Gestión Integral de Obra Pública de la Universidad de Guanajuato





Reconocicimientos ANUIES-TIC

Datos Generales

Responsable: ELOY JUÁREZ SANDOVAL
Institución: UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO (UGto)
Categoría: Innovación de la gestión mediante las TIC

Resumen: La plataforma integra la información actualizada de toda la obra contratada por la Universidad de Guanajuato a través de la Dirección de Infraestructura y Servicios Universitarios (DISU), los Campus y el Colegio del Nivel Medio Superior (CNMS) con el propósito de que las Autoridades Universitarias y el público en general conozcan el estatus en tiempo real. Asimismo, permite mantener un monitoreo y seguimiento de cada obra mediante Cédulas de Detalle, Tarjetas Ejecutivas de Información y la página de obra institucional. El desarrollo de este sistema surgió de la necesidad de disminuir recursos humanos, materiales y financieros para la elaboración de cada reporte de obra, dado que la información se recibía mensualmente mediante carpetas físicas que contenían impresas las fichas informativas, las cuales se han integrado en el sistema a través de Cédulas de Detalle que muestran información de avances físicos, financieros, reportes fotográficos y una descripción general de cada obra. La información es capturada por el supervisor responsable de cada acción. La información que se puede consultar con este sistema es: Tablero Institucional de Obra; Cédula de Detalle por Obra; Tarjeta Informativa para DISU; Tarjeta Informativa Ejecutiva.

Necesidades que originan el proyecto: Resultaba imperativo integrar la información de todas las áreas en forma digital para optimizar el manejo de la misma a fin de agilizar el tiempo de respuesta en la toma de decisiones de una manera práctica, accesible y efectiva. El desarrollo de la Plataforma de Gestión Integral de Obra Pública de la Universidad de Guanajuato surge de la necesidad de dar seguimiento oportuno a los avances de obra y del ejercicio de los recursos, así como de disminuir los recursos humanos, materiales y financieros para la elaboración de los reportes de obra.

Objetivo general: Contar con una plataforma que permita mejorar el seguimiento y control de la obra pública institucional a fin de garantizar la transparencia y rendición de cuentas de los recursos públicos invertidos, así como disponer la información completa, precisa, veraz y oportuna para la toma de decisiones en los diversos niveles administrativos universitarios.

Alcance del proyecto
  • Conceptualizar, analizar y diseñar. Se realiza un análisis documental del proceso sobre la obra contratada por parte de la DISU, los Campus y CNMS, como uno de los puntos principales dentro de esta etapa se utiliza la metodología de Design Thinking.
  • Desarrollo del módulo ejecutivo. Permite tener toda la información e indicadores de la obra contratada y su representación en forma gráfica, estado de avance físico y financiero, en tiempo real, precisa, veraz y oportuna desde el momento de contratación hasta el cierre administrativo de las obras.
  • Desarrollo del módulo administrativo. Permite llevar la gestión de los datos de los contratos, de proveedores contratistas, origen del recurso, datos financieros, supervisor de contratos y seguimiento a cada uno de los pagos de acuerdo a los avances físicos.
  • Desarrollo del módulo de control. Permite visualizar la información de los avances por cada uno de los jefes de los departamentos de Proyectos y Obras Estratégicas, Administración de la Construcción y Conservación y Dignificación de Espacios”, a fin de dar seguimiento puntual por cada obra y su personal asignado.
  • Desarrollo del módulo de supervisor de obra. Permite a cada uno de los supervisores asignados a las diferentes obras capturar los avances físicos, llevar la bitácora de obra y anexar evidencia fotográfica; esta información es registrada mensualmente.
  • Desarrollo del repositorio de la cédula de obra. Permite concentrar la información administrativa y física de cada obra, de acuerdo al seguimiento de los supervisores, la cual es integrada mensualmente.
  • Desarrollo del módulo de sección pública. Permite publicar, con corte mensual, la información resumida de cada una de las obras, para consulta de la sociedad en general con fines de transparencia.
  • Integración a la arquitectura institucional. En esta etapa se diseñó y desarrolló la incorporación a la plataforma institucional (IntraUG), lo que permite compartir los esquemas de información y la autenticación única.
  • Implementación y despliegue. Durante la liberación se conformó un grupo de supervisores para realizar pruebas piloto mediante técnicas de UX (experiencia del usuario) con el propósito de mejorar la usabilidad y aceptación del producto por parte del usuario.

Beneficios esperados
  • Asignación eficiente de los recursos
  • Reducción en los costos en la Institución
  • Finanzas sanas
  • Atracción de recursos externos
  • La continuidad del negocio
  • El marco jurídico es favorable para la adopción y fomento de las TIC en las IES
  • Promover la armonización del marco jurídico y la conformidad con las políticas institucionales y las obligaciones externas
  • Impulsar la transparencia institucional.
  • Mejorar los servicios de información en las IES
  • Impulsar la disponibilidad de información en formatos útiles y reutilizables por la comunidad académica en general.
  • Impulsar la incorporación a un sistema de organización y clasificación de archivos de la dependencia proponente que se oriente a cumplir con las obligaciones de transparencia y acceso a la información.
  • Permitir identificar y gestionar el marco jurídico, legal, contractual y normativo
  • Implantar mecanismos para lograr el trabajo en equipo
  • Favorecer el desempeño y calidad en el servicio final.
  • Generar valor a la Institución a través de las TI (riesgos, satisfacción de usuarios).
  • Impulsar soluciones tecnológicas con principios de accesibilidad, sustentabilidad y pertinencia.
  • Posicionar a la Institución en el desarrollo en proyectos de difusión y colaboración del conocimiento a través de las TI.
  • La tecnología y el impulso a sistemas de gestión de calidad, calidad educativa, acreditación de la gestión institucional
  • Constituir la construcción de las bases para la interoperabilidad entre distintas instancias
  • Promover mejores servicios educativos entre distintas instancias.
  • Promover el desarrollo de la identidad digital como la llave de acceso de la población académico-estudiantil a estos servicios.
  • Flexibilizar y simplificar los procesos en el ejercicio y comprobación del gasto.
  • Reducir actividades repetitivas, cuellos de botella y tiempos muertos durante el proceso.
  • Fortalecer la estrategia para la simplificación administrativa; agregando nuevos procesos, sistematizarlos y automatizarlos
  • Estrategias de sustentabilidad
  • Contemplar la cobertura social.
  • Contemplar el desarrollo de habilidades con equidad de género.

Resultados

Beneficios generados con la realización del proyecto:

  • Reducción de costos
  • Reducción de tiempos
  • Mejora de la gestión pública
  • Mejora en el servicio
  • Mayor transparencia

Población beneficiada:

  • Administrativos
  • Docentes
  • Estudiantes

Lecciones aprendidas
    Buenas prácticas:

  • Mejora en la interacción de las entidades administrativas involucradas en el proceso de diseño, implementación y operación del sistema.
  • Buenas prácticas:

  • Optimizar la comunicación y buena disposición de todas las partes que intervienen con el propósito obtener resultados satisfactorios alineados a los indicadores institucionales.
  • Buenas prácticas:

  • El personal responsable de la obra mejoró el control y seguimiento de la misma al incorporar una nueva dinámica de trabajo con la implementación del sistema.
  • Buenas prácticas:

  • La sociedad en general puede acceder a la información de manera expedita, confiable y transparente.


Participantes
  • Ing. José Visoso Septién: Coordinador de Control y Seguimiento de Obra Pública
  • Mtro. Guillermo Carrillo Gallardo: Director de Servicios y Tecnologías de la Información
  • Mtra. Marcela Flores Yurrita: Enlacen Técnico de la Secretaria Técnico
  • Ing. José Alejandro Sánchez Ortega: Jefe de Departamento de Sistemas de Información de la DSTI
  • Ing. Oscar Salazar Rodríguez: Coordinador de Ingeniería de Software de la DSTI
  • Ing. Rafael Rico Villaseñor: Desarrollador de Sistemas Informáticos de la DSTI
  • Ing. Oscar Guillermo López Rodríguez: Jefe de Proyectos Estratégicos de la DSTI
  • Lic. José Luis Hernández Ramírez: Desarrollador Senior
  • Ing. Constantino Montes Ortiz: Coordinador de soporte a plataformas
  • Lic. Osvaldo Miranda Duran: Desarrollador Senior
  • Lic. Clara Araceli Ramírez: Analista
  • Ing. Salvador Ortiz Arias: Desarrollador Senior
  • Lic. Juan José Parra: Diseñador Gráfico
  • Dr. Luis Felipe Guerrero Agripino: Rector General
  • Dra. Cecilia Ramos Estrada: Secretaria General
  • Dr. Jorge Alberto Romero Hidalgo: Secretario de Gestión y Desarrollo
  • Dr. Héctor Pérez López Portillo: Secretario Particular de la Secretaría de Gestión y Desarrollo
  • Mtro. Eloy Juárez Sandoval: Director de Infraestructura y Servicios Universitarios
  • Mtra. Alejandra Carrillo Barrón: Secretaria Particular del Director de la DISU
  • Ing. Emmanuel García Olmos: Titular de la Unidad de Infraestructura y Conservación
  • Ing. Eric Michelini Rodríguez: Jefe del Departamento de Administración de la Construcción


Documentos de apoyo

Riesgos

    Descripción del riesgo:
    Desactualización técnica de los usuarios por causa del cambio generacional.

    Impacto: Bajo

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 10000

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Impartir cursos de capacitación continua en uso de las TICs por parte de Recursos Humanos y asesorías por parte de la DSTI.

    Descripción del riesgo:
    Captura de información fuera del plazo establecido.

    Impacto: Alto

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Seguimiento por parte del área.

    Descripción del riesgo:
    Riesgos inherentes al uso de infraestructura tecnológica, como fallas de energía eléctrica o conectividad.

    Impacto: Bajo

    Probabilidad de ocurrencia: Poco probable

    Costo asociado($): 0

    Acción a realizar(en caso de presentarse):
    Existe infraestructura para asegurar la continuidad de los servicios como plantas de energía, UPS y tierras físicas. Sin embargo, si se presentan contingencia se escala con el equipo técnico para su atención.

Aplicación WEB

    Nombre de la aplicación:
    Plataforma de Gestión Integral de Obra Pública de la Universidad de Guanajuato

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    JAVA SCRIPT


    Microsoft Internet Information Services (IIS)

    Link para consultar la aplicación:
    https://intranet1.ugto.mx/DISU_Servicios/Fichas

    Metodologías / Modelos/Prácticas / o consideraciones especiales para la realización del producto:
    Project Management, Business Modeling, DEV ops, Desarrollos Agiles, UX Experiencia de Usuario y LEAN IT.

    Propiedad intelectual y licenciamiento


    Propietario del código fuente:
    Desarrollo Interno

    Origen del producto:
    Desarrollo Interno

    Propietario de la Base de Datos:
    Desarrollo Interno

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    Herramienta para generar gráficos

    Tipo de Aplicación Web:
    Desarrollo de software a la medida

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Chrome

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Firefox

    Navegadores que soportan la aplicación:
    Internet Explorer


    C#


    Microsoft SQL Server


    Otro

    Tecnologías usadas:
    CSS

    Tecnologías usadas:
    HTML

    Especficación técnica de la aplicación


    Tecnologías usadas:
    JQuery

    Tecnologías usadas:
    Web Services

    Tecnologías usadas:
    Framework MVC

    Tecnologías usadas:
    Bootstrap

    Tecnologías usadas:
    API REST

    La garantía del producto es de:
    permanente

    El mantenimiento será realizado por:
    Desarrollo Interno

    ¿Se cuenta con las condiciones idóneas para poner en operación el proyecto (Infraestructura, capacidad humana, normativa, tecnológica, etc.?:
    Se cuenta con la infraestructura para operar el proyecto

    ¿Se tiene planeado el presupuesto para el mantenimiento y operación del resultado del proyecto durante toda la vigencia del mismo?:
    Se tiene planeado para toda la vigencia

    ¿Los resultados del proyecto serán publicados en la página de la institución o en alguna otra herramienta para su consulta púbica?:
    Sí serán publicados

    ¿Existen o existirán mecanismos de participación, colaboración o retroalimentación institucional en la operación del proyecto (P.e uso de redes sociales, eventos, etc.)?:
    Sí existen mecanismos de participación