimiento y retroalimentación de las sesiones de captura para puesta a punto de la solución.
Liberación de segunda fase.

Beneficios esperados

Asignación eficiente de los recursos
Reducción en los costos en la Institución
Finanzas sanas
Promueve la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
Impulsa la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
Impulsa la transparencia institucional.
Mejora los servicios de información en las IES
Implantó mecanismos para lograr el trabajo en equipo
Favorece el desempeño y calidad en el servicio final.
Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
Constituye la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
Promueve el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
Hubo reducción de actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
Fortalece la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
Estrategias de sustentabilidad

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

Reducción de costos
Reducción de tiempos
Mejora de la gestión pública
Mejora en el servicio
Mayor transparencia

Población beneficiada:

Administrativos
Docentes
Estudiantes

Lecciones aprendidas

Compromiso de la alta dirección por emprender cambios en la forma en la que se ejecuta la gestión a través de procesos automatizados para ofrecer un mejor servicio de acuerdo a los estándares del SGC y plasmados en el PDI vigente.

Buenas prácticas:

El sistematizar la Matriz de Indicadores de Resultados ha significado para la institución la optimización de tiempos y recursos en el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación obteniendo información de seguimiento para su análisis y retroalimentación.

Buenas prácticas:

Formar un equipo de trabajo multidisciplinario comprometido con el proyecto denominado CUNAC (Comité Universitario de Armonización Contable) integrado por la Secretaría Administrativa, Tesorería, Contraloría, Planeación, Contabilidad , RH y CGTIC.

Buenas prácticas:

Definición de roles, responsabilidades y calendario de actividades.

Buenas prácticas:

Aplicación de la metodología SCRUM UNACAR y Documentación de los procesos y la forma en que se inter relacionan.

Buenas prácticas:

Asignación de presupuesto anual etiquetado como "Presupuesto Institucional de TIC " para continuidad de los proyectos establecidos en el PDI.

Buenas prácticas:

Procesos de desarrollo e implementación de sistemas en el Sistema de Gestión de Calidad institucional.

Buenas prácticas:

Reingeniería del POA e intregración de la Firma Electrónica Avanzada.
Resistencia por parte de los usuarios. Nuevo requerimientos no contemplados por solicitudes externas e internas.

Participantes

Mtra. Delfina Cervera Rebolledo: Coordinadora Interina de Planeación
LC. Reina Concepción Hernández Chablé: Encargada del Depto. de Presupuesto Institucional
Mtra. Erika Sánchez Chablé: Coordinadora General de TIC
Mtro. Raúl Arturo Peralta: Jefe del Departamento de Desarrollo de Sistemas y Servicios Web
Ing. Wilberth Martín Caamal Contreras: Analista programador
Mtra. Marisol Aké Pérez: Jefa de Unidad de Sistemas Administrativos

Documentos de apoyo

Riesgos

Descripción del riesgo:
Falta de conexión a Internet.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 100000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Habilitación del enlace secundario con diferente proveedor de internet. Operación local.

Descripción del riesgo:
Falta de energía eléctrica.

Impacto: Medio

Probabilidad de ocurrencia: Muy probable

Costo asociado($): 75000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Entrada en funcionamiento de la planta de energía. Mantenimiento anual a UPS y planta de energía. Pruebas de arranque cada determinado tiempo.

Descripción del riesgo:
Daño de los servidores (BD y aplicación).

Impacto: Alto

Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

Costo asociado($): 70000

Acción a realizar(en caso de presentarse):
Aplicación de póliza de soporte, plan de mantenimiento preventivo anual (2 veces al año). Habilitación de servidor de respaldo. Respaldos automatizados.

Aplicación WEB

Nombre de la aplicación*:
Sistema Matriz de Indicadores de Resultados - Programa Operativo Anual (POA).

Especficación técnica de la aplicación

IIS 10

Link para consultar la aplicación*:
https://charal.unacar.mx/poa/

Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
Metodología SCRUM, Lineamiento Gral. para la evaluación de los programas federales de la administración publica federal, Ley General de Contabilidad Gubernamental, Manual de Contabilidad Gubernamental, ISO 9001 - 2015, Reglamento de Firma Elec. Avanzada.

Propiedad intelectual y licenciamiento

Origen del producto*:
Desarrollo Interno

Propietario de la Base de Datos*:
Desarrollo Interno

Propietario del código fuente*:
Desarrollo Interno

Especficación técnica de la aplicación

Otro

Tecnologías usadas:
Bootstrap

Navegadores que soportan la aplicación*:
Chrome

Navegadores que soportan la aplicación*:
Firefox

Navegadores que soportan la aplicación*:
Opera

.Net

Oracle

Tipo de Aplicación Web*:
Desarrollo de software a la medida

Aplicación responsiva (Auto-adaptable a dispositivos móviles)

Tecnologías usadas:
CSS

Especficación técnica de la aplicación

Tecnologías usadas:
HTML

Tecnologías usadas:
JQuery

Tecnologías usadas:
Firma electrónica

Tecnologías usadas:
Web Services

El mantenimiento será realizado por*:
Desarrollo Interno

La garantía del producto es de*:
permanente

¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.ej. Uso de redes sociales, eventos, etc.)?*:
Aún no hay mecanismos definidos

¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?*:
Sí serán publicados

¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?*:
Se tiene planeado para toda la vigencia

¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?*:
Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto